Cosa sapere sulle firme umide

L'adozione fulminea della tecnologia, insieme all'attuale pandemia di COVID-19 e all'innalzamento del lavoro a distanza, ha accelerato la trasformazione delle firme umide in firme elettroniche o digitali. Ci sono ancora casi, tuttavia, in cui sono richieste firme umide su documenti. Ecco tutto quello che deve sapere sulle firme umide: cosa sono, quando utilizzare una firma a inchiostro umido, come inserire le firme nei PDF e come le piattaforme di produttività come Nitro Sign possano aiutare a rendere i processi operativi più efficienti.

John Hancock, autografo, firmare sulla linea punteggiata: ogni volta che mette la penna su carta per firmare un documento, sta usando una firma umida o una firma a inchiostro umido. Il termine deriva dall'espressione "aspettare che l'inchiostro" si asciughi sulla carta. Una firma umida non deve necessariamente essere un nome firmato, tuttavia. Le firme umide possono includere iniziali, una "X", un simbolo timbrato, un'impronta digitale inchiostrata o qualche altra forma fisica di firma.

Infatti, il Codice Commerciale Uniforme, o UCC, che governa tutte le transazioni commerciali negli Stati Uniti, afferma: "Una firma può essere effettuata manualmente o tramite un dispositivo o macchina, e con l'uso di qualsiasi nome, incluso un nome commerciale o presunto, o tramite una parola, segno o simbolo eseguiti o adottati da una persona con l'intenzione attuale di autenticare un documento."

Una firma umida richiede qualche tipo di penna, solitamente riempita con inchiostro nero, o un timbro con le sue iniziali, firma o altro sigillo approvato. Per creare una firma a inchiostro umido basta firmare un documento stampato o fotocopiato in corsivo, iniziare o timbrare il documento negli spazi designati.

Tuttavia, è possibile trasferire firme umide a un PDF se un documento lo consente. Quando utilizzi Nitro Sign, ecco come aggiungerai la tua firma umida al modulo o documento:

• Scegliere il documento che desideri firmare.
• Aprire il documento in Nitro. 

• Selezionare Home e fare clic sull'icona Firmare rapidamente nella barra degli strumenti superiore. Da lì, avrai alcune opzioni per aggiungere una firma: 

  • L'opzione Scritta a mano consente di digitare il proprio nome e generare una firma scritta a mano nel documento. 
  • Da File le dà la possibilità di caricare una firma umida da un'immagine scansionata o un file jpeg. 
  • Se scegli Disegnare, potrai essenzialmente firmare elettronicamente il documento utilizzando il cursore. 
  • WebCam utilizza la fotocamera del computer per scattare una foto della tua firma a inchiostro umido.
• Una volta creata la tua firma, seleziona OK.
• Posizionare la firma sulla linea del documento, ridimensionare se necessario e selezionare Applica.
• Inviare il documento ad altri firmatari dove applicabile.  

Queste istruzioni passo-passo saranno simili se stai utilizzando altri lettori PDF o moduli elettronici compilabili.

In generale, il tipo di documento e le istruzioni dell'altra parte stabiliranno se utilizzerai o meno una firma a inchiostro umido. Sebbene le firme elettroniche digitali siano diventate un modo comune di firmare documenti, in particolare nelle moderne aziende, è richiesta una firma umida in due casi principali:

• Si utilizzerà una firma umida se entrambe le parti non acconsentono a firme elettroniche o digitali. 
• Utilizzare una firma umida quando richiesta dalla legge. Ad esempio, le procedure giudiziarie, gli sfratti, le adozioni, i documenti di divorzio e di custodia richiedono tutti firme umide di persona. Un cambiamento nelle polizze di assicurazione sanitaria e vita, come ad esempio una cancellazione, richiede anche firme umide, così come le modifiche a testamenti e trust. Anche il trasporto di materiali pericolosi si basa su firme a inchiostro umido. 

Una firma elettronica, anche chiamata eSignature, è ampiamente utilizzata in vari settori che vanno dalla medicina e costruzione al commercio al dettaglio e tecnologia dell'informazione. Le firme digitali sono un tipo di eSigning che fondamentalmente garantisce un documento attraverso tecniche di crittografia e certificati di sicurezza.

Una firma elettronica può essere un'immagine, un simbolo, riconoscimento delle impronte digitali, clic su una casella, suono verbale, PIN o un nome digitato in un contratto o un accordo. Come i loro omologhi a inchiostro umido, le eSigning sono legalmente vincolanti. Nel 2000, la Legge sulla firma elettronica negli Stati Uniti in commercio globale e nazionale (ESIGN) stabilì linee guida per le firme elettroniche, che rimangono lo standard oggi. Simile nelle linee guida e nella regolamentazione all'ESIGN, una legge del 1999 Uniform Electronic Transaction Act (UETA) stabilisce standard eSignature che rientrano nella competenza di ciascuno Stato. Quarantasette stati, Washington D.C. e gli Stati Uniti. Le Isole Vergini hanno adottato l'UETA.

Con sede a Sydney, Australia, la società di logistica Pacific National cercava una soluzione economica che fornisse a tutti i 3.500 dipendenti strumenti di produttività PDF e capacità di eSigning. Prima di passare a Nitro PDF Pro nel 2014, più dell'85% dei lavoratori della conoscenza di Pacific National stampavano documenti per firmarli fisicamente e condividerli, un enorme spreco di efficienza e un freno al flusso di lavoro.

I dipendenti di Pacific National operano da oltre 90 sedi in tutto il paese, e la sfida era trovare una soluzione che si integrasse meglio con la piattaforma software desktop Citrix. Il compito monumentale di implementare nuovi processi eSign richiedeva molta collaborazione con il team di successo di Nitro per eseguire una transizione fluida. La soluzione Nitro PDF Pro si inserisce nel framework software aziendale esistente e oggi ogni utente e dispositivo è dotato della piattaforma eSign e PDF di Nitro.

Scopri di più su come Pacific National ha effettuato il passaggio per estendere le licenze Nitro ai suoi migliaia di dipendenti in tutta l'Australia.

A fine 2020, McConnell Dowell cercava un modo per ridurre le spese di licenza e i costi di stampa e fotocopia in tutto il business. La società di costruzione creativa con sede a Victoria, in Australia, conta più di 2.500 dipendenti e costruisce asset iconici, impianti e infrastrutture in tutto il mondo. Per facilitare maggiore collaborazione globale e più facilmente eseguire contratti firmati, i dipendenti di McConnell Dowell avevano bisogno di una soluzione software aziendale che fosse economica e facile da usare.

Quando hanno effettuato il passaggio da Adobe a Nitro, il dipartimento IT di McConnell Dowell ha lavorato a stretto contatto con il team di Nitro per identificare i casi all'interno della società di costruzione che avrebbero beneficiato della soluzione di eSigning illimitata, riducendo così la necessità di costose stampe. Nel suo primo anno, McConnell Dowell ha ridotto i suoi costi di licenza e stampa fino al 50%.

Scopri di più su come McConnell Dowell ha risparmiato molto facendo il passaggio a Nitro.

Seppur le firme umide verranno comunque utilizzate in alcune circostanze, le eSignature possono ridurre significativamente i costi della carta, consentire ai flussi di lavoro della vostra azienda di funzionare in modo più fluido e dare a Lei e ai Suoi dipendenti la capacità di creare eSignature da qualsiasi dispositivo.

È pronta a compiere i primi passi verso una trasformazione digitale dei documenti nella Sua azienda? Che Lei sia un individuo, una piccola impresa, una catena nazionale o un ente globale, può trarre vantaggio e benefici dalla transizione verso strumenti digitali senza carta e capacità di eSigning. Nitro Productivity Platform bundles Nitro PDF Pro and Nitro Sign Essentials to give you a powerful combination of PDF productivity and unlimited eSigning.

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