Panoramica
Cosa devo sapere sulla legislazione in materia di firma elettronica in Italia?
In qualità di membro dell'Unione Europea, l'Italia aderisce al regolamento sui servizi di identificazione elettronica, autenticazione e fiducia (eIDAS) che definisce la struttura giuridica per l'identificazione elettronica, le firme, i sigilli e i documenti.
Sebbene l'eIDAS sia applicato in tutta l'UE, molti paesi implementano ancora le proprie normative locali per disciplinare le firme elettroniche. Il Codice dell'amministrazione Digitale (CAD) regola anche l'uso delle firme elettroniche in Italia.
Come viene definita la firma elettronica?
Il regolamento eIDAS definisce tre tipi di firme elettroniche:
Firma elettronica semplice o standard (SES)
Questo tipo di firma è generalmente definito come dati in forma elettronica che sono allegati o logicamente associati ad altri dati in forma elettronica e che vengono utilizzati da un firmatario per firmare. Si tratta di una forma elettronica di firma che il firmatario applica a un documento come prova della sua intenzione di firmare.
Firma Elettronica Avanzata (AES)
Una firma elettronica avanzata è una firma elettronica standard che soddisfa i seguenti requisiti:
- È collegato in modo univoco al firmatario.
- È in grado di identificare il firmatario.
- Viene prodotta utilizzando i dati di creazione della firma elettronica che il firmatario può utilizzare, con un elevato livello di fiducia, sotto il suo esclusivo controllo.
- È collegato ai dati firmati in modo tale che qualsiasi modifica successiva dei dati sia rilevabile.
Firma elettronica qualificata (QES)
Una firma elettronica qualificata è una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di firme elettroniche qualificate e si basa su un certificato qualificato per le firme elettroniche.
Quali sono alcuni esempi di casi d'uso della firma elettronica?
Di seguito sono riportati alcuni esempi di documenti che generalmente possono essere firmati elettronicamente.
- Finanza: Moduli di consenso, contratti di intermediazione, richieste di prestito, dichiarazioni finanziarie, moduli fiscali, aperture di conti, rendiconti finanziari, controversie sulle transazioni e documenti di sottoscrizione.
- Risorse umane: Contratti di lavoro, pratiche di inserimento, accordi di non divulgazione, politiche aziendali, lettere di offerta e accordi di licenziamento.
- Vendite: Conferme d'ordine, fatture, contratti di vendita, preventivi, proposte, contratti di servizio, contratti con i partner e termini e condizioni.
- Beni immobili: Contratti di acquisto, addendum contrattuali, contratti di agenzia, perizie, divulgazioni, contratti di locazione e leasing, documenti ipotecari e titoli e atti.
- Legale: Documenti di conformità, accordi di riservatezza, rapporti con i clienti e gli stakeholder, lettere di incarico e accordi di prosecuzione dello studio.
Ci sono delle eccezioni per quanto riguarda l'applicazione delle firme elettroniche?
- Testamenti e codicilli
- Trust creati da testamenti
- Atti
- Documenti del tribunale
- Contratti di prestito al consumo
- Contratti di cessione di beni aziendali
- Documenti relativi a divorzio, adozione e diritto di famiglia
- Contratti relativi all'acquisto, al trasferimento o ai diritti di proprietà immobiliare
- Accordi transattivi relativi a controversie sul trasferimento di immobili o sulla cessione di beni aziendali
Risorse
- Identificazione elettronica, autenticazione e servizi fiduciari (eIDAS): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2014.257.01.0073.01.ENG
- Codice Dell'amministrazione Digitale: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82