Le firme elettroniche sono sicure?

Passare da flussi di lavoro basati su carta a quelli digitali solleva sempre interrogativi sulla sicurezza dei documenti, soprattutto per quanto riguarda le firme. Che tu stia firmando o richiedendo firme, vuoi sapere che i tuoi documenti siano protetti e che le firme siano autentiche e legalmente riconosciute.

La risposta breve – fortunatamente – è sì, le firme elettroniche sono sicure e legali purché tu stia utilizzando strumenti di eSigning che rispettano le legislazioni pertinenti. Ecco cosa dovrebbe sapere:

Negli Stati Uniti, le eSigning sono regolate dalla Legge sulle Firme Elettroniche nel Commercio Globale e Nazionale (ESIGN) e dalla Legge Uniforme sulle Transazioni Elettroniche (UETA).

Sebbene queste leggi non specifichino requisiti di sicurezza per le firme elettroniche, richiedono l'intenzione di firmare, l'attribuzione logica della firma e la conservazione delle registrazioni.

Nell'UE, il Regolamento sull'Identificazione Elettronica, sull'Autenticazione e sui Servizi di Fiducia (eIDAS) definisce tre diversi tipi di firme elettroniche – standard, avanzata ed elettronica – ognuna con diversi livelli di sicurezza.

Le migliori soluzioni di eSigning soddisfano e superano questi standard legali, assicurando che i tuoi documenti e firme siano sicuri e accettati in tutto il mondo.

Verifica degli utenti Per conformarsi alla legislazione sull'eSignature, le soluzioni di firma sicure devono essere in grado di "associare logicamente" una firma alla persona che ha firmato. Le identità degli utenti possono essere autenticate tramite più strumenti, comprese le indirizzi IP, le chiavi di accesso e gli ID utente, e i certificati digitali.

Blocco dei documenti Con il blocco dei documenti, gli utenti non saranno in grado di modificare un documento firmato a meno che non cancellino o invalidino tutte le firme.

Audit trails Gli audit trails o storie registrano qualsiasi azione che un utente esegue in un documento, inclusi la firma, la modifica o il commento. Questo ti consente di vedere chi ha interagito con un documento e quando.

Autenticazione a più fattori Quando hai bisogno di maggiore sicurezza per le tue e-firme, l'autenticazione a più fattori protegge i tuoi documenti con codici di accesso, assicurando che solo le persone giuste possano vederli e firmarli.

Archiviazione sicura Proteggere adeguatamente i documenti cartacei è di gran lunga più difficile e costoso rispetto alla protezione dei documenti elettronici. I documenti cartacei passano attraverso più mani, occupano più spazio e vengono persi più facilmente rispetto ai loro omologhi digitali. Verifica dei documenti Le firme sono sicure solo quanto i documenti su cui si trovano. Per questo motivo, la verifica dei documenti è essenziale per qualsiasi soluzione di firma elettronica sicura. La verifica dei documenti assicura che un documento rimanga invariato dopo essere stato firmato. Se vengono apportate modifiche al documento, tutte le firme vengono rese invalide.

Le firme elettroniche sono legalmente valide? Assolutamente. In base alle leggi ESIGN e UETA negli Stati Uniti e al regolamento eIDAS nell'UE, le eSignature sono altrettanto vincolanti legalmente quanto le firme scritte a mano.

Ha bisogno di una soluzione sicura per la firma di documenti? In questi tempi difficili, le aziende hanno bisogno di eSignature sicure più che mai per rimanere produttive mentre lavorano da casa. Che tu sia basato negli Stati Uniti o internazionale, Nitro Sign è conforme sia alla legislazione eSignature degli Stati Uniti che a quella dell'UE.