Waarom documentautomatisering uw bedrijf kan redden

De gemiddelde werknemer gebruikt jaarlijks ongeveer 10,000 stukjes papier. Dat is een hele boom waard! Als je dat vermenigvuldigt met het aantal mensen in je hele organisatie? Nou, dat zijn een heleboel bomen die je zou kunnen redden.

Maar het milieu is niet het enige dat negatief wordt beïnvloed door papier. Twee van de meest waardevolle bezittingen van uw bedrijf (tijd en mensen) voelen ook de leegloop.

Papierwerkbeheer resulteert in verloren tijd, verminderde productiviteit, gefrustreerde klanten en potentiële nalevingsproblemen. Het is dus geen verrassing dat 31% van de mensen in technische functies zegt dat 'het uitrusten en ondersteunen van werknemers, zowel op kantoor als op afstand', een grote uitdaging is.

Dit is waar documentautomatisering en de vele voordelen ervan om de hoek komen kijken.

Documentautomatisering is precies zoals het klinkt: automatisch documenten maken met behulp van een intelligente, technologiegedreven oplossing ( zoals Nitro ) waarmee organisaties het maken, genereren, distribueren en beheren van documenten kunnen stroomlijnen.

Door het gebruik van gespecialiseerde software kunnen bedrijven handmatige, repetitieve taken automatiseren die te maken hebben met het maken, formatteren en distribueren van documenten.

Functioneel gezien kan documentautomatisering veel dingen omvatten, zoals:

• Gemakkelijk bestanden maken, converteren en combineren
• Elk document scannen naar een bewerkbare PDF met OCR
• Verzenden van PDF's voor elektronische handtekeningen met realtime tracking
• Invulbare formulieren maken voor het snel vastleggen van informatie
• Betaalbare zakelijke prijzen om meer gebruikers uit te rusten tegen lagere kosten

De schaalbaarheid en flexibiliteit die documentautomatisering biedt, zijn voordelen die niet mogelijk zijn met handmatig papierwerk. Als onderdeel van de digitale transformatie van uw organisatie biedt documentautomatisering tal van voordelen die uw workflows zullen stroomlijnen.

Door de tijd die aan handmatige documenttaken wordt besteed aanzienlijk te verminderen, kan intelligente automatisering bedrijven helpen middelen opnieuw toe te wijzen aan inkomstengenererende activiteiten. Bovendien leidt snellere documentverwerking tot snellere doorlooptijden, wat een positieve invloed kan hebben op de cashflow. Ontdek hoe het wereldwijde bouwbedrijf Mace Group zijn kosten met 63% per gebruiker verlaagde door PDF-mogelijkheden in zijn workflows op te nemen.

Het is bewezen dat gepersonaliseerde marketing de omzet stimuleert. Automatisering komt uw bedrijf ten goede door flexibele sjablonen aan te bieden waarmee u elke interactie kunt aanpassen op basis van de ontvanger. Het zorgt ook voor consistentie in documentopmaak en inhoud, wat zich vertaalt in een professionelere uitstraling en een verbeterde klantervaring. Klanten ontvangen nauwkeurige en gestandaardiseerde documenten, waardoor hun vertrouwen in uw merk wordt vergroot.

Slimme sjablonen halen gegevens en informatie uit vooraf bepaalde bronnen in plaats van dat u die gegevens handmatig in een database hoeft te zoeken en vinden, waardoor de noodzaak van herhaalde gegevensinvoer en opmaak wordt geëlimineerd.

Het gebruik van dynamische inhoud binnen de automatisering is een ander voordeel: het betekent dat documenten worden bijgewerkt zodra er wijzigingen worden doorgevoerd. Bovendien zorgt de digitale opslag ervoor dat alles centraal bewaard kan worden, zodat dubbel werk tot een minimum wordt beperkt. Wilt u zien hoe documentautomatisering er voor uw bedrijf uit zou kunnen zien? Lees het verhaal van T-Mobile en ontdek hoe zij de bedrijfsproductiviteit verbeterden door samen te werken met Nitro.

Geautomatiseerde sjablonen en gestandaardiseerde inhoud garanderen consistentie tussen documenten, waardoor het risico op fouten wordt verminderd. Bovendien kan automatisering complianceregels inbedden, waardoor wordt gegarandeerd dat aan de wettelijke en regelgevende vereisten wordt voldaan.

Merkdocumenten zorgen voor een sterke merkidentiteit. Een groot voordeel van documentautomatiseringssoftware is dat logo’s, kleuren en andere merkelementen vaak eenvoudig kunnen worden geïntegreerd, waardoor de merkbekendheid bij elke communicatie wordt versterkt.

Vergeet niet dat het doel van documentautomatisering is om het hele proces van begin tot eind te stroomlijnen.

Wanneer u hiervoor een partner zoekt, zijn er een aantal zaken die u nodig heeft om een succesvolle transformatie te garanderen.

De software moet intuïtieve hulpmiddelen bieden voor het ontwerpen en aanpassen van documentsjablonen. Drag-and-drop-interfaces en gebruiksvriendelijke editors vereenvoudigen het proces, waardoor de behoefte aan gespecialiseerde technische vaardigheden wordt verminderd.

Integratie met gegevensbronnen zoals CRM's of databases maakt de automatische extractie van informatie om documenten in te vullen mogelijk, waardoor fouten worden geminimaliseerd en tijd wordt bespaard.

Documenten moeten de identiteit van uw organisatie weerspiegelen. De mogelijkheid om merkelementen in sjablonen op te nemen zorgt ervoor dat elk document de visuele identiteit van uw bedrijf weerspiegelt, waardoor een consistent en professioneel imago wordt bevorderd.

Hulpmiddelen voor documentautomatisering moeten uw organisatie helpen de samenwerking tussen teamleden te vergemakkelijken, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken, waardoor naadloos teamwerk wordt gegarandeerd.

Als u vervolgens een definitieve handtekening nodig heeft (bijvoorbeeld op een werknemerscontract of NDA), zoek dan naar eSignature- tools die kunnen worden geïntegreerd in het documentautomatiseringsproces.

Effectief versiebeheer voorkomt verwarring door documentwijzigingen bij te houden. Bovendien maakt automatisering het mogelijk om meerdere documenten in bulk te genereren, waardoor tijd wordt bespaard bij het omgaan met grote volumes.

Documentautomatisering biedt een transformatieve manier om de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en een superieure klantervaring te bieden. Nitro PDF Pro en Nitro Sign worden vertrouwd door 67% van de Fortune 500 en we kunnen uw transformatie sneller en gemakkelijker maken.

Klaar om het proces te starten? Neem vandaag nog contact op met Nitro voor een demo van onze oplossingen en bespreek hoe we u kunnen helpen uw doelen te bereiken.