Firme elettroniche vs. firme digitali

Quando si descrivono i processi aziendali, molte persone tendono a usare le parole "elettronico" e "digitale" in modo intercambiabile. Ma qual è la grande differenza tra la firma digitale e la firma elettronica ? Non sono uguali? La risposta breve è "No", ma la risposta più lunga è un po' più sfumata.

Poiché le aziende trasformano sempre più le loro soluzioni software aziendali per adattarsi alla forza lavoro moderna e agli ambienti virtuali, è fondamentale capire come si differenziano le firme elettroniche e digitali. Comprendere le definizioni di firma elettronica e firma digitale consentirà al suo team di tecnologia aziendale di valutare le opzioni di software di gestione documentale e di determinare quale sia quella giusta per la sua organizzazione.

Per progettazione, entrambi i tipi di firme offrono alla sua azienda un migliore ritorno sull'investimento. Risparmia il tempo di cercare le firme dei dipendenti e dei clienti. Tenga sotto controllo i documenti digitali per garantire processi più fluidi, migliore conformità e riduzione degli errori. Utilizzi le firme digitali o elettroniche per ridurre i costi della carta e dei materiali di stampa.

E sebbene le firme digitali siano un sottoinsieme delle firme elettroniche, presentano alcune differenze fondamentali:

• Può essere un'immagine della firma, un'impronta digitale, un clic, un processo, un simbolo o un processo
• L'obiettivo principale di una firma elettronica è quello di verificare un documento.
• Non include il certificato digitale 
• Legalmente vincolante se tutte le parti acconsentono alla firma elettronica.
• Il documento non è necessariamente sicuro
• Non tutte le firme elettroniche sono firmate digitalmente 

• La firma è essenzialmente un'impronta digitale elettronica supportata da una certificazione digitale per la crittografia.
• L'obiettivo principale di una firma digitale è verificare l'identità del firmatario. 
• La firma digitale autentica il documento 
• Legalmente vincolante 

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In poche parole, le firme elettroniche - o eSignature - sono qualsiasi immagine di firma, simbolo, impronta digitale, clic, suono verbale o processo che verifica un documento al posto della firma a inchiostro umido o scritta a mano. Una firma elettronica può essere semplice come fare clic su una casella o digitare il suo nome in un modulo compilabile, accettando o accettando di aver firmato il documento. Una volta firmato da tutte le parti, un accordo firmato elettronicamente è legalmente vincolante. A differenza della firma digitale, le firme elettroniche non sono generalmente autorizzate dalla certificazione digitale. Sebbene questo renda le firme elettroniche più facili da usare, può anche significare che sono meno sicure di una firma digitale.

Molte aziende utilizzano la firma elettronica nei contratti e negli accordi. Ad esempio, la sua azienda potrebbe far firmare elettronicamente ai clienti le richieste di prestito e altri contratti finanziari. Il suo team di vendita può firmare i potenziali clienti utilizzando le firme elettroniche, e il suo dipartimento delle risorse umane può consentire ai nuovi dipendenti di compilare i documenti con le firme elettroniche.

La firma digitale rientra nell'ambito della firma elettronica, ma con alcune differenze fondamentali. La firma digitale si basa su algoritmi e crittografia per firmare e verificare l'autenticità di un documento.

Mentre lo scopo di una firma elettronica è quello di verificare semplicemente un documento, una firma digitale protegge efficacemente il documento con ulteriori funzioni di sicurezza che lo proteggono. Come la firma elettronica, anche la firma digitale è legalmente vincolante e più facilmente rintracciabile grazie al suo certificato di verifica digitale.

Poiché la firma digitale utilizza un certificato digitale che autentica l'identità del firmatario, questo tipo di firma è uno strumento valido e sicuro per i dati sensibili, come i documenti finanziari, i documenti regolamentati dall'HIPAA e altri documenti o contratti riservati.

Nel caso di eSignature e firme digitali, tuttavia, la grande domanda diventa: Qual è il metodo più sicuro, efficace, affidabile e facile da usare quando si tratta di facilitare contratti importanti o di creare flussi di lavoro più flessibili per i suoi dipendenti e i suoi clienti? Ecco cosa deve sapere sui problemi di sicurezza di ciascun metodo di firma:

Anche se le firme elettroniche possono essere sicure, dovrà verificare che la piattaforma software che utilizza mantenga la sicurezza in primo piano. Le funzionalità eSign di Nitro sono supportate da rigorosi controlli di sicurezza e da un'infrastruttura sicura con una protezione dei dati all'avanguardia. Non solo manteniamo gli standard di conformità più recenti, ma impieghiamo annualmente revisori indipendenti di terze parti per testare i nostri controlli. Infatti, Nitro mantiene l'AICPA SOC2 Tipo 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy (Rapporto sui controlli relativi alla sicurezza, alla disponibilità, alla riservatezza e alla privacy) e una valutazione di conformità alla sicurezza HIPAA dei controlli interni per offrire alla sua azienda opzioni di firma sicure e protette.

La firma digitale rientra nell'ambito della firma elettronica e i metodi avanzati di crittografia e decrittografia rendono questo tipo di firma eccezionalmente sicuro. Le firme digitali si basano su chiavi pubbliche e private che aiutano a garantire l'autenticità e l'origine del contenuto, ossia che entrambi i firmatari di un documento siano chi dicono di essere. Un certificato digitale aiuta a convalidare la firma del documento.

Sebbene le firme elettroniche e le firme digitali siano oggi ampiamente utilizzate, gli standard attuali su come implementare tutte le firme elettroniche sono sorprendentemente datati. Il pensiero in merito alla legalità e ai regolamenti deriva in gran parte dalla guida federale e statale, entrambe emesse più di due decenni fa.

Per esempio, nel 2000, la legge United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) è stata approvata con le seguenti clausole per le firme elettroniche:

• Intento di firma: Le firme elettroniche sono valide solo se entrambe le parti intendono firmare il documento. 
• Consenso elettronico: Entrambe le parti devono accettare di condurre affari utilizzando le firme elettroniche. Si noti che quando tratta con i consumatori, dovrà anche fornire loro le informazioni sul consenso del consumatore e assicurarsi che accettino di utilizzare i registri elettronici per tutta la durata della transazione. 
• Verifica: La sua azienda dovrà confermare che sta legando la firma elettronica ad un documento specifico. 
• Conservazione dei record: Deve esserci un modo per archiviare e riprodurre il documento o il contratto firmato elettronicamente, in modo che tutte le parti abbiano accesso a una copia. 

Mentre molto è cambiato da 2000, i principi della Legge ESIGN sono ancora validi. Più recentemente, il Senato degli Stati Uniti ha introdotto il ESIGN Modernization Act del 2020 dicembre 2020. La nuova legislazione mira ad abrogare alcuni requisiti di eSign, come la dimostrazione da parte dei consumatori della capacità di accedere alle informazioni per via elettronica, al fine di fornire il consenso alla registrazione elettronica.

In base alla legge federale ESIGN, sia la firma elettronica che quella digitale sono legalmente vincolanti quando si applica la legge federale degli Stati Uniti. Nei casi in cui ESIGN non è applicabile, spesso si applica l'UETA. Introdotto nel 1999, lo Uniform Electronic Transaction Act , o UETA, prevede essenzialmente lo stesso linguaggio di ESIGN.

Entrambi gli atti affermano che le firme elettroniche sono equivalenti a una firma autografa quando entrambe le parti acconsentono a procedere con un documento elettronico. Washington, D.C., le Isole Vergini Americane e 47 Stati hanno adottato i regolamenti UETA.

Sebbene le firme elettroniche stiano diventando lo standard de facto per fare affari - in particolare a causa della crisi COVID-19 in corso - ci sono alcune situazioni in cui le firme digitali o eSignature non sono ancora consentite. In questi casi, è necessaria una firma in umido. La firma a umido, o con inchiostro umido, si ha ogni volta che si firma un documento fisicamente a mano, con una penna o un timbro.

I documenti che riguardano i trust e i testamenti, le prestazioni assicurative, i richiami di prodotti, i divorzi e i procedimenti giudiziari, gli scenari di affidamento e adozione e il trasporto di materiali pericolosi richiedono ancora, in genere, la firma di persona.

Nitro Sign consente a lei e ai suoi dipendenti di sbloccare flussi di lavoro efficienti di firma elettronica ovunque, da qualsiasi dispositivo. La soluzione per la firma e l'invio illimitato da persona a persona è dotata di funzionalità potenti, connesse e facili da usare, come i percorsi di audit, la firma in blocco e i modelli personalizzati che si integrano perfettamente con gli strumenti esistenti come Microsoft Word, SharePoint e Google Drive.