Come aggiungere una firma elettronica in MS Word

È successo a tutti noi. Sei entusiasta di iniziare un nuovo progetto, in attesa di una firma sul loro documento. Sei competente con MS Word (dopotutto, Word è uno degli strumenti più popolari), ma quando il cliente invia il contratto, è un tipo di file che non riconosci. Non è .doc. Non è .docx. Per te sembra una lingua aliena.

La prossima cosa che sai, hai trascorso un intero pomeriggio cercando di riconciliare i loro file con il tuo software.

Perché qualcuno dovrebbe doverlo fare nel XXI secolo?

Ma sarà un miglioramento rispetto alla penna. Se utilizzi Nitro Sign, ad esempio, puoi fare quanto segue con facilità:

• Utilizzare firme elettroniche all'interno di MS Word
• Assicurarti che i tuoi contratti importanti siano firmati e monitorati, così saprai lo stato di ognuno
• Snellire gli accordi digitali all'interno dei flussi di lavoro della tua azienda
• Archiviare facilmente contratti vecchi per una rapida revisione

Ecco come farlo.

Se ti piace mantenere le cose semplici (e fai tutto in Microsoft Word), allora probabilmente ti senti infastidito ogni volta che il tuo software di gestione dei contratti vuole che provi qualcosa di nuovo. Noi diciamo: perché preoccuparsi? Dovresti essere in grado di farlo direttamente dal tuo software preferito.

Con Nitro Sign, puoi. Ecco i passaggi chiave:

• Creare il contratto in MS Word. Questa parte è a tuo carico. Prima di andare oltre, assicurati di aver lasciato spazio per qualcuno per aggiungere la propria Firma e Data al documento.
• Una volta che il contratto è pronto per essere inviato, clicca sul pulsante Invia tramite Nitro nell'angolo in alto a destra. Questo apparirà una volta che inizi a utilizzare Nitro Sign; non preoccuparti, non è complicato.

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• Nell'angolo in basso a destra, fai clic su Apri documento.

• Questo apre il documento in Nitro Sign. La tua prossima indicazione? Aggiungere il nome e l'email delle persone che devono firmarlo. Procedi e inserisci questi ora.

Come aggiungere una firma elettronica in microsoft word

• Il tuo prossimo passo è aggiungere le schede informative, come Firma e Data. Fallo facendo clic sul campo desiderato e trascinandolo nel posto appropriato nel documento, come la linea di firma che hai già creato.

Come aggiungere una firma elettronica in microsoft word

• Se hai bisogno di firmare il documento anche tu, fai clic sul tuo nome all'interno di Nitro e procedi a firmarlo.
  
  

• Fai clic su Continua nell'angolo in basso a destra dello schermo. Questo ti porterà alla fase di invio.
  

• Se vuoi, puoi personalizzare un messaggio unico per il destinatario. Oppure puoi lasciare che Nitro Sign popoli automaticamente questo campo. A tua scelta.
• Fai clic su Richiesta di firma. Assicurati di avere tutto corretto a questo punto, perché questo invierà il contratto per approvazione e firma.

Dopo di che, sarai ora in grado di utilizzare Nitro Sign per monitorare lo stato del tuo contratto. Ci sono alcune cose che puoi monitorare nella tua dashboard di Nitro:

• Stato della firma. In particolare, ci sono più persone là fuori che devono ancora firmare il tuo contratto? Se è così, li vedrai sotto "In attesa di firma." Ad esempio, se hai inviato un contratto a una persona, noterai immediatamente un "1" sotto "In attesa di firma.
• Contratti da firmare. Are there contracts awaiting your signature and approval? Look under “Needs Your Signature” to see if there are any pending contracts you forgot to review.

You’ll notice one final step. A Remind feature.

With one click, Nitro will send out an email reminder to your signature, along with the original contract link. This will help keep your contracts fresh in peoples’ minds and lower the work required on your end. Getting a lot of people to sign a contract can feel like herding cats. With Nitro, you can reduce that work to the click of a few buttons.

Imagine for a moment that your client is using Nitro Sign. Since Nitro Sign is a web-based solution—meaning anyone with access to a browser and the Internet can use it—the software will work across multiple devices. Desktop, Mac, Android, Tablet: whatever you use to access the Internet, it will work. Here’s what you do:

• Open your email. Once someone creates a contract for you to sign and adds you in Nitro Sign, it will automatically send a copy your way for a digital signature. Open that email up with whichever email client you prefer. You’ll see something that looks like this. You can’t miss it.

• Click Sign the Document.
• You won’t need to sign up for a Nitro Sign account. Se sei tu a spedirlo, non dovrai chiedere se tutti hanno lo stesso software di te.
• Se vedi Autenticazione a due fattori abilitata, inserisci il codice fornito dal creatore del contratto. 
• Se no, rivedi semplicemente il contratto.
• Quando sei pronto per firmare, identifica due caselle: Firma e Data. Seleziona questi campi per inserire le tue informazioni.

• Fai clic su Invia.
• Successivamente, riceverai un'email di conferma con un link per visualizzare il documento. Puoi conservarli nei tuoi documenti e—voilà!—hai finito.

Ora che sai come creare contratti e aggiungere campi di firma elettronica in MS Word, dobbiamo ancora rispondere a una domanda. Perché? Quali sono i vantaggi? Cosa ti impedisce di stampare il documento Word e spedirlo a qualcuno per la firma?

Bene, probabilmente hai notato ormai che la maggior parte delle persone non gestisce i contratti in questo modo. Il mondo è diventato digitale. E se lei non fa lo stesso, potrebbe apparire a un potenziale cliente come superato.

Tuttavia, questa non è l'unica ragione per aggiungere firme elettroniche in MS Word. Consideri:

• Utilizzare MS Word è intuitivo. Molte persone utilizzano Word per creare lettere di offerta e contratti in primo luogo. Salvare in PDF e poi inviare PDF, che devono essere modificati, non solo può essere inutile, ma può anche causare mal di testa aggiuntivi. Scaricando Nitro Sign e aggiungendolo alle funzionalità di MS Word, può creare un contratto legittimo direttamente nel processore di testi stesso. Questo le fa risparmiare tempo. Le consente anche di mantenere le funzionalità di MS Word che le piacciono di più.
• Le firme elettroniche sono più rapide. Tutto ciò che deve fare è seguire i passaggi sopra e trasformerà rapidamente un documento Microsoft Word in un contratto nella casella di posta di qualcun altro. Se lo perfeziona, l'intero processo può richiedere anche meno di un minuto. Dalla parte del suo destinatario, può essere altrettanto veloce—non contando il tempo di revisione del contratto, se necessario. Questo rende gli affari molto più rapidi.
• Le firme elettroniche hanno vantaggi aggiuntivi. Dalla sicurezza ai pulsanti di promemoria e alla memorizzazione automatica, le firme elettroniche includono funzionalità di automazione che rendono la loro gestione molto più semplice rispetto ai contratti cartacei. E inoltre, può sempre stampare i suoi documenti se necessario.

Stufo di sentirne parlare e vuole provare da solo? Provare Nitro gratuitamente per visualizzare quanto possa essere facile semplificare tutti i contratti importanti della sua azienda.