Sapeva che ci sono molti modi per firmare un documento? Certo, può usare una penna a inchiostro per scrivere il suo nome o un timbro per verificare la sua approvazione su un contratto. Questi metodi di firma rientrano nella categoria della "firma umida", così chiamata per l'inchiostro umido utilizzato per crearla.
Negli ultimi decenni le firme elettroniche sono state ampiamente adottate. Tuttavia, ci sono molti sottoinsiemi di firme elettroniche. Quando riceve un contratto o un documento che richiede la sua firma, sta utilizzando una firma elettronica, una firma digitale o una firma s? Di seguito analizziamo le differenze, le somiglianze e il modo in cui può rendere la firma per lei, i suoi dipendenti e i suoi clienti un processo senza soluzione di continuità, utilizzando le funzionalità di Nitro Sign.
Che cos'è una firma s?
La firma s è una forma di firma elettronica che sostituisce legalmente la firma su un documento senza doverla effettivamente apporre. O, in parole più semplici, per creare una firma s, dovrà digitare il suo nome sulla riga di un documento utilizzando una barra in avanti su entrambi i lati, senza spazi tra il nome e le barre. Poi digiterà il suo nome sotto la firma s. Invece di usare il dito per scarabocchiare la sua firma elettronicamente, come farebbe con una macchina per carte di credito, racchiuderà la sua firma dattiloscritta tra le barre che fungono da firma ufficiale.
Affinché una firma s sia valida:
- Si assicuri di spazializzare correttamente la firma.
- Verifichi la presenza di una punteggiatura corretta, come le barre, le linee e i punti nella sua firma.
- Utilizzi lettere, numeri arabi o una combinazione di entrambi nella sua firma.
- Si assicuri di stampare o digitare il suo nome sul lato destro della sua firma o appena sotto.
Perché utilizzare una firma S?
L'utilizzo della firma s consente agli enti governativi e alle aziende di evitare i ritardi dovuti all'attesa della ricezione di documenti cartacei con firma autografa. Le firme conformi consentono a chiunque di firmare elettronicamente i documenti e di restituirli alle parti interessate in modo più tempestivo. L'uso della firma s può anche eliminare la necessità di stampare, firmare e scansionare i documenti.
Che cos'è una firma conforme?
Sebbene le tradizionali doppie barre siano accettabili e il tipo preferito di firma s, esistono anche altre forme di firma s. Una firma conforme rientra nell'ambito delle s-firme (e quindi anche delle eSignature). Per creare una firma conforme, dovrà semplicemente digitare il suo nome con un /s/ prima di esso. Il nome firma s deriva dallo stile di firma conformato. Ad esempio, se utilizza una firma conforme, firmerà il suo nome come /s/ John B. Doe.
Quando si usa una firma S?
Le firme S sono un modo conveniente per firmare e autenticare in modo sicuro un documento legalmente vincolante. Piuttosto che aspettare una firma a umido, le s-firme aiutano a snellire l'intero processo di firma, eliminando quei punti dolenti del flusso di lavoro. Le situazioni in cui può utilizzare una firma s sono le seguenti:
Scopi legali
I documenti del tribunale, esclusi i documenti come adozioni, testamenti, trust, pignoramenti, sfratti e trasferimenti di utenze, possono accettare la firma s. Alcuni circuiti federali e tribunali distrettuali consentono agli avvocati di firmare grandi quantità di documenti tramite la firma s.
Agenzie federali
Enti governativi come la Federal Trade Commission , U.S. Patent and Trademark Office , e la Federal Communications Commission accettano tutti la firma s in molti casi, soprattutto quando si tratta di depositare brevetti e invenzioni.
Tenga presente che prima di firmare o inviare qualsiasi documento, dovrà familiarizzare con le regole di firma s dell'agenzia governativa o del tribunale con cui sta lavorando.
Esempi di firma S
Sebbene diverse professioni possano utilizzare la firma s, l'Ufficio Brevetti e Marchi degli Stati Uniti offre una guida tra le più complete per quanto riguarda i formati accettabili di firma s. Come per qualsiasi firma elettronica, dovrà stabilire in che modo firmare un documento per renderlo valido.
Il modo corretto di firmare un documento utilizzando la firma s
- Spazi tra le barre in avanti e il nome con il nome del firmatario digitato sotto la firma s: / John B. Doe / -------
John B. Doe
- Non ci sono spazi tra gli slash e non ci sono righe sotto la firma. Il nome digitato sotto la firma s rimane:
/John B. Doe/
John B. Doe
- Firma dattiloscritta all'interno delle barre con il nome fuori a lato: /John B. Doe/ John B. Doe
- Firma dattiloscritta all'interno di barre in un carattere scripted sulla riga, con il nome sotto: /John B. Doe /------------
John B. Doe
- Il nome in alto con la firma s situata sotto la linea:
John B. Doe _________
/John B. Doe/
- La firma S tra gli slash senza spazi e il nome sul lato destro:
/John B. Doe/ John B. Doe
Legalità delle firme s
Due enti principali regolano le firme elettroniche negli Stati Uniti:
Legge sulle transazioni elettroniche uniformi: Emanata nel 1999, la UETA conferisce agli Stati la giurisdizione di decidere se un documento firmato elettronicamente è valido. Attualmente, quasi tutti gli Stati, Porto Rico, le Isole Vergini Americane e Washington, D.C., rientrano nell'UETA. Considerare un documento legale e valido ai sensi dell'UETA:
- Tutte le parti devono intendere per firmare elettronicamente il documento.
- Tutte le parti devono acconsentire a condurre affari per via elettronica.
Legge sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale: Nota anche come ESIGN, questa legge federale è entrata in vigore nel 2000. Con il panorama tecnologico in continua evoluzione, il Senato degli Stati Uniti ha presentato un disegno di legge alla fine di 2020 per modernizzare la legge, abrogando parte del linguaggio originale. ESIGN adotta essenzialmente i principi fondamentali dell'UETA a livello federale. Oltre all'intento e al consenso, i regolamenti di ESIGN includono:
- Verifica che stia utilizzando la firma s con un documento specifico.
- Conservare e riprodurre qualsiasi documento firmato da S, nel caso in cui tutte le parti richiedano delle copie.
Tenga presente che mentre molti Stati, tra cui Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, New York e Utah, consentono la firma s e la firma conforme, altri Stati richiedono ancora la firma a inchiostro umido su alcuni documenti. E anche gli Stati che consentono la firma s possono avere alcune restrizioni e situazioni in cui richiedono una firma originale.
Domande frequenti sulle firme s
Posso utilizzare una casella di firma s per digitare il nome di qualcun altro?
No. Solo il firmatario previsto del documento può utilizzare una firma conforme o un'altra firma s.
Cosa succede se ho il permesso di firmare un documento per conto di qualcuno?
Inserisca il prefisso "p.p." prima del nome del firmatario per indicare che ha ottenuto il permesso di firmare elettronicamente il documento.
Cosa significa il /s/ posto prima di una firma digitale?
La "s" racchiusa tra gli slash indica che la persona sta utilizzando una firma s per firmare il documento.
Creare firme s con Nitro Sign
Che si tratti di documenti legali federali e statali, di depositare documenti di brevetto o di vendere la sua vecchia casa, può migliorare i suoi flussi di lavoro sfruttando la potenza delle funzionalità di eSigning di Nitro. Nitro PDF Pro, ad esempio, le offre funzionalità di s-signing con una potente protezione tramite password. Con Nitro Sign , lei può:
- Creare e caricare le firme s e le firme conformate.
- Firma in blocco i documenti in pochi secondi.
- Collabora ai documenti per creare un flusso di lavoro più fluido.
- Traccia un documento attraverso l'intero processo di firma.
- Aggiunga il marchio della sua entità a qualsiasi documento che richieda una firma s.
- Invii richieste di firma elettronica illimitate .
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