Hoe een PDF te annoteren op Mac

Soms hoeft u geen directe wijzigingen in een PDF aan te brengen, maar moet u wel enkele opmerkingen achterlaten.

De "Markup"-werkbalk is een mooie oplossing voor een team dat samen aan een PDF moet werken. Maar hoe kunt u een PDF annoteren met andere tools die de samenwerking nog makkelijker maken? Laten we de specifieke stappen hieronder bekijken.

Laten we beginnen met het definiëren van een annotatie. Dit is elk soort opmerking, object of markering die de PDF aanvullend maakt voor uw referentie. En de meest voor de hand liggende stijl van annotatie is gewoon het toevoegen van een tekstuele opmerking aan een PDF, op dezelfde manier als u misschien een opmerking in Word of een Google Doc zou toevoegen. Hier is hoe u dit doet.

• Open Nitro PDF Pro for Mac. Klik op de Down Arrow naast de Annotate-knop om de werkbalk voor het annoteren van uw document weer te geven.
• Selecteer de Text-tool.
• U heeft nu de optie om een tekstvak in te voegen.

• U heeft hier twee opties. Klik ergens op de pagina om een tekstvak in te voegen. U zult merken dat wanneer u begint met typen, het vak automatisch zal uitbreiden om aan de tekst die u hebt te voldoen. Of u kunt klikken en slepen om een tekstvak met een specifieke grootte te maken. In dit geval zal de software de tekst naar de grootte van het vak terugspringen.

Dit is een eenvoudige manier om rechtstreeks tekst aan uw PDF toe te voegen. Maar houd er rekening mee dat als u niet wilt interfereren met de tekst zelf, u misschien eerder een opmerking wilt invoegen.

Een opmerking wordt geleverd met een opvouwbaar tekstvak, met een kleine indicatie in de PDF dat er een opmerking te lezen is. Dit is geweldig voor iedereen die een PDF wil delen zonder met de inhoud te interfereren. Geïnteresseerde lezers kunnen uw annotaties controleren zonder dat die annotaties veel lege ruimte binnen de PDF bedekken. Hier is hoe u ze aan uw document toevoegt.

• Open opnieuw Nitro Sign. Klik op de pijl naar beneden naast de knop Annoteren om de werkbalk voor het annoteren van uw document weer te geven.
• Selecteer de Notities-tool in plaats van de Tekst-tool.
• Met de Notities-tool ingeschakeld, kunt u nu op de PDF klikken waar u uw opmerking wilt plaatsen. (Maak u geen zorgen; u kunt de positie van de opmerking later altijd gewoon wijzigen door te klikken en te slepen). De opmerking wordt ingevoegd als een klein pictogram dat aan een opvouwbaar tekstvenster is bevestigd. Iedereen die de opmerking wil lezen, kan simpelweg het venster uitvouwen en lezen.
• Het is aan u of u de opmerking wilt verbergen (laat deze ingeklapt) of onthullen (laat deze uitgeklapt). Dit is een stylistische keuze van uw kant.
• Als u de naam op de opmerking moet aanpassen, gaat u naar Voorkeuren > Bewerken > Naam en bewerkt u de auteursnaam van de opmerking.

Natuurlijk is een van de beste redenen om annotaties te gebruiken als u het document deelt en samenwerkt aan hoe het eruit zou moeten zien. Naarmate een PDF tussen collega's en medewerkers wordt doorgegeven, moet u opmerkingen en feedback achterlaten. Of u moet misschien feedback en opmerkingen controleren voordat u de PDF zelf bewerkt.

De Opmerkingen-tool is een nuttige manier om te reageren op de ontwikkeling van een PDF zonder te interfereren. Het zal iedereen ook helpen om op dezelfde pagina te blijven, aangezien ze weten wie over wat commentaar levert en wat er gedaan moet worden om het definitieve PDF te corrigeren.

• Herhaal de eerste stap hierboven: klik op de pijltje omlaag naast Annoteren in de werkbalk om de juiste tools te onthullen.
• Deze keer selecteert u de Opmerkingen tool.
• Met de Opmerkingen tool ingeschakeld, klikt u op de plek op de pagina waar u uw opmerking wilt plaatsen. Klik en sleep om de opmerking te grootte te geven wanneer u deze plaatst; dit kan wat aanpassing vergen om eraan te wennen hoe het werkt.
• Met uw opmerking geplaatst in het PDF-document, kunt u op de tekst typen. Voilà! Uw opmerking wordt direct ingevoegd.

Een verdere opmerking: als u het Wijzig of Tekst selecteren gereedschap gebruikt, kunt u nog steeds dubbelklikken op een opmerking om deze te bewerken. U hoeft niet altijd met het Opmerking-gereedschap te werken om opmerkingen die u al hebt geplaatst te bewerken.

Het zal op een gegeven moment gebeuren: u moet een probleem (vriendelijk, natuurlijk) binnen een PDF aanduiden om iets onder de aandacht te brengen. Het is genoeg eenvoudig om dat te doen in online samenwerkingsinstrumenten; waarom zou het ook niet eenvoudig moeten zijn om dit in een PDF te doen? Met Nitro Sign kan het zo zijn:

• Binnen Nitro herhaalt u dezelfde stap in de andere processen door op de pijltje omlaag naast de Annoteren-knop te klikken om de tools te onthullen.
• Selecteer de Callout tool.
• Klik, zoals eerder, op de plek op de pagina waar u uw callout-tekstvak wilt plaatsen.
• Plaats de callout. U kunt nu klikken en slepen de grootte-handvatten om de tekstvak naar uw specificaties te wijzigen.
• Klik en sleep de eindpunten om de kijkers naar de “leiderlijn” te leiden. Dit creëert een pijl naar de specifieke locatie op de pagina waarover u spreekt.
• Als u de callout moet bewerken, selecteer dan het Wijzig-gereedschap en klik op de callout. U kunt het Wijzig gereedschap gebruiken om de doos die u heeft gemaakt opnieuw te plaatsen of de grootte te wijzigen.

Wat gebeurt er als u een callout hebt geplaatst, maar deze moet verplaatsen?

• Deselecteer de callout. U kunt dit eenvoudig doen door ergens op de pagina te klikken.
• Als u de Command-toets ingedrukt houdt terwijl u het Wijzig-gereedschap gebruikt, kunt u nu de hele callout naar een andere locatie selecteren en slepen. Opmerking: uw callout blijft bewaard zoals u het heeft geschreven; u verplaatst het gewoon.
• Command-toets los om het te plaatsen. U kunt nu de individuele componenten van de callout bewerken, net zoals u dat voorheen kon.

• Soms kunt u uw feedback niet adequaat uitdrukken in geschreven woord. Het kan gemakkelijker voor u zijn om gewoon een geluidsbestand van uzelf te uploaden dat over het probleem spreekt en deze in de PDF achter te laten. Als dat de beste manier is om het te doen, hier is wat u moet weten:
• Als u een bestand wilt opnemen, doe het dan nu. Vergeet niet waar u dit bestand op uw Mac hebt opgeslagen.
• Binnen Nitro Sign, klik op de pijltje omlaag naast Annoteren om de werkbalk te onthullen, zoals voorheen.
• Selecteer de Geluid tool.
• Klik op een specifieke pagina binnen uw PDF—dit is waar u het geluidsbestand zult plaatsen.
• Een menu verschijnt. Dit geeft u de optie om een Rode Opnametoets te gebruiken om uzelf nu op te nemen, of u kunt een geluidsbestand gebruiken dat eerder is opgenomen. Kies uw optie.

Dit zal een geluids-/audio-bestand annotatie naast de juiste pagina creëren. Vanaf dat moment kunnen mensen die aan de PDF samenwerken de feedback horen die u heeft achtergelaten.

• Dubbelklik op het gereedschap om het “vast te leggen”. Dit laat u toe om continu met het gereedschap te werken. Dit is vooral handig als u weet dat u veel notities moet maken in één werk sessie, bijvoorbeeld. Als u het gereedschap wilt ontgrendelen, klik dan op Bewerken of gebruik Command + 2. U kunt deze functie ook bezoeken binnen Voorkeuren als u deze wilt uitschakelen. Echter, voor mensen die veel feedback aan een PDF in één zitting toevoegen, is het vergrendelen van het gereedschap op zijn plaats een nuttige aanpak.
• Gebruik een callout-tool wanneer u iets specifieks in gedachten heeft. Wees voorzichtig met het toevoegen van een opmerking op een PDF wanneer u een specifiek probleem wilt benadrukken. Voeg geen tekstvak toe en zeg "Op een van de lijnen hier, zouden we het moeten veranderen..." omdat dat niet specifiek genoeg is. Gebruik in plaats daarvan de Callout-tool wanneer u dit doet. Dit is in wezen als het gebruiken van uw vinger om naar de PDF te wijzen. Dit zal helpen verwarring te verminderen onder iedereen die uw annotaties voor de eerste keer bekijkt.

Klaar om het meeste uit uw annotaties met PDF's te halen? Dan is het tijd om de software te gebruiken die het zo eenvoudig mogelijk maakt. We raden aan om u aan te melden voor een gratis proefversie van Nitro PDF Pro voor Mac om alles te ervaren wat deze software voor PDF's kan doen in het digitale tijdperk.