La Guida Completa alla Legge ESIGN

Senza di essa, la firma di documenti online potrebbe non essere possibile. Almeno non nel modo in cui ci pensiamo. Stiamo parlando della Legge ESIGN, nota anche come Legge sulle Firme Elettroniche nel Commercio Globale e Nazionale. Più di qualsiasi altra legislazione, quella legge (approvata nel 2000) è responsabile della definizione e codificazione delle leggi relative alle firme elettroniche.

Ma a meno che non le piaccia leggere lunghi documenti PDF a livello congressuale online, potrebbe essere difficile dare senso alla Legge ESIGN. Cosa include? Cosa significa per il 2021 e oltre? In sintesi, abbiamo messo insieme una breve guida alla Legge ESIGN e a come influisce sulle nostre vite oggi.

 

Chiamatelo il “far west.” Prima dell’anno 2000, le persone stavano ancora cercando di capire come utilizzare questa cosa che chiamiamo Internet. L'aumento della popolarità di Internet negli anni '90 significava che più persone stavano facendo affari online che mai. Nel 1999, diversi progetti di legge relativi alla definizione del commercio “elettronico” iniziarono a spuntare. Nel 2000, aveva più senso combinarli in una legislazione completa che divenne la Legge ESIGN.

Nota anche come la Legge E-Sign, questa legislazione si propose di raggiungere alcuni obiettivi chiave:

• Definire “elettronico” per aiutare a stabilire un quadro legale per questa e future regolamentazioni, in particolare in relazione a qualsiasi forma elettronica online
• Stabilire quali registri elettronici le istituzioni devono mantenere per verificare le e-firme
• Definire i parametri di ciò che costituisce una e-firma valida da parte di entrambe le parti

La legge divenne legge il 1° ottobre 2000. Se ciò sembra piuttosto ottimizzato per Washington, è perché la Legge ESIGN non ha stabilito un nuovo organo di regolamentazione. Invece, ha aiutato i tribunali a definire cosa costituisce un contratto secondo la legge esistente.

Esaminiamo le principali disposizioni della Legge ESIGN, secondo la FDIC:

• Consenso preventivo. In poche parole, una firma riflette il consenso di qualcuno che accetta il contratto? Maggiori informazioni su questo di seguito.
• Requisiti hardware e software. Non si può molto bene firmare un contratto e poi ignorare qualcun altro che l'ha firmato. La Legge ESIGN ha stabilito che il consumatore deve avere un accesso ragionevole a questi registri, così come visualizzare tutto ciò che deve vedere.
• Conservazione dei registri. E a proposito di registri, la Legge ESIGN richiede alle istituzioni finanziarie di conservare registri validi di queste firme elettroniche. 
• Definizioni. La Legge ESIGN è stata anche progettata per domare il far west di Internet. Parte del modo in cui è stata in grado di realizzarlo? Ha stabilito definizioni per parole come “consumatore”, “elettronico”, “agente elettronico”, “registrazione elettronica”, “informazione” e altro ancora. Oggigiorno, le leggi sui registri elettronici possono riferirsi alla Legge ESIGN per costruire sulle definizioni già consolidate.

 

Cosa è successo quando la Legge ESIGN è stata approvata? Più che altro, ha fornito risposte a due domande chiave:

• Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili? Sì, purché un'azienda conservi registri elettronici accurati delle firme. Quando lo fai, è come se avessi firmato i documenti di persona.
• Questo vale per tutti gli Stati Uniti? A livello globale? La Legge ESIGN si applica ai cittadini statunitensi e riguarda il commercio interstatale, ma non ha giurisdizione su altri cittadini. I cittadini statunitensi possono comunque firmare documenti anche se si trovano all'estero.

La Legge ESIGN ha essenzialmente stabilito cosa rende una firma elettronica valida secondo la legge statunitense. Facendo ciò, ha esteso i contratti legalmente vincolanti oltre il mondo cartaceo e nel mondo digitale. Questo è stato un modo essenziale per mantenere gli affari in movimento, in particolare per chi lavora da remoto.

 

Una delle ragioni per cui il Congresso ha agito per codificare le firme elettroniche nella legge? Le firme elettroniche erano una tendenza in crescita in tutto il mondo e il Congresso non voleva che gli americani rimanessero indietro.

Tuttavia, non si può dire che i tribunali americani riconoscano qualsiasi vecchia firma elettronica. È necessario che chiunque firmi documenti come questi abbia accesso alla stessa tecnologia di autenticazione; in caso contrario, chiunque da qualsiasi parte del mondo potrebbe firmare al posto di qualcun altro e creare un contratto non vincolante. Per questa ragione, l'ESIGN ha aiutato a codificare quali misure di sicurezza e autenticazione devono essere in atto per un contratto valido.

 

Non ogni firma digitale sarà valida. In effetti, la legge chiarisce abbastanza bene quali contratti non sono validi. Parte del ragionamento dietro l'ESIGN era aiutare a codificare quali condizioni devono essere soddisfatte affinché una firma elettronica abbia lo stesso peso legale di una firma di persona.

Per conformarsi alla legge ESIGN, un contratto ha bisogno dei seguenti requisiti:

• Intenzione di firmare. Se qualcuno appone una firma digitale e qualcun altro la solleva, la ruba e la applica a un contratto, allora il firmatario originale non dovrebbe essere ritenuto responsabile. Questo è al centro di ciò che rende la legge ESIGN così importante. Non è perché la propria firma digitale possa essere disponibile sul web che chiunque possa firmare il proprio nome e aspettarsi che sia un contratto valido.
• Consenso a far affari elettronicamente. Il motivo per cui spesso si vedono i moduli “Accetto” quando si firmano documenti online? Deve dare il suo consenso per effettuare questi affari elettronicamente. Sembra una formalità, ma è importante stabilire che non sta facendo qualcosa solo perché un modulo online lo ha suggerito. Deve concedere il suo consenso.
• Chiarificazione dell'associazione della firma. Questa è la stessa regola che si applica offline. La sua firma corrisponde a Lei? È la firma quella di Lei? 
• Conservazione dei registri. È un problema classico. “Se un albero cade in una foresta e nessuno lo sente, fa rumore?“ La stessa cosa vale per i contratti. Se nessuno può mai fornire prove che un contratto si sia svolto perché non è stato conservato nei propri registri, allora è difficile dimostrare che un contratto esista. Lo stesso vale per i registri elettronici. La legge ESIGN stabilisce che ciascuna parte deve conservare i registri del contratto firmato per dimostrare che l'accordo si è effettuato.

 

Per molto tempo, le firme elettroniche sono state molto più volontarie. Negli anni tra il 2000 e il 2019, il mondo si è spostato volontariamente verso negoziazioni e lavoro a distanza.

Poi, nel 2020, una pandemia inaspettata ha colpito. Ha cambiato il modo in cui lavoriamo. Nel giro di pochi mesi, il 71% degli adulti americani ha dichiarato di lavorare da casa.

Eppure la vita—e gli affari—dovevano andare avanti. Ciò significava che la tecnologia digitale, inclusi i videoconferenze e le firme elettroniche, doveva venire alla ribalta. Ora ci sono aziende che impiegano una forza lavoro completamente remota, senza avere uno spazio ufficio fisico da poter chiamare proprio.

Queste aziende si comportano sorprendentemente bene. Aziende come Buffer, Hubstaff e Ghost sono rinomate aziende completamente remote, il che significa che anche quando hanno qualcuno che firma un contratto di lavoro, quel contratto è probabilmente un documento elettronico.

Parte del motivo per cui l'economia è riuscita a riprendersi così rapidamente dopo le chiusure COVID-19? Abbiamo già l'infrastruttura necessaria per mantenere il commercio attivo. Le persone possono firmare contratti online sapendo due cose:

• La struttura digitale necessaria per archiviare, proteggere e garantire questi contratti non è solo qui, ma esiste da anni. 
• Le persone hanno firmato documenti e contratti online dal prima che la legge ESIGN fosse in vigore, e per la maggior parte, è andato tutto bene.

COVID-19 ha cambiato le cose, tuttavia. Ha accelerato il nostro passaggio a un luogo di lavoro digitale. Anche la Federal Reserve Bank di New York, ad esempio, ha iniziato ad accettare firme elettroniche per alcuni documenti.

Le esigenze del distanziamento sociale potrebbero aver rappresentato una sfida per un'economia completamente cartacea. Ma date le possibilità che ora abbiamo con la legge ESIGN in vigore, l'economia è continuata a funzionare anche attraverso una pandemia che ha costretto la gente a rimanere nelle proprie case.

 

La legge ESIGN è qualcosa che diamo per scontato oggi. Sappiamo che facendo clic sui moduli di consenso e caricando la nostra firma, stiamo firmando qualcosa esattamente come se fossimo di persona.

E questo è un bene. Durante il COVID-19, ciò significava che le persone potevano continuare a fare affari e mantenere la distanza sociale. Significava che le persone potevano avere fiducia nella sicurezza e protezione dei loro registri elettronici.

Ma sei fiducioso con i tuoi registri elettronici?

La legge ESIGN richiede che tu debba soddisfare determinati standard per garantire che i tuoi contratti siano validi. E aiuta avere tutto in ordine - per quanto possibile automatizzato - per garantire che tu abbia tutto ciò di cui hai bisogno per rispettare la legge ESIGN.

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