eSign-beveiliging: hoe u ervoor kunt zorgen dat uw document wettelijk bindend is

Wanneer u documenten met een hoge zakelijke waarde elektronisch ondertekent, zoals financiële of zakelijke contracten, bestaat de mogelijkheid dat u op een dag de afdwingbaarheid van een van die overeenkomsten voor de rechtbank verdedigt. Als u bijvoorbeeld een leverancier aanklaagt wegens contractbreuk, is het belangrijkste bewijs het eSign-contract dat de leverancier heeft ondertekend om het werk uit te voeren. Tijdens de gerechtelijke procedure is het van belang of het document juridisch bindend is.

De drie pijlers van "High Trust" met digitale handtekeningen - beveiliging, fraudebescherming en wettelijke naleving - werken samen om alle betrokken partijen en organisaties het hoogste niveau van zekerheid te bieden dat alle aspecten van uw document geldig zijn. Op het meest fundamentele niveau geeft beveiliging het vertrouwen dat als u voor de rechtbank komt en een elektronische handtekening wordt betwist, u voldoet aan de wettelijke criteria om te bewijzen dat het document geldig is.

De beveiligingspijler van hoog vertrouwen in eSign-contracten zorgt ervoor dat uw document nauwkeurig onderzoek kan doorstaan en voldoet aan de strengstevereisten over de hele wereld.

Wanneer u eSign-software gebruikt die veel vertrouwen biedt, zoals Nitro Sign Premium, kunt u naar de rechtbank lopen in de wetenschap dat het document voldoet aan de hoogst mogelijke normen op het gebied van naleving en aan voorschriften zoals de ESIGN-wet.

Als de inhoud van een document wordt gewijzigd na eSigning, is het document niet langer geldig of juridisch bindend. Beveiligingsfuncties in eSign-software moeten voorkomen dat bij de deal betrokken partijen het document wijzigen nadat het is ondertekend. Een extra beveiligingsniveau voor organisaties is een audittrail, die de reis van het document volgt en inzicht geeft tijdens het volledige ondertekeningsproces - van aanvraag tot wijziging tot voltooiing.

Een organisatie stuurt bijvoorbeeld een eSign-contract naar een nieuwe medewerker met details over hun dienstverband. De vertegenwoordiger van Human Resources ondertekent het document en stuurt het naar de werknemer. De werknemer verandert het salaris op het contract zodat ze hoger worden betaald dan vermeld in het originele document.

Omdat beveiligingsmaatregelen in het eSignature-platform voorkomen dat het document wordt gewijzigd of een waarschuwing sturen dat het document is gewijzigd, is het contract nu ongeldig en is de organisatie niet aansprakelijk voor het hogere salaris. De beveiligingspijler van High Trust voorkomt dat de werknemer een rechtszaak wint waarin de werknemer knoeide met de salarisvoorwaarden in het contract om de organisatie het hogere salaris te laten betalen.

Om de beveiliging te bieden die nodig is om een juridisch document met elektronische handtekening stand te houden in de rechtbank, moeten eSignature-platforms de volgende drie beveiligingsfuncties bieden:

Als een document eenmaal is ondertekend, kan het niet meer worden gewijzigd en blijft het rechtsgeldig. Als het voor de rechter wordt gebracht, moet de organisatie bewijzen dat het niet is gewijzigd. Door tijdens het eSigning-proces een fraudebestendig cryptografisch zegel op het document te plaatsen, kan het na ondertekening niet meer worden gemanipuleerd. Als het zegel is verbroken, worden de ondertekenaars op de hoogte gebracht en gewaarschuwd dat de handtekeningen ongeldig zijn verklaard.

Om een document geldig te laten zijn, moet de persoon die wordt vertegenwoordigd als ondertekenaar dezelfde persoon zijn die de elektronische handtekening fysiek heeft uitgevoerd. Een werknemer die bijvoorbeeld een geheimhoudingsovereenkomst heeft ondertekend, schendt de overeenkomst door vertrouwelijke informatie aan een concurrent bekend te maken. Om het contract geldig te houden voor de rechtbank, moet de organisatie bewijzen dat de werknemer in kwestie het document heeft ondertekend. Bewijs levert het bewijs dat de identiteit van de werknemer is geverifieerd en waarborgt documentintegriteit.

Identiteitsverificatievereisten variëren op basis van de locatie van de ondertekenaars, waarbij de EU strengere regels heeft dan de VS. Als een van de partijen zich echter in de EU bevindt of als een van de bedrijven zijn hoofdkantoor in de EU heeft, kan het zijn dat het document aan de strengste bewijsvereisten moet voldoen. Door gebruik te maken van een eSignature-oplossing die flexibiliteit biedt om de strengste vereisten toe te passen, ongeacht de locatie, kunnen organisaties met vertrouwen grensoverschrijdend zakendoen zonder zich zorgen te hoeven maken over de wettigheid van elektronische handtekeningen op juridische documenten.

Tijdens het elektronische ondertekeningsproces wordt het document verzonden tussen ondertekenaars, vaak via een eSign-platform of e-mail. Persoonlijke en gevoelige gegevens in de documenten, zoals burgerservicenummers, bankgegevens of salarisgegevens, moeten tijdens het proces echter worden beschermd door middel van encryptie.

Om gegevensbeveiliging te garanderen, moeten organisaties die eSignature-processen gebruiken, voldoen aan industriestandaarden zoals TLS 1 . 2 voor versleuteling tijdens verzending en AES 256 voor versleuteling in rust. Ongeacht de locatie van het document tijdens het proces - onderweg, opgeslagen in de cloud of opgeslagen op een netwerk - de gegevens moeten te allen tijde worden beschermd.

Door gebruik te maken van een eSigning-partner van een Qualified Trust Service Provider en een beveiligd platform, kan niemand - niet derden of zelfs de eSignature-leverancier - toegang krijgen tot de inhoud van het document of deze bekijken.

Of u nu een leverancier aan boord neemt voor uw productiebedrijf of een financiële instelling bent die klanten promessen laat ondertekenen, uw organisatie heeft alle elektronisch ondertekende contracten en documenten nodig om stand te houden in de rechtbank.

Nitro helpt u het beveiligingsniveau te bepalen dat u nodig heeft om te voldoen aan specifieke zakelijke en wettelijke vereisten. Wanneer u het hoogste niveau van vertrouwen nodig heeft, voldoen onze eSign-beveiligingsfuncties aan de strengste eisen. En wanneer documenten snel moeten worden ondertekend, kunt u workflows aanpassen en automatiseren voor een naadloos proces.

Bezoek ons Vertrouwenscentrum of praat met onze eSign-experts over uw unieke behoeften voor meer informatie over Nitro's inzet voor beveiliging en naleving.