Guida ai prezzi della firma elettronica per gli acquirenti aziendali

Quando cerca una soluzione di firma elettronica (eSignature) da implementare in tutta l'azienda, il prezzo è una considerazione fondamentale. A livello aziendale, anche piccole variazioni del costo mensile o per utente possono aumentare rapidamente. Ecco perché è importante valutare i prezzi della firma elettronica per ogni soluzione che si intende implementare.

Per avere un'idea precisa dei prezzi reali, deve capire come i suoi reparti utilizzeranno la soluzione, comprese le funzioni di cui hanno bisogno, il numero di utenti e le integrazioni richieste, tra gli altri fattori.

I migliori fornitori di firma elettronica offrono:

• Prezzi ragionevoli, trasparenti e flessibili
• Un packaging a più livelli per consentire la scalabilità
• Forte aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità

Oltre a questo, la soluzione scelta deve offrire un valore sufficiente - in termini di risparmio di tempo e aumento della produttività - per giustificare il costo. Inoltre, vuole assicurarsi che il suo costo totale di proprietà non aumenti sempre di più grazie a costi nascosti che trasformano un prezzo una volta ragionevole e prevedibile in qualcosa di molto più costoso.

In questa guida ai prezzi della firma elettronica, spieghiamo come definire i casi d'uso in tutta l'azienda. Approfondiamo i cinque principali fattori di prezzo che dovrà valutare, insieme ai costi nascosti da tenere a mente. Poi, condividiamo i dettagli dei prezzi di alto livello per alcune delle soluzioni di firma elettronica più popolari sul mercato.

Molti fattori - che approfondiremo più avanti - possono influire sul costo finale dell'implementazione di una soluzione di firma elettronica per la sua azienda. Quindi, la determinazione del prezzo delle soluzioni inizia con un'occhiata all'interno, al suo caso d'uso unico e alle sue esigenze.

Come minimo, inchiodi la...

• lineamenti
• Frequenza e quantità di utilizzo (quanti documenti dovranno essere firmati? Da quanti firmatari? Quanto spesso?)
• Numero approssimativo di utenti potenziali
• Integrazioni
• Flussi di lavoro
• Requisiti di conformità

... per ogni team che utilizzerà la soluzione di firma elettronica da lei scelta.

È probabile che la sua organizzazione abbia una serie di casi d'uso per le firme elettroniche in vari reparti.

Alcuni team potrebbero aver bisogno di inviare regolarmente un gran numero di richieste di firma elettronica. Altri potrebbero aver bisogno di inviare grandi pacchetti di documenti in blocco, ma meno frequentemente. Altri ancora possono avere specifici requisiti di conformità o complessi flussi di lavoro di firma elettronica.

Ecco perché è importante raccogliere i requisiti dei casi d'uso da tutti i team per capire le caratteristiche, le integrazioni, l'utilizzo e altro ancora che dovrete prezzare.

Questo può anche aiutarla a capire se deve valutare una soluzione o più soluzioni. In alcuni casi, può avere senso distribuire uno strumento di firma elettronica altamente specializzato per un reparto che ne ha bisogno, accanto a uno strumento più conveniente per il resto dell'azienda.

Se questo è il caso della sua azienda, vorrà valutare un approccio a doppio fornitore che le consenta di sfruttare al meglio il suo budget e di dotare tutti i membri del team della soluzione di cui hanno bisogno per essere produttivi.

Ad esempio, alcuni dei nostri clienti scelgono di utilizzare Nitro Sign® in tutta l'organizzazione, accanto a una soluzione più costosa e ad alta complessità per i pochi utenti che hanno esigenze di firma elettronica più complesse.

Quando esamina i prezzi delle varie soluzioni di firma elettronica presenti sul mercato, è importante considerare le sue esigenze specifiche: vuole individuare il prezzo che sarà per la sua azienda.

Per farlo, dovrà valutare le soluzioni in base a una serie di fattori:

• Caratteristiche e capacità aziendali
• Integrazioni
• Requisiti di sicurezza e conformità
• Scalabilità
• Gestione del cambiamento e supporto aziendale

La domanda più importante da considerare durante la determinazione del prezzo delle soluzioni di firma elettronica è la seguente: è in grado di soddisfare le esigenze di un'azienda? La maggior parte degli strumenti di firma elettronica offre diversi livelli di prezzo e include un piano aziendale, ma non sono necessariamente tutti costruiti con le solide funzioni e le opzioni di supporto di cui hanno bisogno le grandi aziende.

Ad esempio, molte aziende cercano il supporto per il single sign-on (SSO), le opzioni di branding personalizzato, la capacità di firmare in blocco e il supporto prioritario. Se la sua azienda ha bisogno di funzioni di questo tipo, probabilmente dovrà pagare il livello di prezzo più alto con la maggior parte delle soluzioni, anche se i suoi consumi o i suoi requisiti di utente possono essere soddisfatti da un piano di costo inferiore.

In generale, i pacchetti si basano spesso su due cose:

• Ampiezza delle capacità
• Caratteristiche specifiche per le aziende

Le sue esigenze per ciascuna di queste categorie sono uniche per la sua azienda. Nel valutare le sue opzioni, è importante sapere se ogni soluzione può soddisfare le sue esigenze e, in modo cruciale, quanto costerà assicurarle.

Per la maggior parte delle soluzioni di firma elettronica, il pacchetto enterprise è il livello di prezzo più alto, che include la maggior parte delle funzioni e delle integrazioni disponibili e l'assistenza con la massima priorità. Ma a seconda delle dimensioni della sua azienda, del suo settore, del team e dei requisiti dei casi d'uso, la sua azienda potrebbe non avere bisogno dell'ampiezza e della profondità delle funzionalità offerte nei pacchetti di livello Enterprise.

Infatti, i casi d'uso più comuni della firma elettronica spesso non richiedono un ampio set di funzionalità.

Per molte aziende, la stragrande maggioranza degli utenti non ha bisogno di molte funzioni complesse e di nicchia, e lei vuole evitare di spendere più del necessario per acquistare funzioni che il suo team potrebbe non utilizzare mai, come integrazioni specifiche o requisiti di conformità specifici del settore.

È importante considerare tutti i casi d'uso all'interno dell'organizzazione, inclusi tutti i reparti. In alcuni casi, potresti scoprire che un team ha bisogno di una soluzione più solida per gestire un caso d'uso specifico e complesso, mentre il resto dell'azienda ha bisogno solo di uno strumento di firma elettronica standard. In questo caso, spesso ha senso distribuire più soluzioni:
uno strumento più costoso per il piccolo numero di dipendenti che ne hanno bisogno e un'opzione capace, ma più conveniente (come Nitro Sign) per il resto del team.

Sebbene la maggior parte delle aziende non abbia bisogno di funzioni di nicchia o di ampie capacità, ci sono alcune funzioni aziendali generali di cui la maggior parte delle grandi aziende beneficia. Questi possono includere, tra gli altri:

• Accesso singolo
• Whitelabeling
• Invio massivo
• Creazione di moduli e moduli self-service
• Blocco dei contenuti e controlli di visibilità
• Spazi di lavoro in team e funzioni di collaborazione

Molte soluzioni di firma elettronica includono queste funzioni, ma solo con il livello aziendale più costoso. Se ha bisogno di queste funzioni, è importante capire se può acquistarle come supplemento a un piano di prezzo inferiore o se deve fare un upgrade totale.

In particolare, molte soluzioni consentono ai clienti aziendali di creare pacchetti personalizzati, per cui potrebbe essere in grado di pagare solo le funzioni aziendali di cui ha bisogno e non quelle che non le servono.

Uno strumento di firma elettronica è utile solo se il suo team lo utilizza, quindi è fondamentale scegliere una soluzione che possa integrarsi perfettamente nel flusso di lavoro e nei processi aziendali esistenti. È qui che entrano in gioco le integrazioni.

I partner di integrazione specifici variano molto da uno strumento all'altro, e molti includono il supporto per diverse integrazioni a diversi livelli di prezzo.

Per esempio: DocuSign include l'integrazione con alcuni strumenti (come i CRM) solo per i clienti aziendali.

Lo stesso vale per l'accesso e l'assistenza API. Se dovrà creare le sue connessioni tramite l'API dello strumento o inserire l'eSigning nel suo sistema, è importante capire come questo aumenterà i suoi costi.

La maggior parte degli strumenti di firma elettronica è in linea con i requisiti standard di sicurezza e conformità necessari per garantire la validità legale dei suoi documenti firmati elettronicamente. Oltre a questo, molti offrono anche un supporto di conformità per alcuni altri requisiti di nicchia e specifici del settore che riguardano la sicurezza e la privacy dei documenti. Questo può includere:

• HIPAA
• FedRAMP
• FERPA
• DoD CSM
• QES
• GLBA
• NIST-800-53
• E altro ancora

Detto questo, la maggior parte degli strumenti include il supporto per questi requisiti solo se si sottoscrive il livello enterprise più costoso, quindi se ha esigenze specifiche di conformità alla firma elettronica, è importante tenerlo presente.

Una volta che ha una comprensione di base dei costi per le funzionalità aziendali di cui ha bisogno, è importante capire quanto sia scalabile ogni soluzione che prende in considerazione. Con l'implementazione della soluzione in tutta l'azienda, come cambiano e si scalano i costi?

Scopra se il modello di prezzo dell'azienda si basa sul numero di utenti di cui ha bisogno, su funzioni specifiche o sull'utilizzo (come buste o richieste di firma elettronica). La maggior parte delle aziende costruisce modelli di prezzo basati su una combinazione di questi elementi, quindi è importante comprendere tutti i fattori che possono aumentare i suoi costi.

Per esempio: pagherà di più per ogni singolo utente? L'utilizzo è limitato a livello di singolo utente o ha un'assegnazione a livello aziendale? I dipendenti hanno bisogno di account utente per firmare i documenti o solo per inviarli? Può acquistare caratteristiche diverse per utenti diversi?

L'implementazione di successo di una soluzione di firma elettronica in tutta l'azienda richiede un modello di prezzo prevedibile, che lei sa di potersi permettere di implementare a livello aziendale e di continuare a scalare con la crescita dell'organizzazione.

La chiave è sviluppare un quadro del costo totale di proprietà prima di prendere una decisione, perché l'ultima cosa di cui ha bisogno è implementare una soluzione e poi vedere i costi lievitare ben oltre il suo budget, man mano che le sue esigenze cambiano e crescono.

Quando distribuisce una soluzione in tutta l'azienda, avrà bisogno di assistenza. I migliori strumenti di firma elettronica offrono questo supporto, aiutando a gestire il cambiamento, a sostituire le soluzioni tradizionali e a promuovere l'adozione continua in tutta la sua organizzazione.

Ma questo supporto di solito ha un prezzo. Alcune aziende possono includere questo tipo di assistenza e di onboarding solo per i clienti di livello aziendale. Altri possono offrire un'assistenza aggiornata come add-on, con un costo aggiuntivo che può essere aggiunto a qualsiasi pacchetto.

DocuSign, ad esempio, offre piani di assistenza a pagamento che ogni utente può acquistare in aggiunta al suo regolare abbonamento mensile.

Si assicuri di poter rispondere:

• A quale livello è disponibile l'assistenza aziendale?
• Ha un costo aggiuntivo e, se sì, quanto?
• Il fornitore ha un'esperienza di successo nel supportare i clienti sia nella transizione che nell'adozione della nuova soluzione?

Per rispondere a quest'ultima domanda, consigliamo di consultare le recensioni di terzi per vedere cosa dicono i clienti attuali dell'organizzazione di assistenza del fornitore. Una volta approfondita la conversazione, può anche chiedere ai venditori di fornirle delle referenze di clienti da contattare.

I prezzi della firma elettronica sono molto complessi. Per questo motivo, ci sono anche una serie di costi nascosti che possono insinuarsi e aumentare i costi in modo significativo. Ecco alcuni dei più importanti da tenere d'occhio.

Molte soluzioni di firma elettronica impiegano un modello di prezzo basato sul consumo, limitando il numero di richieste di firma a livello di account o di utente. In altre parole, a seconda del livello di prezzo selezionato, le verrà assegnato un numero prestabilito di richieste di firma elettronica o di buste.

Una volta esaurita la sua dotazione, dovrà acquistare un utilizzo aggiuntivo - un costo che si aggiunge al suo regolare abbonamento mensile o annuale - per continuare a usare lo strumento.

Con alcuni strumenti, questo limite esiste a livello di utente, il che significa che ogni utente ha un numero prestabilito di richieste di firma che non possono essere trasferite ad altri utenti del suo account. Soluzioni di questo tipo sono meno flessibili e spesso possono far aumentare drasticamente i costi se il consumo varia da un dipendente all'altro.

Ecco perché una soluzione come Nitro Sign, che offre firme elettroniche illimitate su tutti i livelli, è spesso la scelta migliore, dal punto di vista dei costi, per chi ha esigenze di consumo ampie o variabili.

Alcune soluzioni di firma elettronica limitano il numero di utenti che può aggiungere a diversi livelli di prezzo; altri fornitori possono consentire limiti di utenti più elevati, ma richiedono di contattarli per ottenere prezzi personalizzati.

Per esempio: HelloSign consente ai clienti di acquistare online fino a 4 posti utente per il loro piano Standard, ma per 5 o più utenti, dovrà contattare l'azienda.

Con tutti i diversi modelli di prezzo utilizzati dai venditori, ci sono diversi elementi che possono finire per aumentare i suoi costi. I componenti aggiuntivi a pagamento possono includere:

• Funzionalità (come branding personalizzato, SSO o collaborazione)
• Integrazioni di strumenti specifici
• Accesso API
• Supporto aggiornato

Se il suo caso d'uso include uno dei suddetti elementi, è importante verificare se sono inclusi in un pacchetto o se richiederanno un costo aggiuntivo in aggiunta al suo piano regolare.

Molte aziende collaborano con i fornitori per creare un pacchetto software personalizzato che si allinei alle loro esigenze. Tuttavia, può essere utile capire il modello di prezzo di base e i livelli per i diversi fornitori, in modo da avere un'idea di come potrebbero essere i prezzi aziendali personalizzati, e il panorama generale dei prezzi della firma elettronica.

Di seguito, condividiamo i dettagli dei prezzi di alto livello per sette delle soluzioni di firma elettronica più popolari sul mercato.

Con Nitro, i piani tariffari di eSignature partono da soli $9.99 per utente al mese. Ciò include la firma elettronica illimitata su tutti i piani, oltre a solide funzionalità di livello aziendale e supporto di livello mondiale.
Inoltre, sono disponibili sconti per i pacchetti di firma elettronica e PDF Productivity Platform per i piani Essentials, Advanced ed Enterprise sulla piattaforma di produttività Nitro.

I piani tariffari di DocuSign partono da $10 al mese per il piano Personal e arrivano a $40 per utente al mese per il piano Business Pro. Per le esigenze aziendali che vanno oltre il pacchetto Business Pro, può contattare DocuSign per un pacchetto personalizzato di Soluzioni Avanzate.

Se la sua azienda utilizza Adobe Acrobat, Adobe Sign è incluso nella maggior parte dei piani, che partono da $9.99 al mese per un utente o da $16.99 per licenza al mese per i team. Il prodotto completo Adobe Sign è disponibile solo come piano aziendale personalizzato, quindi non possiamo riferire sui prezzi specifici a livello aziendale.

HelloSign offre un piano gratuito limitato, ma la maggior parte delle aziende avrà bisogno almeno dei piani a pagamento da $15 per utente al mese. L'azienda offre anche piani aziendali, che possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche di utenti, funzioni e consumi.

I piani tariffari di SignEasy partono da $8 al mese per un numero limitato di richieste di firma. L'azienda offre anche piani aziendali personalizzabili.

Sebbene PandaDoc offra un piano gratuito limitato, la maggior parte delle aziende più grandi avrà bisogno almeno del piano a pagamento da $19 per utente al mese. Se ha bisogno di maggiori funzioni o flessibilità, può contattare PandaDoc per personalizzare un piano aziendale.

I piani di RightSignature partono da $12 al mese per un utente o da $60 al mese per un massimo di tre. Per ottenere un piano con più di tre utenti, dovrà contattare l'azienda e creare un piano aziendale personalizzato.

In definitiva, la migliore soluzione di firma elettronica per la sua azienda dipende dalle sue specifiche esigenze aziendali e dal rapporto qualità-prezzo che può vendere. Con tutte le opzioni disponibili, c'è una soluzione in grado di bilanciare il valore, le caratteristiche e il supporto ai casi d'uso di cui i suoi reparti hanno bisogno con costi ragionevoli.

È pronto a fare il passo successivo? Le consigliamo di dare un'occhiata a Nitro Sign.

Nitro Sign offre un numero illimitato di firme elettroniche su tutti i livelli, oltre a funzioni robuste e di livello aziendale come:

• Documenti e modelli del team
• Personalizzazione del brand
• Firma in blocco
• Intelligenza dei documenti
• Accesso singolo
• E altro ancora

I nostri prezzi equi e trasparenti fanno sì che i suoi costi siano ragionevoli e prevedibili. Inoltre, la nostra organizzazione di supporto di livello mondiale è costruita per aiutarla a implementare rapidamente e facilmente, fornendo al contempo l'assistenza e la formazione continua necessarie per promuovere l'adozione in tutta l'azienda.
Inizi la sua prova gratuita oggi per iniziare a lavorare con Nitro Sign, oppureprogrammi una demo personalizzata con il nostro team commerciale.