Document Compliance 101: Oplossingen voor uw organisatie

Volgens PwC's 2023 Cloud Business Survey meldt 78 procent van de respondenten op directieniveau dat de meeste of alle onderdelen van hun bedrijf gebruikmaken van cloudtechnologie.

Ondanks de toenemende acceptatie van de cloud, ondersteunen veel bedrijven ook on-site legacy-processen, waaronder fysiek documentbeheer.

Of uw organisatie nu documenten beheert in de cloud, on-premises of beide, het handhaven van de naleving van branche- en overheidsvoorschriften moet een topprioriteit zijn. Afhankelijk van de branche en locatie van uw bedrijf, kan de manier waarop u documenten beheert, opslaat, verzendt en verwijdert, worden beheerst door regelgeving, zoals GDPR, HIPAA, SOX en CCPA. Het niet naleven van wettelijke richtlijnen kan leiden tot boetes en straffen voor niet-naleving en uw klant- en bedrijfsgegevens in gevaar brengen.

Het bereiken en handhaven van compliance kan in het begin overweldigend lijken, maar het toepassen van deze bewezen best practices voor documentbeheer kan u helpen een solide strategie op te zetten.

Door het documentbeheerbeleid en de processen van uw organisatie regelmatig te herzien en bij te werken, kunt u ze in lijn houden met wijzigingen in regelgeving en intern beleid.

Interne en externe audits evalueren de effectiviteit van uw interne controles en de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving en normen en identificeren gebieden die verbetering behoeven.

Het juiste documentbeheersysteem (DMS) kan u helpen de naleving van documenten te vereenvoudigen door veel van de functies te automatiseren die uw nalevingsinspanningen ondersteunen.

Zoek naar DMS-software met functies zoals versiebeheer, toegangscontroles en audittrails die kunnen worden geïntegreerd met uw andere bedrijfssystemen om zichtbaarheid en traceerbaarheid in de hele organisatie te creëren.

Toegangscontrole is een niet-onderhandelbaar onderdeel van een strategie voor documentnaleving, omdat u hiermee kunt beheren wie toegang heeft tot gevoelige informatie, deze kan bekijken, wijzigen en verspreiden.

Veelgebruikte tools voor toegangscontrole die helpen de toegang tot geautoriseerd personeel te beperken, zijn onder meer:

• Multi-factor authenticatie (MFA)
• Encryptie
• Toegangscontrole op basis van rollen (RBAC)
• Beleid voor minimale bevoegdheden
• Controlesporen
• Bewustwordingstraining voor medewerkers

Ontwikkel, documenteer en - belangrijker nog - handhaaf duidelijke beleidsregels en procedures voor het maken, verwerken, opslaan en verwijderen van documenten. Door ervoor te zorgen dat dit beleid gemakkelijk toegankelijk en begrijpelijk is voor alle werknemers, wordt compliance een organisatiebreed initiatief.

Bereid werknemers voor op succes door regelmatig trainingssessies te houden over nalevingsvereisten en best practices. Dit zal het bewustzijn vergroten over waarom documentbeheer belangrijk is en een cultuur van naleving bevorderen.

Nationale en internationale richtlijnen voor het bewaren van documenten vereisen dat bedrijven bepaalde documenten gedurende een bepaalde periode bewaren, die varieert per documenttype en rechtsgebied. Raadpleeg bij het opstellen van uw planning uw relevante beleid om naleving van de wet te garanderen.

Door een bewaarschema voor documenten op te stellen, kan uw organisatie documenten op de juiste manier weggooien wanneer ze het einde van hun bewaarperiode bereiken, waardoor de naleving wordt gehandhaafd en ruimte wordt vrijgemaakt in uw fysieke en cloudgebaseerde opslag.

Hoewel de meeste regelgeving het taggen van metadata niet specifiek verplicht stelt, vereisen ze wel nauwkeurige en georganiseerde registratie, het ophalen van gegevens en beveiliging, die allemaal worden gefaciliteerd door effectief metadatabeheer.

Bijvoorbeeld:

• De algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) vereist dat wordt voldaan aan verzoeken van betrokkenen om toegang; Metadata tagging maakt het mogelijk om snel alle relevante documenten terug te vinden wanneer iemand toegang vraagt tot zijn persoonlijke gegevens.
  
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) schrijft voor dat patiëntendossiers worden beschermd en vertrouwelijk blijven; Metadata-tagging helpt om documenten op de juiste manier te classificeren en ze alleen toegankelijk te maken voor geautoriseerd personeel.
  
• Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) vereist dat bedrijven voldoen aan e-discovery-verzoeken; Metadata-tagging zorgt ervoor dat elektronische documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden en geproduceerd als daarom wordt gevraagd voor juridische procedures.
  

Of het nu onbedoeld of kwaadwillig is, ongeoorloofde toegang tot gevoelige documenten is in strijd met de voorwaarden van veel normen en voorschriften voor documentbeheer.

Met realtime monitoring- en waarschuwingsoplossingen kan uw beveiligingsteam verdachte toegang tot en wijziging van documenten detecteren en erop reageren.

De wet- en regelgeving op het gebied van documentnaleving kan veranderen, waardoor uw organisatie onbedoeld niet aan de regels kan voldoen. Door op de hoogte te blijven van updates, wijzigingen en nieuwe regelgeving die van invloed zijn op uw bedrijf, verkleint u het risico op niet-naleving in het geval van een audit, juridische procedure of inbreuk op de beveiliging.

Cyberaanvallen en natuurrampen hebben gevolgen voor bedrijven van elke omvang in elke branche, waardoor een uitgebreid noodherstelplan een must is om aan de documentnaleving te voldoen.

Een goed ontworpen en geteste strategie voor noodherstel en cloudback-up helpt bedrijven om snel hun activiteiten te hervatten en de toegang tot essentiële documenten te herstellen na een storing of beveiligingsgebeurtenis.

Bedrijven die in meerdere landen actief zijn, moeten zich houden aan land- en regiospecifieke voorschriften voor documentnaleving, zoals GDPR in de EU, HIPAA in de VS, en verschillende internationale normen zoals ISO 19475:202. 10}1.

Zoals eerder vermeld, zijn normen en voorschriften verre van statisch. Het monitoren van wijzigingen en het regelmatig bijwerken van beleidsregels en processen voor documentbeheer is essentieel voor het handhaven van wereldwijde naleving.

Regelgeving zoals GDPR, HIPAA, SOX en CCPA stellen strenge normen vast voor gegevensbescherming, privacy en het bijhouden van gegevens.

Door een strategie voor documentbeheer te implementeren die de hierboven beschreven best practices omvat, kan uw organisatie gevoelige documenten maken, verzenden, bewaren en verwijderen in overeenstemming met de wettelijke vereisten, evenals intern beleid en industrienormen.

Klaar om de veiligheid en naleving van uw digitale transacties te garanderen? Bekijk onze on-demand webinar, Digitale transacties beveiligen in een onveilige wereld, met experts van Microsoft, DLA Piper en Nitro, voor waardevol advies over het beschermen van uw digitale transacties, de nieuwste trends op het gebied van eSigning en het balanceren van beveiliging en naleving met zakelijke behoeften.