È una delle transazioni commerciali più elementari al mondo, eppure sembra ancora confondere molti di noi. Stiamo parlando della firma elettronica. Ma prima che inizi a stampare PDF e a spedirli a qualcun altro, dimostrando di non essere così esperto di tecnologia come vorrebbe essere, abbiamo pensato di mettere insieme una breve guida su come gestire le firme elettroniche in modo da rendere le firme più facili da gestire .
Questa guida non sarà come le altre. Intendiamo che questo sia un "hub" per chiunque abbia bisogno di sapere come firmare un PDF, indipendentemente dalla piattaforma o dal dispositivo utilizzato. E mentre le forniremo alcune istruzioni specifiche che potrà utilizzare, le mostreremo anche i link per ottenere istruzioni più specifiche in altri luoghi.
In conclusione? Se ha bisogno di sapere come firmare elettronicamente un PDF e si trova assolutamente spaesato, è arrivato nel posto giusto. Consideri questa la sua mappa. La sua destinazione: Rendere le firme elettroniche sui PDF un gioco da ragazzi in futuro.
- Come firmare elettronicamente un PDF sul desktop
- Come firmare elettronicamente un PDF su Mac
- Come firmare elettronicamente un PDF con un dispositivo Android
- Come avviare la propria richiesta di firma elettronica
- Sa cosa sta firmando
- Utilizzo delle app di firma elettronica mobile (e prezzi)
Come firmare elettronicamente un PDF sul desktop
Inizieremo con le firme elettroniche desktop di base. Se utilizza Nitro, può utilizzare un'applicazione completamente basata sul web per allegare la sua firma a un PDF. In effetti, è così facile che non deve nemmeno modificare direttamente il PDF; può semplicemente accedere, aggiungere la sua firma e inviarlo per l'approvazione.
Tuttavia, non fa male avere qualcuno che la guidi nel processo. Supponendo che qualcuno le abbia inviato un PDF da firmare tramite Nitro, ecco come si svolgeranno i passaggi.
- Acceda alla sua e-mail. Quando qualcuno utilizza Nitro per inviarle un file PDF, può facilmente aggiungere il suo nome e l'indirizzo e-mail al documento. Questo invia automaticamente un invito. L'oggetto sarà così: "So-and-So Has Requested Your Signature". Clicchi per aprire l'e-mail. All'interno di questa e-mail, riceverà le informazioni di base, compreso chi sta richiedendo la sua firma. Vedrà anche il seguente link:
- Clicchi su "Firma il documento". Questo la porterà al link dove potrà fare il resto. Ricorda: non è necessario avere un account Nitro per poterlo fare! Se utilizza Nitro e invia dei PDF, può stare tranquillo sapendo che chiunque abbia un indirizzo e-mail e una connessione al desktop può firmarli.
- Se è abilitata l'Autorizzazione a due fattori , il prossimo passo sarà quello di inserirla. Questo dovrà essere fornito direttamente dalla persona che ha creato il PDF. Questo è strettamente opzionale, tuttavia. Si tratta di un ulteriore livello di sicurezza per chi ha un PDF che vuole mantenere particolarmente riservato.
- Dopo aver cliccato su Firma il documento, può rivedere il contratto. Da qui, la persona che ha creato il PDF dovrebbe aver creato dei campi per farle firmare (ed eventualmente datare) il contratto.
- Clicchi sui campi firma/data per inserire le sue informazioni specifiche. È completamente basato sul web e non richiede alcun software o hardware aggiuntivo.
- Clicchi su Submit quando è soddisfatto della firma e della data.
- Ecco fatto! Dopo aver inviato il contratto, riceverà anche un'e-mail di conferma con il contratto e tutte le informazioni rilevanti per i suoi archivi.
Sebbene non sia necessario un account Nitro per firmare documenti come questi online, lei può iscriversi a un account Nitro per conservare ogni contratto firmato tramite noi in una posizione comoda.
Come firmare elettronicamente un PDF su Mac
La buona notizia è che, poiché Nitro è basato sul web, non ci sono troppe differenze se utilizza un Mac. Per questo motivo, il processo è essenzialmente lo stesso, anche se ci possono essere alcune stranezze specifiche del Mac che vale la pena esaminare.
- Clicchi qui per le istruzioni specifiche per Mac sull'aggiunta di una firma elettronica a un PDF.
Come firmare elettronicamente un PDF con un dispositivo Android
Come nel caso dei Mac, può firmare un PDF con un dispositivo Android semplicemente attenendosi alle istruzioni sopra elencate.
- Clicchi qui per le istruzioni specifiche per Android sull'aggiunta di una firma elettronica a un PDF.
Come avviare la propria richiesta di firma elettronica
- Acceda a un account Nitro esistente. Avrà bisogno di un account per gestire questa operazione, in quanto ora è lei l'ideatore. Tuttavia, può utilizzare la nostra opzione Prova gratis, se desidera provare queste istruzioni senza impegnarsi ancora in un servizio a pagamento.
- Carichi il suo documento PDF. Selezioni dal cruscotto principale. Dovrà sapere dove si trova il PDF che desidera firmare. Se lo desidera, può utilizzare uno scanner per caricare un documento già cartaceo ma non archiviato elettronicamente.
- Clicchi su Richiesta di firma. Ecco dove può trovarlo nella barra degli strumenti:
- Successivamente vedrà una finestra che le permetterà di inserire due campi: nome e indirizzo e-mail. La chiave è che i destinatari non hanno bisogno di Nitro per firmare e possono firmare sia che si trovino su un Mac che su un dispositivo Android.
- Il passo successivo consiste nel mostrare ai destinatari dove devono firmare. Dopo aver inserito il nome e l'indirizzo del destinatario, noterà un menu a comparsa, come può vedere nell'immagine sottostante. Trascini il campo Firma nell'area appropriata, seguito da Data.
- Clicchi su Continua. Anche qui può personalizzare un messaggio e-mail.
- Clicchi su Richiesta di firma.
Nitro invierà quindi automaticamente la richiesta alle e-mail che ha aggiunto.
Sa cosa sta firmando
Con Nitro è facile firmare i PDF su qualsiasi dispositivo che si connetta a Internet. Quanto sopra dovrebbe testimoniare questo fatto. Tuttavia, non significa che debba ignorare ciò che sta firmando. In effetti, dovrebbe sempre dedicare del tempo a rivedere attentamente un PDF per assicurarsi che dica ciò che vuole che dica.
Dovrebbe anche sapere cosa sta creando quando aggiunge la sua firma a un documento. Ecco cosa deve sapere.
- La differenza tra una "firma elettronica" e una "firma digitale". Consideri la sua firma elettronica come la forma "Internet" della sua firma cartacea reale. Può apporre una firma elettronica a un contratto e far sì che questo sia legalmente vincolante. La "firma digitale", invece, è una chiave progettata per proteggere un documento, e potrebbe non essere quella con cui si firmano i contratti. Può trovare maggiori informazioni sulle differenze tra firma elettronica e digitale qui.
- Cosa sono gli eIDA. Non è sufficiente firmare un documento. Ha anche bisogno di un posto dove ordinare e organizzare i contratti che ha già. Gli eIDA, o sistemi elettronici di informazione e analisi dei dati, sono luoghi in cui si può fare proprio questo. È necessario accedere agli eIDA per tenere traccia in modo appropriato di tutto ciò che è stato fatto nelle sue firme, sia che lei sia l'ideatore del documento o semplicemente un firmatario.
- Le leggi ESIGN e UETA. L'E-SIGN Act, noto anche come Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, è stata la principale legislazione statunitense che, nel 2000, ha contribuito a codificare la validità delle firme elettroniche. Può trovare maggiori informazioni sulla legge E-SIGN sul nostro sito web. La Legge UETA è la Legge sulle Transazioni Elettroniche Uniformi, che è stata progettata per creare standard uniformi per le firme elettroniche e l'archiviazione di questi documenti digitali.
Utilizzo delle app di firma elettronica mobile (e prezzi)
Se firma molti documenti, ne consegue che vuole avere la massima comodità nel firmarli. Ecco perché molte persone si iscrivono alle app di firma elettronica mobile. Non appena riceve un contratto nella sua casella di posta elettronica, può accedere all'applicazione e iniziare a firmare. Queste app possono anche aiutarla a salvare i documenti e a cercarli in seguito.
Il processo è comodo perché automatizza l'archiviazione. Non deve più preoccuparsi di quale contratto vada dove. Con l'archiviazione in cloud, può avere la certezza che i suoi contratti sono là fuori, pronti per essere consultati, e ancora nella loro qualità originale.
Un'app come questa vale il prezzo? E cosa può fare un'applicazione del genere per semplificarle la vita?
Per rispondere a questa domanda, vediamo alcune delle caratteristiche che può trovare con Nitro Sign .
lineamenti
- Creare contratti in PDF
- Consentire a più utenti di firmare ogni documento / inviare contratti a più parti.
- Mantenere una traccia di audit per vedere chi ha firmato ogni documento.
- Crei il suo ordine di firma personalizzato per determinare chi firma cosa e quando.
- Strumenti rapidi per la modifica dei PDF e la creazione di una presentazione professionale per ogni contratto.
Struttura dei prezzi
- $9.99 /mese/utente (USD) per Nitro Sign Essentials: include tutte le funzioni sopra elencate.
- $19.99/mese/utente (USD) per Nitro Sign Advanced, che aggiunge le seguenti funzioni: analisi, modelli di team per la creazione di nuovi contratti, promemoria e notifiche per le persone che non hanno ancora firmato e branding personalizzato per migliorare l'aspetto professionale.
- $29.99/mese/utente (USD) per Nitro Sign Enterprise, che include tutto quanto sopra e aggiunge le seguenti funzioni: firma in blocco, integrazioni con Microsoft Word e SharePoint e autenticazione a due fattori per una maggiore sicurezza.
La buona notizia di tutto questo? Non è necessario che lo faccia bene la prima volta. Se si iscrive a una prova gratuita di Nitro, può testare tutto prima di inviare il primo contratto da firmare.
