Come aggiungere una firma elettronica su Google Docs

Se è come molte persone, lavora con Google Docs. Utilizza questi documenti per pianificare con diversi team. Per redigere nuovi contratti. Redigere i promemoria aziendali. Scrivere i documenti aziendali chiave. Allora, perché sembra che il software online che ha tutto da offrire si riveli insufficiente quando è il momento di aggiungere una firma elettronica?

La buona notizia è che aggiungere una firma elettronica su Google Docs è molto più facile di quanto si possa immaginare. Ha solo bisogno del giusto know-how e di alcuni passi chiave per aiutarla.

Perché preoccuparsi? Ci sono alcuni motivi per aggiungere una firma elettronica in Google Docs:

• Collaborazione facile. Google Docs è ottimo per riunire molte persone in un unico documento. Se deve collaborare a un documento (e firmarlo), può farlo attraverso Google Docs. Può anche aiutarla a non interrompere il suo flusso di lavoro abituale.
• Lavorare a distanza. Molti di noi accedono a Google Docs sul proprio telefono. Ci piacciono i servizi basati sul web e sul cloud, come Google, perché ci permettono di lavorare facilmente all'interno di un'applicazione e poi di chiuderla senza dover scaricare nulla. L'aggiunta di una firma elettronica all'interno di Google Docs rende più facile controllare un contratto o un documento aziendale quando è in viaggio.
• Forse è già abituato a Google Docs. Ha mai scaricato un software che le è sembrato frustrante perché richiedeva di imparare un programma completamente nuovo? E se utilizza Google Docs da anni? Probabilmente si sente a suo agio. Lei è felice di redigere contratti con esso. È soddisfatto di come utilizza Google Drive per organizzare tutto, e ama avere l'archiviazione nel cloud. Se lo usa nel modo giusto, non deve compromettere molto di ciò che sta già facendo.

Una volta che conosce già perché, viene poi il cosa. Ecco tutto ciò di cui ha bisogno per iniziare ad aggiungere firme elettroniche in Google Docs.

Se impara come firmare elettronicamente un documento con Nitro , vedrà alcuni passaggi familiari. Ecco le nozioni di base per far funzionare Nitro con i suoi file di Google Drive:

• Si assicuri di avere un Google Doc di un contratto completato (con le righe vuote per le firme) all'interno del suo account Google Drive. Poi acceda a Nitro.
• Nel cruscotto Home, faccia clic su Strumenti nel menu di sinistra. 

• Selezioni Sign.
• Si aprirà un popup. Ora può scegliere. Vuole caricare un documento dai suoi file locali? Se sta lavorando su uno smartphone, potrebbe voler selezionare semplicemente il file da Google Drive.

• Una volta aperto il documento, può accedere al pannello Signers e cliccare sul suo nome e sulla sua e-mail. Questo rivelerà un elenco di opzioni di campo del modulo.
• Trascini e rilasci i campi richiesti nel documento. Per esempio, potrebbe aggiungere sia "Firma" che "Data".
• Salvi il documento. Ora apparirà sotto I miei documenti. Sarà libero di aggiungere la propria firma (cliccando e trascinando dalle firme predeterminate), oppure potrà inviare il documento per richiedere le firme di altri.

In questo modo, può passare da un Google Doc a un contratto pronto per essere utilizzato nel suo sistema di gestione dei contatti. Ciò significa che può eseguire tutte le operazioni di editing e formattazione in Google Docs. Se preferisce farlo in questo modo perché ha familiarità con il sistema, non c'è bisogno di cambiarlo improvvisamente. È sufficiente conoscere i passi fondamentali per aggiungere i campi della firma da un documento Google memorizzato. Da lì, Nitro può gestire il resto.

Supponiamo che stia utilizzando G Suite e voglia inserire direttamente una firma elettronica. Come si fa a creare un nuovo Google Doc che possa effettivamente firmare? Non si tratta esattamente di un programma per la firma di contratti. Se utilizza un metodo, i passaggi possono essere semplici:

• Si aprirà la finestra di dialogo Drawing .
• Clicchi sull'icona Line per visualizzare lo strumento di disegno.

• Alla voce "Linea", selezionare "Scarabocchio".
• Clicchi su "Salva e chiudi". Questo porterà l'immagine appena scarabocchiata nel documento. Ora è libero di aggiungerlo a una riga di un contratto, ad esempio.

Il problema? Se sta cercando di gestire bene i suoi contratti, avrà bisogno di alcuni elementi:

• Un software che le ricorda chi ha firmato e chi no. Idealmente, il suo software di gestione dei contratti dovrebbe essere in grado di ricordarglielo automaticamente. Può anche inviare promemoria via e-mail a suo nome se qualcuno deve ancora firmare il documento.
• Un software che semplifica il passaggio da Google Docs a PDF e viceversa. L'ideale è creare documenti centralizzati che siano facili da salvare. 
• Separazione tra i suoi contratti e il resto dei suoi Google Docs. Perché? Se fa tutto all'interno di Google Docs, può essere difficile organizzare i contratti (firmati e non) da tutto il resto: i promemoria aziendali, ad esempio. 

Per migliorare il modo in cui gestisce i contratti, le consigliamo di utilizzare un servizio come Nitro.

Torniamo a una delle domande iniziali. Perché preoccuparsi di Google Docs? Può certamente utilizzare Nitro per qualcosa di più della gestione dei contratti, ma molte persone amano lavorare all'interno di Google Docs. Se le sembra di essere così, probabilmente conosce già alcune delle caratteristiche che rendono Google così facile da utilizzare. Ma se non lo è, concentriamoci su alcuni suggerimenti chiave che possono essere utilizzati per semplificare la vita durante la stesura di questi contratti:

• Utilizzi lo strumento Google Docs Explore per facilitare il lavoro all'interno del software di Google. Questo è particolarmente importante se sta lavorando su un dispositivo mobile o su un tablet. Ma può essere utile anche se si trova su un desktop. La funzione Explore la aiuta a cercare informazioni essenziali senza dover continuamente fare avanti e indietro con altre schede e browser.
• Installi l'applicazione Docs sul suo dispositivo mobile/tablet. Può quindi modificare i suoi contratti in movimento. Poiché Nitro è basato sul web, non perderà nulla quando passerà alla telefonia mobile. Ciò significa che potrà modificare i contratti all'interno di Google docs, prima di inviarli e salvarli con Nitro. E può farlo da qualsiasi luogo, purché disponga di una connessione a Internet. 
• Configuri l'accesso offline in Google Drive, in modo da poter lavorare in modalità offline prima di caricare nuovi contenuti. Questo le permette di lavorare mentre è in viaggio.

Pensa che sia difficile gestire i contratti con Google Docs? Non è necessario che lo sia. Ma è sempre utile avere un ottimo software al proprio fianco. Se è interessato a saperne di più, può utilizzare una prova gratuita di Nitro Sign per scoprire quante cose può realizzare con i contratti utilizzando Google Docs.