In termini legali, una firma elettronica è "un suono, un simbolo o un processo elettronico allegato o logicamente associato a un documento ed eseguito o adottato da una persona". Più semplicemente, la firma elettronica è esattamente ciò che sembra: consente agli utenti di firmare legalmente documenti elettronici senza doverli stampare e firmare a mano.
Quali sono i vantaggi della firma elettronica?
Legalmente vincolante
Grazie alle leggi ESIGN e UETA negli Stati Uniti e al regolamento eIDAS nell'Unione Europea, le firme elettroniche sono legalmente vincolanti quanto le firme autografe.
Sicuro
Le firme elettroniche sono spesso più sicure delle firme scritte a mano. I documenti cartacei devono essere stampati, distribuiti, firmati e archiviati, creando maggiori possibilità che le informazioni sensibili vadano perse e passino per più mani.
Risparmio sui costi
Fino a 51% della stampa è destinato esclusivamente alla firma di. L'eSigning aiuta le organizzazioni a ridurre la spesa per carta e inchiostro e a migliorare la produttività.
Efficiente
La carta uccide l'efficienza del posto di lavoro, soprattutto quando si tratta di firmare. Le firme elettroniche favoriscono una più rapida condivisione e approvazione dei documenti, creando flussi di lavoro semplificati e risparmi di tempo misurabili.
Favorevole al lavoro a distanza
Il passaggio al lavoro a distanza è iniziato molto prima della quarantena COVID-19. Oggi, lavorare da casa è la nuova normalità per quasi tutti, e le soluzioni di eSigning sicure e convenienti sono più essenziali che mai.
Qual è la differenza tra una firma digitale e una firma elettronica?
Tutte le firme digitali sono firme elettroniche, ma non tutte le firme elettroniche sono firme digitali. Confuso? Comprendiamo. Potresti sentire i termini usati in modo intercambiabile, ma c'è una differenza.
In parole povere, la firma digitale richiede un ulteriore livello di sicurezza e di verifica dell'identità. Mentre le firme elettroniche di solito identificano i firmatari attraverso gli audit trail (che tracciano gli indirizzi IP degli utenti e le attività all'interno di un documento), le firme digitali identificano i firmatari attraverso la crittografia e i certificati digitali. Può considerarli come la versione digitale di una firma notarile.
Le firme elettroniche sono giuridicamente vincolanti quanto le firme digitali, ma tendono ad essere più accessibili, efficienti e di facile utilizzo. Le firme elettroniche sono la soluzione ideale per le esigenze di firma quotidiane. La maggior parte delle organizzazioni non ha mai bisogno di firme digitali o le utilizza solo per documenti estremamente sensibili e importanti.
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