Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sebbene le firme elettroniche, o eSignature, esistano da tempo, il loro uso è diventato sempre più comune (e necessario) con la continua pandemia COVID-19, in quanto le aziende cercano di condurre il maggior numero di affari possibile senza interazioni di persona. Infatti, nel 2020, il mercato globale delle firme elettroniche ha raggiunto i 2.8 miliardi di dollari , e continua ad espandersi.

Se sta cercando di offrire la firma elettronica per i contratti e gli accordi della sua organizzazione o di rendere possibile l'assunzione dei dipendenti in modo virtuale, probabilmente si starà chiedendo se le firme elettroniche sono legalmente vincolanti.

In effetti lo sono. E nella maggior parte dei Paesi industrializzati, le firme elettroniche stabiliscono un contratto legalmente vincolante ed esecutivo. Inoltre, offrono una maggiore sicurezza rispetto alle firme cartacee, che sono più facilmente soggette a falsificazione. L'eSigning non è solo comodo e semplice da implementare, ma può anche contribuire a ridurre gli errori nei contratti e negli accordi e a far risparmiare alla sua organizzazione le risorse (sia cartacee che umane) normalmente impiegate nell'elaborazione dei documenti cartacei.

Non è ancora sicuro delle firme elettroniche e se siano o meno adatte alla sua organizzazione? Non c'è da preoccuparsi. Abbiamo tutte le risposte sui dettagli dell'eSigning e le informazioni su ciò che rende le firme elettroniche legalmente vincolanti.

Le prime firme elettroniche sono state sviluppate nel 1977, ma non esisteva un software ampiamente commercializzato che le aziende potessero utilizzare per crearle e accettarle fino alla fine degli anni 1980 con Lotus Notes 1.0. Entro il 1999, gli sviluppatori hanno creato la tecnologia che consente di incorporare le firme digitali nei documenti PDF.

Poi, un anno dopo, nel 2020, le firme elettroniche sono diventate legalmente vincolanti negli Stati Uniti con l'approvazione del E-Sign Act . L'E-Sign Act ha stabilito uno standard nazionale uniforme per le transazioni elettroniche, compresa la firma elettronica e la generazione di contratti e registri elettronici. La legge ha fornito a privati e aziende la certezza che i documenti elettronici e le firme elettroniche saranno legalmente vincolanti quando tali documenti e firme sono conformi agli standard della Legge E-Sign. Ciò significa che i contratti elettronici sono diventati equivalenti a quelli cartacei.

Oggi la firma elettronica è il modo più sicuro e affidabile per firmare i documenti. A differenza delle firme digitali di 40 anni fa, la moderna tecnologia di eSigning è semplice da usare e non richiede altro che una connessione a Internet e un software di eSigning facilmente reperibile.

Con l'approvazione dell'E-Sign Act e di leggi e standard analoghi in molti altri Paesi, nessun individuo o azienda può negare la legalità o l'applicabilità di un contratto o di un altro accordo perché è stato firmato elettronicamente. Negli Stati Uniti, se una legge statale o federale richiede una registrazione scritta, una registrazione elettronica soddisfa tale legge. Lo stesso vale per le firme. Le firme elettroniche hanno lo stesso peso legale delle firme autografe.

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, le firme elettroniche hanno più forza come firme legalmente vincolanti rispetto a quelle sul bagnato, se fornite tramite un servizio che offre l'autenticazione a più fattori, la sicurezza e una mappa di audit. In effetti, le firme elettroniche sono abitualmente utilizzate come prove ammissibili in tribunale.

Tuttavia, è importante verificare le leggi del suo Paese, Stato e località, poiché spesso le firme elettroniche devono soddisfare ulteriori requisiti legali per essere applicabili.

Affinché una firma elettronica sia legalmente vincolante, deve soddisfare diversi requisiti:

• Deve essere unico per la persona che firma il documento.
• Deve essere generato utilizzando una tecnologia o un processo che sia sotto il controllo esclusivo della persona che sta effettuando l'eSigning.
• La tecnologia di firma elettronica deve essere in grado di identificare la persona che appone la firma elettronica.
• La firma elettronica deve poter essere collegata al documento firmato elettronicamente in modo da garantire che il documento non possa essere e non sia stato modificato dopo l'apposizione della firma elettronica.

Mentre le firme elettroniche sono ampiamente accettate e applicabili nei Paesi industrializzati per condurre transazioni personali e commerciali, potrebbe chiedersi quali tipi di documenti legali può firmare elettronicamente. Ce ne sono parecchi, tra cui i seguenti:

• Trascrizioni delle deposizioni
• Dichiarazioni
• Mozioni
• Dichiarazioni giurate
• Accordi transattivi
• Documenti di chiusura
• Divulgazione
• Accordi di non divulgazione (NDA)
• Documenti di transazioni immobiliari
• Accordi di finanziamento

Tuttavia, si assicuri sempre di verificare le regole del tribunale locale sull'ammissibilità dei documenti firmati elettronicamente.

Tuttavia, le firme elettroniche non sono applicabili a tutti i documenti legali, in quanto alcuni non sono coperti dalla Legge sulla firma elettronicao da altri requisiti specifici per ogni nazione. Si rivolga a un consulente legale prima di fare affidamento sull'applicabilità delle firme elettroniche sui seguenti documenti:

• Testamenti e altri documenti sulla successione
• Documenti di diritto di famiglia
• Ordini del tribunale 
• Avvisi di pignoramento
• Avvisi di disdetta per il servizio di pubblica utilità e per l'assicurazione sanitaria o sulla vita.
• Avvisi di richiamo per la salute e la sicurezza

In base a Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e a Uniform Electronic Transactions Act (UETA) , le firme elettroniche hanno ottenuto il riconoscimento ufficiale in tutti gli Stati Uniti come legalmente vincolanti e applicabili. Tutti gli Stati americani, ad eccezione dell'Illinois, hanno adottato l'UETA, così come il Distretto di Columbia e i territori statunitensi di Porto Rico e delle Isole Vergini. L'Illinois ha le proprie leggi sulla firma elettronica, ma per lo più rispecchiano quelle dell'UETA.

In questo modo, può essere certo che le firme elettroniche abbiano lo stesso status legale delle firme autografe (o umide).

Le firme elettroniche hanno lo stesso peso legale delle firme autografe tradizionali anche nel Regno Unito e in Irlanda, secondo i termini del Electronic Identification and Trust Services Regulation(eIDAS).

Le firme elettroniche sono riconosciute legalmente anche in Australia, in base alle disposizioni della Legge sulle Transazioni Elettroniche del 1999 e dei suoi regolamenti affiliati, i Regolamenti sulle Transazioni Elettroniche 2020 . Le firme elettroniche sono applicabili sia a livello federale che a livello statale e territoriale.

Anche i governi federali e provinciali del Canada riconoscono le firme elettroniche come legalmente vincolanti, anche se in alcuni documenti (come nella maggior parte dei Paesi industrializzati) è ancora necessaria la firma autografa. Questi includono i testamenti e i trasferimenti di terreni. Per una guida più specifica, può consultare il Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

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• Verifica dell'identità del firmatario con forme multiple di autenticazione
• Conferma dell'intenzione del firmatario di firmare elettronicamente
• Collegamento delle firme ai firmatari e ai documenti
• Mantenimento di una traccia di audit per tutte le attività relative a documenti e firme.
• Protezione dei documenti attraverso sigilli antimanomissione che utilizzano una combinazione di processi di sistema sicuri e PKI.
• Single sign-on e autenticazione a due fattori

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