Hoe digitalisering de werkplek van vandaag transformeert

In 2020bracht de pandemie de digitale transformatie in een stroomversnelling. Bedrijven in bijna elke sector hebben de acceptatie van digitale tools en cloudgebaseerde oplossingen versneld om werknemers op afstand met elkaar te verbinden en klanten te blijven bedienen.

Tegenwoordig zijn veel organisaties teruggekeerd naar persoonlijke werkplekken of hebben ze een hybride werkmodel ingevoerd, maar ze blijven vertrouwen op digitalisering om de efficiëntie te behouden, teams te verbinden, documenten te beheren en workflows te automatiseren.

In dit artikel onderzoeken we vijf belangrijke manieren waarop digitalisering de werkplek transformeert en manieren om ervoor te zorgen dat u de juiste tools gebruikt om concurrerend en efficiënt te blijven in een snel veranderende digitale omgeving.

Digitalisering is nu zo ingebakken op de werkvloer dat velen van ons de voordelen als vanzelfsprekend beschouwen. Hoewel deze lijst niet uitputtend is, zullen we ons concentreren op vijf belangrijke gebieden waarop digitalisering en digitale tools een aanzienlijk verschil maken.

Door digitale tools in de dagelijkse bedrijfsvoering op te nemen, kunnen bedrijven de procesefficiëntie en de productiviteit van werknemers drastisch verbeteren. Wanneer medewerkers minder tijd besteden aan administratieve of repetitieve taken, hebben ze meer tijd om zich te concentreren op strategische initiatieven die groei stimuleren.

Geïntegreerde eSign-software zorgt er bijvoorbeeld voor dat bedrijfsprocessen soepel blijven verlopen doordat documenten die ondertekend moeten worden niet meer getekend, gescand en verstuurd hoeven te worden.

Sommige eSign-oplossingen maken deze processen extra efficiënt door gebruikers in staat te stellen contracten en overeenkomsten op te stellen, handtekeningvelden in te voegen, handtekeningen aan te vragen en documenten te verzenden, allemaal binnen Microsoft Word en Outlook.

Digitalisering heeft een meer verbonden werkomgeving gecreëerd door de manier waarop teams met elkaar omgaan, informatie delen en samenwerken op verschillende platforms en bedrijfssystemen te transformeren.

PDF-bewerkingssoftware is een van de belangrijkste hulpmiddelen om de samenwerking te verbeteren. Met deze technologie kunnen teams Excel-spreadsheets, PowerPoint-presentaties en Word-documenten omzetten in doorzoekbare, bewerkbare PDF's.

Door documenten om te zetten in een universeel toegankelijk formaat, zorgen bedrijven ervoor dat teamleden gemakkelijk belangrijke bestanden kunnen delen, beoordelen en eraan kunnen samenwerken.

Samenwerkingsplatforms zoals Slack, Microsoft Teams en Asana hebben de manier waarop bedrijven werken aanzienlijk veranderd door het samenbrengen van verschillende communicatiemethoden - chat, video en het delen van bestanden - in één gecentraliseerde ruimte.

Deze integratie helpt silo's binnen organisaties af te breken en stelt teams in staat om zowel intern als met externe klanten en leveranciers effectief samen te werken.

Cloud-opslagoplossingen zoals SharePoint, OneDrive, Google Drive en Dropbox zijn essentieel om het personeel verbonden te houden. Met deze platforms kunnen bedrijfskritische bestanden, zoals contracten, financiële rapporten en andere documenten die werknemers nodig hebben om hun werk te doen, online worden opgeslagen en overal veilig toegankelijk zijn.

Beschouw deze praktijkcase: een juridisch team moet een contract afronden waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Met behulp van eSign en PDF-bewerkingssoftware die geïntegreerd is met cloud-opslagoplossingen zoals SharePoint of Google Drive, kan het juridische team het contract eenvoudig omzetten in een bewerkbare PDF, de nodige revisies maken en het digitaal delen.

Elke belanghebbende heeft vanaf zijn locatie toegang tot het document, kan de wijzigingen bekijken en het contract elektronisch ondertekenen. Het ondertekende document wordt vervolgens automatisch weer opgeslagen in de cloudopslag, zodat alle versies veilig worden opgeslagen en voor iedereen toegankelijk zijn.

Digitalisering heeft documentbeheerprocessen ingrijpend veranderd. Hier zijn een paar voorbeelden van tools die documentworkflows stroomlijnen, de toegankelijkheid verbeteren en ervoor zorgen dat kritieke informatie altijd up-to-date en gemakkelijk terug te vinden is.

● Elektronisch documentbeheersysteem (EDMS): Een EDMS digitaliseert en organiseert documenten, waardoor de afhankelijkheid van fysieke opslag wordt verminderd en belangrijke bestanden gemakkelijk toegankelijk zijn.

Digitale contracten: eSign-software maakt het afdrukken, ondertekenen, scannen en soms zelfs verzenden van contracten overbodig. Door over te stappen op elektronische handtekeningen worden de doorlooptijden verkort en wordt een veiligere en traceerbare manier geboden om contracten te beheren.

Optische tekenherkenning (OCR): OCR-technologie zet gescande documenten en afbeeldingen om in bewerkbare en doorzoekbare tekst, waardoor bedrijven grote hoeveelheden documenten - zoals facturen, ontvangstbewijzen of juridisch papierwerk - naadloos in hun EDMS kunnen integreren.

● Versiebeheersystemen: Deze tools houden een geschiedenis bij van documentrevisies waarmee gebruikers eerdere versies kunnen bekijken, wijzigingen kunnen vergelijken en indien nodig kunnen terugkeren naar eerdere iteraties. Dit zorgt voor een duidelijk auditspoor, wat essentieel is in sterk gereguleerde industrieën waar nauwkeurigheid en naleving van cruciaal belang zijn.

Digitalisering brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee bij het beschermen van gevoelige gegevens en ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen en -tools voldoen aan de wereldwijde wettelijke vereisten.

Audit trails: Zoals hierboven vermeld, bieden audittrails een gedetailleerd overzicht van wie toegang heeft gehad tot welke bestanden en wanneer, van het maken van documenten tot de uiteindelijke ondertekening. Deze zichtbaarheid helpt bij het naleven van wereldwijde voorschriften, zoals GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA en ETA, en biedt waardevolle informatie voor forensische analyse in het geval van een beveiligingslek.

Versleuteling van gegevens: Versleutelingstools coderen gegevens zodat deze alleen toegankelijk zijn voor gebruikers met de juiste decoderingssleutel. Dit zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie onleesbaar en veilig blijft als contracten of financiële overzichten tijdens de overdracht worden onderschept of zonder toestemming worden geraadpleegd.

Multi-factor authenticatie (MFA): MFA vereist dat gebruikers twee of meer vormen van verificatie verstrekken voordat ze toegang krijgen tot gevoelige systemen of gegevens. Dit omvat meestal:

● Iets wat ze weten (een wachtwoord)
● Iets wat ze hebben (een security token)
● Iets wat ze zijn (een vingerafdruk of gezichtsherkenning)

MFA vermindert het risico op ongeoorloofde toegang aanzienlijk, zelfs als de inloggegevens van een gebruiker zijn gecompromitteerd.

Digitalisering is niet onderhandelbaar voor bedrijven die een concurrentievoordeel willen behouden. Het toepassen van de juiste digitale oplossingen kan de manier waarop bedrijven werken transformeren, waardoor ze wendbaarder, efficiënter en veiliger worden. Door deze tools zorgvuldig te selecteren en te integreren, kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie goed is uitgerust om te gedijen in een digital-first wereld.

Bekijk onze on-demand webinar, Expert Insights: How to Keep Digital Transactions Secure and Compliant, om te leren hoe u beveiliging en compliance kunt handhaven in een snel evoluerende digitale bedrijfsomgeving.