Il tuo software di firma elettronica è un pilastro della tua produttività, quindi il pensiero di cambiare fornitore probabilmente ti dà visioni di caos e tempi di inattività. Ma con il giusto fornitore di eSign, può essere una migrazione fluida e senza interruzioni al software che alla fine trasforma la tua efficienza, migliora l'esperienza di utenti e clienti e riduce i costi.
Questa guida passo passo ti aiuterà a pianificare un passaggio pulito a un fornitore di eSign migliore, evitando al contempo qualsiasi interruzione operativa.
Passaggio 1: valuta dove la tua attuale soluzione di firma elettronica non è all'altezza
Valutare le carenze della tua attuale soluzione eSign è l'unico modo per identificare le funzionalità che desideri e di cui hai bisogno in una nuova. Ad esempio, la tua soluzione attuale non si integra con determinati strumenti, aggiungendo complessità al tuo stack IT? Soddisfa i vostri standard di sicurezza eSign o i requisiti normativi? O forse i tuoi utenti semplicemente non lo useranno perché è troppo difficile e ingombrante. Queste informazioni informeranno il tuo prossimo passaggio: i requisiti per una nuova soluzione eSign e un nuovo fornitore.
Passaggio 2: definire i requisiti per una nuova soluzione eSign
Fai un elenco dei requisiti per il tuo nuovo software eSign in modo da poter valutare facilmente le caratteristiche e le capacità dei fornitori e delle loro soluzioni. È fondamentale includere quanto segue nell'elenco per garantire una migrazione senza interruzioni:
- Supporto dedicato alla gestione delle modifiche: La gestione delle modifiche dovrebbe essere parte integrante dell'offerta eSign del tuo fornitore. Il fornitore dovrebbe essere in grado di delineare chiaramente il modo in cui supporterà la tua transizione, formerà i tuoi team, risponderà ai problemi e comunicherà.
- Una prova gratuita o un programma business pilot: Devi provare una nuova soluzione eSign prima di investire. Prendi in considerazione solo eSign soluzioni che ti consentono di partecipare a una prova gratuita o offrono programmi pilota per team e organizzazioni più grandi. Ciò rende anche la transizione più semplice se si decide di implementare la soluzione.
- Integrazione con i tuoi sistemi esistenti: Evita eSign strumenti che si aggiungeranno semplicemente al tuo stack IT e non funzioneranno bene con il tuo software esistente.
- Conformità e sicurezza: Al giorno d'oggi non sono negoziabili protocolli e politiche di sicurezza informatica solidi e il fornitore di eSign deve garantire che la vostra organizzazione sarà protetta e conforme.
Le organizzazioni globali scelgono Nitro come fornitore di firma elettronica preferito per tutti questi motivi e altro ancora. Sviluppiamo una comprensione approfondita delle esigenze dei nostri clienti durante la fase pilota, in modo che il passaggio a Nitro sia semplice. Prendilo da mozzeno, che ora elabora 60,000 firme elettroniche conformi all'anno con Nitro.
"La comprensione di Nitro delle esigenze di mozzeno ha portato a un'implementazione strategica su misura per le nostre sfide uniche".
Frédéric Dujeux, co-fondatore di mozzeno
Passaggio 3: partecipare a un programma pilota, se possibile
Testare il tuo nuovo software eSign con un programma pilota è un modo eccellente per consentire ai tuoi team di provare la soluzione e monitorare il tuo ROI prima di prendere una decisione. Non solo ti assicura di fare la scelta giusta, ma ti dà il tempo di risolvere eventuali domande o aggiustamenti con il tuo nuovo fornitore. Utilizza la fase pilota per testare scenari reali in cui hai bisogno dello strumento eSign e raccogliere feedback onesti dagli utenti.
Non solo stai testando le funzionalità e le capacità del software, ma stai anche testando il loro supporto e l'esperienza nella gestione delle modifiche. Al termine del progetto pilota, il fornitore dovrebbe essere in grado di eseguire la migrazione completa alla soluzione in modo più rapido e semplice, poiché la maggior parte dei requisiti e delle esigenze di personalizzazione sarà già in atto.
Passaggio 4: Implementare la nuova soluzione eSign
Sebbene l'implementazione di una nuova soluzione possa essere il passo più spaventoso per molte organizzazioni, il fornitore di eSign dovrebbe fornire un processo documentato e una comunicazione diretta durante l'implementazione. Nitro ha perfezionato questo processo per i nostri clienti utilizzando una metodologia collaudata. Puoi fare affidamento sui nostri specialisti altamente qualificati e reattivi per assicurarti di riscontrare interruzioni minime o nulle nei tuoi flussi di lavoro e operazioni quotidiane. Dovresti iniziare a vedere rapidamente il ROI della tua nuova soluzione eSign .
"L'integrazione della soluzione di Nitro per le firme digitali è avvenuta senza problemi. Solo 24 ore dopo la nostra decisione, la soluzione è stata completamente rinominata Four & Five ed è stata pronta per l'uso".
Anneleen Vander Elstraeten, Managing Partner di Four & Five
Passaggio 5: Forma e supporta il tuo team
La formazione deve essere facile, rapida e indolore per gli utenti, altrimenti non massimizzeranno il valore della nuova soluzione. I tuoi team dovrebbero ricevere formazione e supporto con risorse approfondite in modo che sia i principianti che i eSign professionisti utilizzino efficacemente lo strumento e siano entusiasti di come li aiuterà nelle loro attività quotidiane.
Nitro offre una formazione completa e un supporto personalizzato, oltre ad analisi in tempo reale per aiutarti a monitorare l'utilizzo e il ROI delle nostre soluzioni PDF ed eSign. È possibile visualizzare i tassi di adozione degli utenti e i miglioramenti della produttività dopo l'implementazione. Il nostro team di supporto 24/7 è sempre a disposizione per qualsiasi risoluzione dei problemi o domanda.
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"L'esperienza di Nitro ci ha permesso di integrare perfettamente le firme elettroniche all'interno della nostra piattaforma digitale. Ci ha aiutato a risparmiare tempo per i nostri clienti e dipendenti, a migliorare la nostra offerta digitale e a offrire un'esperienza utente superiore".
Maxim D'Hoogh, Product Manager di Degroof Petercam
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