Firme elettroniche vs Firme digitali

Poiché le aziende stanno sempre più trasformando le loro soluzioni software aziendali per adattarsi alla forza lavoro moderna e agli ambienti virtuali, è cruciale comprendere in che modo le firme elettroniche e digitali differiscano. Comprendere le definizioni delle firme elettroniche e delle firme digitali permetterà al team tecnologico della sua azienda di valutare le opzioni di software per la gestione dei documenti e determinare quale sia il più adatto alla sua organizzazione.

Per progettazione, entrambi i tipi di firme offrono alla sua azienda un miglior ritorno sugli investimenti. Risparmi tempo nella ricerca di firme da parte di dipendenti e clienti. Tenga sotto controllo la documentazione digitale per garantire processi più fluidi, una migliore conformità e una riduzione degli errori. Utilizzi firme digitali o eSignatures per ridurre i costi della carta e delle forniture di stampa.

Sebbene le firme digitali siano un sottoinsieme delle eSignatures, esse presentano alcune differenze chiave:

• Possono essere un'immagine di firma, un'impronta digitale, un clic, un processo, un simbolo o un processo
• Il principale obiettivo di una eSignature è verificare un documento
• Non include un certificato digitale 
• Legalmente vincolante se tutte le parti acconsentono a firmare elettronicamente
• Il documento non è necessariamente sicuro
• Non tutte le firme elettroniche sono firmate digitalmente 

• La firma è essenzialmente un'impronta digitale elettronica supportata da certificazione digitale per la crittografia
• Il principale obiettivo di una firma digitale è verificare l'identità di un firmatario. 
• La firma digitale autentica il documento 
• Legalmente vincolante 

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In termini semplici, le firme elettroniche — o eSignatures — sono qualsiasi immagine di firma, simbolo, impronta digitale, clic, suono verbale o processo che verifica un documento al posto di una firma a inchiostro, o scritta a mano. Una firma elettronica può essere semplice come cliccare su una casella o digitare il proprio nome in un modulo compilabile accettando o acconsentendo di aver firmato il documento. Quando firmato da tutte le parti, un accordo firmato elettronicamente è giuridicamente vincolante. A differenza di una firma digitale, le eSignature generalmente non sono autorizzate da una certificazione digitale. Sebbene ciò renda le eSignature più facili da usare, può anche significare che sono meno sicure di una firma digitale.

Molte aziende utilizzano firme elettroniche in contratti e accordi. Ad esempio, la sua azienda potrebbe far firmare ai clienti applicazioni per prestiti e altri contratti finanziari in modo elettronico. Il tuo team di vendita può firmare i clienti potenziali utilizzando eSignature, e il tuo dipartimento HR può consentire ai nuovi dipendenti di compilare la documentazione con eSignature.

Una firma digitale rientra sotto l'ombrello delle firme elettroniche, ma presenta alcune differenze chiave. Le firme digitali si basano su algoritmi e crittografia per firmare e verificare l'autenticità di un documento.

Se l'obiettivo di una eSignature è semplicemente verificare un documento, una firma digitale protegge anche il documento con funzionalità di sicurezza aggiuntive. Come una eSignature, anche una firma digitale è legalmente vincolante e più facilmente tracciabile grazie al suo certificato di verifica digitale.

Poiché una firma digitale utilizza un certificato digitale che autentica l'identità del firmatario, questo tipo di firma è uno strumento sicuro, ideale per dati sensibili come registri finanziari, documenti regolati dalla HIPAA e altre documentazioni o contratti riservati.

Nel caso delle eSignature rispetto alle firme digitali, tuttavia, la grande questione diventa: Qual è il metodo più sicuro, efficace, affidabile e facile da usare per facilitare grandi contratti o creare flussi di lavoro più flessibili per i suoi dipendenti e i suoi clienti? Ecco cosa deve sapere sulle preoccupazioni relative alla sicurezza di ciascun metodo di firma:

Sebbene le firme elettroniche possano essere sicure, è necessario verificare che qualsiasi piattaforma software utilizzata anteponga la sicurezza. Le capacità di eSign di Nitro sono supportate da rigorosi controlli di sicurezza e un'infrastruttura sicura con tecnologie di sicurezza dei dati all'avanguardia. Non solo manteniamo gli ultimi standard di conformità, ma ogni anno impieghiamo anche auditor indipendenti di terze parti per testare i nostri controlli. Infatti, Nitro mantiene il Rapporto AICPA SOC2 Tipo 2 sui Controlli Rilevanti per Sicurezza, Disponibilità, Riservatezza e Privacy, e una Valutazione di Conformità alla Sicurezza HIPAA dei controlli interni per offrire alla sua azienda opzioni di firma sicure.

Le firme digitali rientrano sotto la categoria delle firme elettroniche, e i metodi avanzati di crittografia e decrittografia rendono questo tipo di firma eccezionalmente sicuro. Le firme digitali si basano su chiavi pubbliche e private che aiutano a garantire l'autenticità e l'origine del contenuto — i.e., che entrambi i firmatari di un documento sono chi dicono di essere. Un certificato digitale aiuta a convalidare la firma del documento.

Sebbene le eSignature e le firme digitali siano ampiamente utilizzate oggi, gli standard attuali su come implementare tutte le firme elettroniche sono sorprendentemente obsoleti. Il pensiero riguardo alla legalità e ai regolamenti proviene in gran parte dalle linee guida federali e statali, entrambe pubblicate più di due decenni fa.

Ad esempio, nel 2000, il Legge americana sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale (ESIGN) è stata approvata con le seguenti disposizioni per le firme elettroniche:

• Intento di firma: le eSignature sono valide solo se entrambe le parti hanno l'intenzione di firmare il documento. 
• Consenso elettronico: entrambe le parti devono concordare di condurre affari utilizzando firme elettroniche. Si noti che quando si ha a che fare con i consumatori, è necessario fornire anche loro le divulgazioni per il consenso dei consumatori e assicurarsi che accettino di utilizzare registri elettronici durante tutta la transazione. 
• Verifica: la sua azienda dovrà confermare di collegare l'eSignature a un documento specifico. 
• Conservazione dei registri: Deve esserci un modo per memorizzare e riprodurre il documento o il contratto firmato elettronicamente in modo che tutte le parti abbiano accesso a una copia. 

Sebbene molto sia cambiato dal 2000, i principi della Legge ESIGN rimangono validi. Più recentemente, il Senato degli Stati Uniti ha introdotto la Legge di modernizzazione delle firme elettroniche del 2020 nel dicembre 2020. Il Senato ha introdotto la Legge di modernizzazione ESIGN del 2020 nel dicembre 2020. La nuova legislazione mira ad abrogare alcuni requisiti per le eSign, come la necessità per i consumatori di dimostrare la loro capacità di accedere alle informazioni elettronicamente per fornire consenso ai registri elettronici.

In base alla legge federale ESIGN, sia le firme elettroniche che quelle digitali sono legalmente vincolanti laddove si applica la legge federale degli Stati Uniti. Nei casi in cui l'ESIGN non è applicabile, spesso si applica l'UETA. Introdotta nel 1999, la Legge Uniforme sulle Transazioni Elettroniche, o UETA, fornisce essenzialmente la stessa terminologia di ESIGN.

Entrambe le leggi affermano che le firme elettroniche sono equivalenti a una firma autografa quando entrambe le parti acconsentono a procedere con un documento elettronico. Washington, D.C., Stati Uniti. Le Isole Vergini e 47 stati hanno adottato le regolamentazioni UETA.

Seppur le firme elettroniche stiano diventando lo standard de facto per fare affari — particolarmente a causa della crisi COVID-19 in corso — ci sono alcune situazioni in cui le firme digitali o eFirme non sono ancora consentite. In questi casi, è necessaria una firma autografa. Una firma autografa, o firma in inchiostro, è ogni volta che firma fisicamente un documento a mano con una penna o un timbro.

I documenti che trattano di fiducie e testamenti, benefici assicurativi, richiami di prodotto, procedimenti di divorzio e giudiziari, situazioni di custodia e adozione, e trasporto di materiali pericolosi richiedono ancora generalmente firme autografe in persona.

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