Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sebbene le firme elettroniche, o eSigning (firma elettronica), siano utilizzate da un po' di tempo, il loro uso è diventato sempre più comune (e necessario) con la continua pandemia di COVID-19, mentre le aziende cercano di svolgere il maggior numero possibile di affari senza interazioni di persona.

Infatti, nel 2020, il mercato globale delle firme elettroniche ha raggiunto i 2,8 miliardi di dollari, e continua a espandersi.

Se Lei sta cercando di iniziare a offrire eSigning per i contratti e accordi della sua organizzazione o per rendere possibile l'inserimento virtuale dei dipendenti, si starà probabilmente chiedendo se le firme elettroniche siano legalmente vincolanti.

Infatti, lo sono. E nella maggior parte dei paesi industrializzati, le eSignatures stabiliscono un contratto legalmente vincolante e attuabile. Forniscono anche maggiore sicurezza rispetto alle firme su carta, che sono più facilmente soggette a falsificazione. L'eSigning non è solo conveniente e semplice da implementare, ma può anche aiutare a ridurre gli errori nei contratti e negli accordi e far risparmiare alla Sua organizzazione risorse (sia di carta che di personale) normalmente impiegate nel trattamento dei documenti cartacei.

Si sente ancora incerto riguardo alle eSignatures e se siano o meno adatte per la Sua organizzazione? Non si preoccupi. Abbiamo tutte le risposte sui dettagli pratici dell'eSigning e informazioni su cosa renda le firme elettroniche legalmente vincolanti.

 

Le prime firme elettroniche sono state sviluppate nel 1977, ma non c'era software ampiamente commercializzato che le aziende potessero usare per crearle e accettarle fino alla fine degli anni '80 con Lotus Notes 1.0. Entro il 1999, gli sviluppatori avevano creato la tecnologia che consente l'incorporamento di firme digitali nei documenti PDF.

Poi, un anno dopo, nel 2020, le firme elettroniche hanno ottenuto lo status di legalmente vincolanti negli Stati Uniti con l'approvazione della Legge E-Sign. La Legge E-Sign ha stabilito uno standard uniforme e nazionale per le transazioni elettroniche, tra cui l'eSigning e la generazione di contratti e registri elettronici. La legge ha fornito a individui e aziende la certezza che i documenti elettronici e le eSignatures sarebbero stati legalmente vincolanti quando tali documenti e firme rispettano gli standard della Legge E-Sign. Ciò significa che i contratti elettronici sono diventati equivalenti a quelli cartacei.

Oggi, le eSignatures hanno lo status del modo più sicuro e affidabile per firmare documenti. A differenza delle firme digitali di 40 anni fa, la tecnologia moderna di eSigning è semplice da usare e richiede nulla di più di una connessione a internet e software di eSigning facilmente disponibili.

 

Con l'approvazione della Legge E-Sign e di leggi e standard comparabili in molti altri paesi, nessun individuo o azienda può negare la legalità o l'applicabilità di un contratto o di un altro accordo solo perché è stato eSigning. Negli Stati Uniti, se una legge statale o federale richiede un documento scritto, un documento elettronico soddisferà tale legge. Lo stesso vale per le firme. Le eSignatures hanno lo stesso peso legale delle firme autografe.

 

Contrariamente a quanto Lei possa pensare, le eSignatures hanno più forza come firme legalmente vincolanti rispetto a quelle autografe quando fornite tramite un servizio che offre autenticazione multi-fattore, sicurezza e una mappa di audit. Infatti, le firme elettroniche sono regolarmente utilizzate come prove ammissibili in tribunale.

Tuttavia, è importante controllare le leggi nel Suo paese, stato e località, poiché spesso le eSignatures devono soddisfare requisiti legali aggiuntivi per essere applicabili.

 

Affinché una firma elettronica sia legalmente vincolante, deve soddisfare diversi requisiti:

• Deve essere unica per la persona che firma il documento.
• Deve essere generata utilizzando una tecnologia o processo che è sotto il controllo esclusivo dell'individuo che sta eSigning.
• La tecnologia della eSignature deve avere la capacità di identificare la persona che sta effettuando la firma elettronica.
• La firma elettronica deve poter essere legata al documento firmato elettronicamente in modo tale da garantire che il documento non possa essere e non è stato modificato dall'attacco della eSignature.

 

Sebbene le eSignatures siano ampiamente accettate e applicabili nelle nazioni industrializzate per condurre transazioni personali e commerciali, Lei potrebbe chiedersi quali tipi di documenti legali può firmare elettronicamente. Ce ne sono molti, tra cui i seguenti:

• Trascrizioni di deposizione
• Atti
• Richieste
• Affidavits
• Accordi di transazione
• Documenti di chiusura
• Divulgazioni
• NDAs
• Documenti di transazione immobiliare
• Accordi di finanziamento

Assicurati sempre di controllare le regole del tuo tribunale locale riguardo alla permissibilità dei documenti firmati elettronicamente, tuttavia.

 

Le firme elettroniche non sono esigibili per tutti i documenti legali, poiché alcuni non sono coperti dalla Legge E-Sign o da altri requisiti specifici per nazione.

Si consiglia di consultare un legale prima di fare affidamento sulla esigibilità delle firme elettroniche sui seguenti documenti:

• Testamenti e altri documenti patrimoniali
• Documenti di diritto di famiglia
• Ordini del tribunale 
• Avisi di pignoramento
• Avisi di cessazione dei servizi pubblici e delle assicurazioni sanitarie o sulla vita
• Avisi di richiamo per motivi di salute e sicurezza

 

In base alla Legge sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale (ESIGN) e alla Legge uniforme sulle transazioni elettroniche (UETA), le firme elettroniche hanno ottenuto riconoscimento ufficiale in tutti gli Stati Uniti come legalmente vincolanti e esigibili.

Tutti gli Stati americani, eccetto l'Illinois, hanno adottato l'UETA, così come il Distretto di Columbia e i territori americani di Porto Rico e delle Isole Vergini.

L'Illinois ha le proprie leggi sulle firme elettroniche, ma queste rispecchiano per lo più quelle dell'UETA.

Pertanto, può sentirsi certo che le firme elettroniche abbiano lo stesso status legale delle firme scritte a mano (o umide).

 

Le firme elettroniche hanno lo stesso valore legale delle firme tradizionali scritte a mano nel Regno Unito e in Irlanda anche ai sensi del Regolamento sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari(eIDAS).

 

Le firme elettroniche sono anche riconosciute legalmente in Australia sotto le disposizioni della Legge sulle transazioni elettroniche del 1999 e i suoi regolamenti affini, Regolamento sulle transazioni elettroniche 2020. Le firme elettroniche sono esigibili sia a livello federale che a livello statale e territoriale.

 

I governi federale e provinciale in Canada riconoscono le firme elettroniche come giuridicamente vincolanti, sebbene esistano alcuni documenti (come nel caso della maggior parte delle nazioni industrializzate) per i quali le firme scritte a mano siano ancora necessarie. Questi includono testamenti e trasferimenti di terreni. Per una guida più specifica, può consultare la Legge canadese sulla protezione delle informazioni personali e dei documenti elettronici (PIPEDA).

 

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• Verifica delle identità dei firmatari con più modalità di autenticazione
• Conferma dell'intento del firmatario di firmare elettronicamente
• Collegamento delle firme ai firmatari e ai documenti
• Manutenzione di una registrazione audit per tutte le attività relative ai documenti e alle firme
• Protezione dei documenti attraverso sigilli di manomissione che utilizzano una combinazione di processi di sistema sicuri e PKI
• Accesso single sign-on e autenticazione a due fattori

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