Il tuo software di firma elettronica è un pilastro della tua produttività, quindi il pensiero di cambiare fornitore probabilmente ti dà visioni di caos e tempi di inattività.
Ma con la giusta piattaforma di firma elettronica, può essere una migrazione fluida e senza interruzioni a un software che trasforma la tua efficienza, migliora l'esperienza di utenti e clienti e riduce i costi.
Questa guida passo passo ti aiuterà a pianificare un passaggio pulito a un fornitore di eSign migliore, evitando al contempo qualsiasi interruzione operativa.
Passaggio 1: valuta dove la tua attuale soluzione di firma elettronica non è all'altezza
Valutare le carenze della tua attuale soluzione eSign è l'unico modo per identificare le funzionalità che desideri e di cui hai bisogno in una nuova.
Per esempio:
- La tua soluzione attuale non si integra con determinati strumenti, aggiungendo complessità al tuo stack IT?
- Soddisfa i vostri standard di sicurezza eSign o i requisiti normativi?
- O gli utenti semplicemente non lo useranno perché è troppo difficile e ingombrante?
Queste informazioni indirizzeranno il tuo prossimo passo: i requisiti per una nuova soluzione eSign e un nuovo fornitore.
Passaggio 2: definire i requisiti per una nuova soluzione eSign
Fai un elenco dei requisiti per il tuo nuovo software eSign in modo da poter valutare facilmente le caratteristiche e le capacità dei fornitori e delle loro soluzioni. È fondamentale includere quanto segue nell'elenco per garantire una migrazione senza interruzioni:
- Supporto dedicato alla gestione delle modifiche: La gestione delle modifiche dovrebbe essere parte integrante dell'offerta eSign del tuo fornitore. Il fornitore dovrebbe essere in grado di delineare chiaramente il modo in cui supporterà la tua transizione, formerà i tuoi team, risponderà ai problemi e rimarrà comunicativo.
- Una prova gratuita o un programma business pilot: Devi provare prima di acquistare. Prendi in considerazione solo eSign soluzioni che ti consentono di partecipare a una prova gratuita o offrono programmi pilota per team e organizzazioni più grandi. Ciò rende anche la transizione più semplice se si decide di implementare la soluzione.
- Integrazione con i tuoi sistemi esistenti: Evita eSign strumenti che si aggiungeranno semplicemente al tuo stack IT e non funzioneranno bene con il tuo software esistente.
- Conformità e sicurezza: Protocolli e politiche di sicurezza informatica solidi non sono negoziabili e il fornitore di eSign dovrebbe garantire che la tua organizzazione sarà protetta e conforme.
Le organizzazioni globali scelgono Nitro come fornitore di firma elettronica preferito per tutti questi motivi e altro ancora.
Sviluppiamo una comprensione approfondita delle esigenze dei nostri clienti durante la fase pilota, in modo che il passaggio a Nitro sia semplice. Prendilo da mozzeno, che ora elabora 60,000 firme elettroniche conformi all'anno con Nitro.
"La comprensione di Nitro delle esigenze di mozzeno ha portato a un'implementazione strategica su misura per le nostre sfide uniche".
Frédéric Dujeux, co-fondatore di mozzeno
Passaggio 3: partecipare a un programma pilota, se possibile
Come accennato in precedenza, testare il tuo nuovo software eSign con un programma pilota è un modo eccellente per consentire ai tuoi team di provare la soluzione e monitorare il tuo ROI prima di prendere una decisione.
Non solo ti assicura di fare la scelta giusta per i tuoi soldi, ma ti dà il tempo di risolvere eventuali domande o aggiustamenti con il tuo nuovo fornitore. Utilizza la fase pilota per testare scenari reali in cui hai bisogno dello strumento eSign e raccogliere feedback onesti dagli utenti.
Al termine del progetto pilota, il fornitore dovrebbe essere in grado di eseguire la migrazione completa alla soluzione in modo più rapido e semplice, poiché la maggior parte dei requisiti e delle esigenze di personalizzazione sarà già in atto.
Passaggio 4: Implementare la nuova soluzione eSign
Sebbene l'implementazione di un nuovo software possa essere il passo più spaventoso per molte organizzazioni, il fornitore di eSign deve fornire un processo documentato e una comunicazione diretta durante l'implementazione.
Nitro ha perfezionato questo processo per i nostri clienti utilizzando una metodologia collaudata. Puoi fare affidamento sui nostri specialisti altamente qualificati e reattivi per assicurarti di riscontrare interruzioni minime o nulle nei tuoi flussi di lavoro e operazioni quotidiane.
"L'integrazione della soluzione di Nitro per le firme digitali è avvenuta senza problemi. Solo 24 ore dopo la nostra decisione, la soluzione è stata completamente rinominata Four & Five ed è stata pronta per l'uso".
Anneleen Vander Elstraeten, Managing Partner di Four & Five
Passaggio 5: Forma e supporta il tuo team
La formazione deve essere facile, rapida e indolore per gli utenti, altrimenti non massimizzeranno il valore della nuova soluzione.
Il tuo personale dovrebbe ricevere formazione e supporto con risorse approfondite in modo che sia eSign i principianti che i professionisti utilizzino efficacemente lo strumento e siano entusiasti di come li aiuterà nelle loro attività quotidiane.
Nitro offre una formazione completa e un supporto personalizzato, oltre ad analisi in tempo reale per aiutarti a monitorare l'utilizzo e il ROI delle nostre soluzioni PDF ed eSign.
Visualizza i tassi di adozione degli utenti e visualizza i miglioramenti della produttività dopo l'implementazione e ottieni assistenza 24/7 con un team di supporto qualificato sempre a disposizione per qualsiasi risoluzione dei problemi o domanda.
Inizia la tua transizione senza problemi verso il successo eSign con Nitro
Se stai esplorando la possibilità di cambiare eSign soluzioni, unisciti alle migliaia di organizzazioni in tutto il mondo che preferiscono la comprovata gestione del cambiamento di Nitro, il successo dedicato dei clienti e la formazione e il supporto superiori. Siamo qui per aiutarti ad accelerare la tua trasformazione digitale.
"L'esperienza di Nitro ci ha permesso di integrare perfettamente le firme elettroniche all'interno della nostra piattaforma digitale. Ci ha aiutato a risparmiare tempo per i nostri clienti e dipendenti, a migliorare la nostra offerta digitale e a offrire un'esperienza utente superiore".
Maxim D'Hoogh, Product Manager di Degroof Petercam
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