6 manieren waarop uw eSign-software het vertrouwen van de klant opbouwt

Gekatalyseerd door de wijdverbreide verschuiving naar werken op afstand tijdens de pandemie, is eSign-software een onmisbaar hulpmiddel geworden voor kleine bedrijven en grote ondernemingen.

De mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen - van contracten en juridische overeenkomsten tot papierwerk voor nieuwe medewerkers en medische dossiers - en deze te integreren met klantrelatiebeheer (CRM) en andere bedrijfssystemen heeft het documentbeheer getransformeerd.

Hoewel digitale handtekeningen voor PDF-documenten veel bedrijfsprocessen sneller, efficiënter en goedkoper maken, vragen uw klanten zich misschien af: "Zijn ze veilig?"

Het korte antwoord is: absoluut!

Maar laten we eens dieper ingaan op hoe eSign-oplossingen uw klanten veilig houden.

Met nieuws over weer een ander datalek dat bijna wekelijks de krantenkoppen haalt, is het niet verwonderlijk dat veel mensen zich afvragen of het veilig is om hun handtekening elektronisch in te dienen.

Zoals bij elke verbonden technologie, bestaat er een risico op fraude, identiteitsdiefstal, vervalsing en zelfs malware. Met de juiste beveiligingsmaatregelen is eSign-software echter veiliger dan een fysieke handtekening op een papieren document.

Hieronder bekijken we zes factoren die de handtekeningen en andere persoonlijke informatie van uw klanten beschermen tegen kwaadwillende en ongeoorloofde toegang.

De meeste zakelijke transacties van vandaag vinden elektronisch plaats, dus het is belangrijk om een zakelijke omgeving te creëren waarin uw klanten zich veilig voelen.

Door een eSign-softwareoplossing te kiezen die deze zes beveiligingsmaatregelen ondersteunt, laat u zien dat u de beveiliging van uw klanten net zo serieus neemt als zij.

Verificatietools helpen ervoor te zorgen dat de persoon die een document ondertekent, is wie hij zegt dat hij is. Dit helpt fraude te verminderen en ongeoorloofde toegang tot gevoelige documenten te voorkomen.

Veelvoorkomende vormen van ID-verificatie zijn onder meer:

• Authenticatie op basis van kennis (bijv. beveiligingsvragen) 
• Documentverificatie (bijv. paspoort of rijbewijs) 
• Biometrische verificatie (bijv. vingerafdrukken of gezichtsherkenning) 
• Verificatie van digitale ID's (bijv. itsme, ConnectID) 

Beveiligingscertificeringen leveren het bewijs dat een leverancier van eSign-software strenge beveiligingsnormen en best practices volgt en dat de software veiligheidsmaatregelen heeft getroffen om gevoelige gegevens te beschermen.

Dit zijn enkele van de beveiligingscertificeringen die veel consumenten van hun software verwachten:

• ISO/IEC- 27001 
• SOC 2 Type II 
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) 
• Standaard voor digitale handtekeningen (DSS) 

Regelmatige nalevingstests zorgen ervoor dat uw eSign-software blijft voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten, zoals HIPAA en de E-SIGN Act in de VS en de eIDAS-regelgeving in de EU.

Nalevingstests valideren ook dat de elektronisch ondertekende documenten van uw bedrijf juridisch bindend zijn en stand zullen houden in de rechtbank.

Audittrails vergroten het vertrouwen van de klant in uw product door end-to-end inzicht te bieden in het e-ondertekeningsproces.

Het samenstellen van gedetailleerde logboeken helpt vervalsing en fraude te voorkomen en biedt bewijs van naleving door bij te houden wanneer en waar een document is bekeken, ondertekend en gewijzigd; wie toegang heeft gehad tot het document; en welke acties ze hebben uitgevoerd terwijl ze toegang hadden.

Multi-factor authenticatie (MFA) verhoogt de documentbeveiliging door gebruikers te verplichten twee of meer verificatiefactoren op te geven. De combinatie van referenties omvat meestal:

• Iets wat je weet: Een wachtwoord of pincode dient als eerste beveiligingslaag. 
• Iets wat je hebt: Een smartphone, beveiligingstoken of ander fysiek apparaat biedt een tweede beveiligingslaag. 
• Iets wat je bent: Biometrische verificatie, zoals een vingerafdruk of gezichtsscan, biedt een extra, zeer veilige authenticatielaag. 

Door MFA te integreren in uw documentbeheerprocessen, blijft uw bedrijf in lijn met de best practices in de branche en kunnen uw klanten erop vertrouwen dat hun handtekeningen beschermd zijn tegen mogelijke bedreigingen.

Single sign-on (SSO)-technologie stelt gebruikers in staat om veilig in te loggen met één set inloggegevens in meerdere applicaties.

Deze zeer effectieve aanpak van toegangsbeheer vermindert de risico's voor uw bedrijf en uw klanten door:

• Authenticatie centraliseren naar één veilig toegangspunt. 
• Het verminderen van het aantal keren dat inloggegevens via netwerken worden verzonden, waardoor ze mogelijk worden blootgesteld aan kwaadwillende actoren. 
• Het genereren van gedetailleerde logboeken van gebruikersverificatiegebeurtenissen en deze consolideren in één audittrail. 

Als uw eSign-softwareoplossing niet voldoende waarborgen biedt, mist u een geweldige kans om een vertrouwensrelatie met uw klanten op te bouwen.

Tegenwoordig zijn digitale handtekeningen voor PDF's de norm voor veel zakelijke transacties. Zorg ervoor dat uw software uw klanten geruststelt dat het veilig houden van hun gegevens uw topprioriteit is.

Zorg voor de veiligheid van uw zakelijke documenten met de juiste oplossing voor e-handtekeningen voor de unieke behoeften van uw bedrijf. Download onze Ultieme gids voor elektronische handtekeningen om te ontdekken hoe u de beste oplossing voor elektronische handtekeningen voor uw bedrijf kunt evalueren en kiezen. Lees meer over de verschillende soorten handtekeningen, ondertekeningsmethoden en wettelijke vereisten om ervoor te zorgen dat uw bedrijf compliant en veilig blijft.