Le firme elettroniche sono sicure?

Passare dai flussi di lavoro cartacei a quelli digitali solleva sempre domande sulla sicurezza dei documenti, soprattutto quando si tratta di firme. Sia che tu firmi o richieda firme, vuoi sapere che i tuoi documenti sono protetti e che le firme sono autentiche e legalmente riconosciute.

La risposta breve - fortunatamente - è sì, le firme elettroniche sono sicure e legali, a condizione che si utilizzino strumenti di eSigning conformi alla legislazione in materia. Ecco cosa deve sapere:

Negli Stati Uniti le firme elettroniche sono regolamentate dallo United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) e dallo Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Sebbene queste leggi non specifichino i requisiti di sicurezza per le firme elettroniche, richiedono l'intento di firmare, l'attribuzione logica della firma e la conservazione dei documenti.

Nell'UE, il Regolamento sull'identificazione elettronica, l'autenticazione e i servizi fiduciari (eIDAS) definisce tre diversi tipi di firma elettronica - standard, avanzata ed elettronica - ciascuno con diversi gradi di sicurezza.

Le migliori soluzioni di eSigning soddisfano e superano questi standard legali, assicurando che i suoi documenti e le sue firme siano sicuri e accettati in tutto il mondo.

Verifica dell'utente Per essere conformi alla legislazione sulla firma elettronica, le soluzioni di firma sicura devono essere in grado di "associare logicamente" una firma alla persona che ha firmato. Le identità degli utenti possono essere autenticate attraverso diversi strumenti, tra cui gli indirizzi IP, le chiavi di accesso, gli ID utente e i certificati digitali.

Blocco del documento Con il blocco del documento, gli utenti non potranno modificare un documento firmato a meno che non cancellino o invalidino tutte le firme.

Tracciati di audit I tracciati di audit o le cronologie registrano tutte le azioni eseguite da un utente in un documento, tra cui la firma, la modifica o il commento. Questo le permette di vedere chi ha interagito con un documento e quando.

Autenticazione a più fattori Quando ha bisogno di maggiore sicurezza per le sue firme elettroniche, l'autenticazione a più fattori protegge i suoi documenti con codici di accesso, assicurando che solo le persone giuste possano vederli e firmarli.

Archiviazione sicura Proteggere adeguatamente i documenti cartacei è molto più difficile e costoso che proteggere i documenti elettronici. I documenti cartacei passano attraverso più mani, occupano più spazio e si perdono più facilmente rispetto alle loro controparti digitali. Verifica dei documenti Le firme sono sicure quanto i documenti su cui si trovano. Ecco perché la verifica dei documenti è essenziale per qualsiasi soluzione di firma elettronica sicura. La verifica dei documenti assicura che un documento rimanga invariato dopo essere stato firmato. Se vengono apportate modifiche al documento, tutte le firme vengono invalidate.

Le firme elettroniche sono legalmente valide? Assolutamente sì. Ai sensi delle leggi ESIGN e UETA negli Stati Uniti e del regolamento eIDAS nell'Unione Europea, le firme elettroniche sono altrettanto legalmente vincolanti delle firme autografe.

Ha bisogno di una soluzione sicura per la firma dei documenti? In questi tempi difficili, le aziende hanno bisogno più che mai di firme elettroniche sicure per rimanere produttive mentre lavorano da casa. Che abbia sede negli Stati Uniti o all'estero, Nitro Sign è conforme alla legislazione sulla firma elettronica sia degli Stati Uniti che dell'Unione Europea.

Ecco perché abbiamo lanciato Better Together con Nitro Sign. La nostra soluzione di firma elettronica, leader del settore, è disponibile per tutti tramite una prova gratuita - senza complicazioni, senza intoppi, senza limiti e senza carta di credito.

Inizi a firmare elettronicamente (in modo sicuro, ovviamente) oggi stesso con un piano gratuito di Nitro Sign Essentials.