Wat zijn eSignature Audit Trails en hoe kunnen ze uw bedrijf veilig houden?

Elke organisatie moet van beveiliging een topprioriteit maken, vooral wanneer het gaat om gevoelige gegevens . Maar hebt u wel eens nagedacht over de hoeveelheid documenten en transacties die uw team dagelijks verwerkt en ondertekent? Dat is veel informatie om bij te houden en te beveiligen.

Audit trails voor e-handtekeningen kunnen u helpen de controle terug te nemen. Ze zijn een waardevol hulpmiddel om uw workflows beter zichtbaar te maken en tegelijkertijd uw organisatie veilig en conform te houden. Uw boekhoudsoftware bevat waarschijnlijk controletrajecten, en uw eSign-oplossing zou dat ook moeten doen.

Lees verder voor een gids over controletrajecten en het belang ervan bij elektronische handtekeningen.

Een eSignature audit trail, ook wel audit log of certificate of completion genoemd, legt alle activiteiten vast die tijdens het eSigning proces in uw documenten plaatsvinden. Belangrijke informatie wordt automatisch bijgehouden en geregistreerd, van de naam van de ondertekenaar tot waar wijzigingen zijn aangebracht. Enkele details die in controletrajecten worden bijgehouden zijn:

• Details van de ondertekenaar(s), inclusief naam en IP-adres
• Bevestiging dat de ondertekenaar(s) volledig is (zijn) geauthenticeerd
• Tijdstip en datum waarop het document is ondertekend
• Details van eventuele verdere wijzigingen in het document

Laten we eens kijken naar vier van de belangrijkste redenen waarom uw organisatie audit trails zou moeten omarmen.

Volledig compatibele eSign-praktijken: Wist u dat er wereldwijde wetten voor eSignature zijn waaraan uw bedrijf moet voldoen? Met audit trails kunt u voldoen aan de specifieke wettelijke vereisten van uw sector en te allen tijde de integriteit van uw eSignature-workflows garanderen.

Efficiëntere eSign-processen: Audit trails volgen en bewaren automatisch gegevens tijdens het ondertekeningsproces, waarbij handmatige, repetitieve taken worden vervangen door snelle, gedigitaliseerde workflows. De documentgeschiedenis kan op één plaats worden opgeslagen, zodat uw team in realtime toegang heeft en u geen kostbare tijd hoeft te verspillen aan het zoeken naar documenten.

Verbeterde documentbeveiliging: Bent u werkzaam in een sector die een hoog beveiligingsniveau vereist, zoals gezondheidszorg, financiële diensten of vastgoed? Controlesporen creëren veilige en betrouwbare werkstromen voor uw teams. U kunt er zeker van zijn dat uw documenten alleen door de juiste personen worden gezien en niet worden gewijzigd zodra het ondertekeningsproces is voltooid.

Minder papierafval en lagere kosten: Stel u eens voor hoeveel papier u zou gebruiken als u al uw documenten zou afdrukken en opslaan, om nog maar te zwijgen van de hoge kosten. Als u overstapt op gedigitaliseerde documentstromen, hebt u een positief effect op het milieu en verlaagt u de bedrijfskosten.

Met Nitro Signkrijgt u met slechts een paar klikken een gedetailleerd controlespoor van uw documentactiviteit. Elk document dat naar Nitro Sign wordt geüpload, wordt automatisch geregistreerd, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het elke keer vastleggen van de informatie.

1. Open uw document in Nitro Sign. 
2. Klik op het pictogram Informatie rechtsboven.  
3. Selecteer in het uitklapbare informatiepaneel Geschiedenis. 

1. Selecteer in het rechter informatiepaneel Download Audit Trail.
2. Om een kopie van het document te maken, selecteert u het tabblad Bestand en Document dupliceren.
3. Geef uw document een naam en selecteer Kopiëren om te voltooien.
4. Om het document te combineren met het controlespoor, selecteert u rechtsboven Bekijk .
5. Op het tabblad Home selecteert u Combineren.
6. Voeg het gedownloade controletestbestand van uw computer toe.
7. Selecteer Doorgaan.
8. U kunt een handtekening vragen voor de nieuwe gecombineerde documenten of de pagina's ordenen na het combineren.
9. Selecteer Combineer 2 documenten.
10. Het nieuwe gecombineerde document is nu klaar.

Ontdek waarom Nitro Sign door GigaOm is uitgeroepen tot eSignature-leider in uw gratis exemplaar van het 2023 Radarrapport voor eSignature-oplossingen.

Wereldwijd entertainmentbedrijf, Salem Media, gebruikt Nitro Sign om werkstromen te versnellen, de zichtbaarheid te vergroten en de productiviteit van hun verkoop-, marketing-, accounting- en engineeringteams te verbeteren. Met de functie controletrajecten creëerden zij een "elektronische archiefkast" van handtekeningen om de belangrijke informatie die zij nodig hebben gemakkelijk bij te houden en op te slaan.

Het bedrijf implementeerde de elektronische handtekeningen van Nitro voor tien keer het aantal werknemers dat voorheen toegang had, waardoor de hele organisatie efficiënter werd.

OUR BIGGEST SUCCESS IS WITH OUR SALES AND MARKETING TEAMS. EACH DIVISION ALREADY HAS THEIR CONTRACTS IN NITRO SIGN, AND THEY CAN COLLECT SIGNATURES FOR AD SPOTS WITH NO WAITING. WE USE NITRO ACROSS MORE THAN 35 MARKETS.

Sean Shordon | IT Project Manager

De voordelen van eSignature-audittrajecten zijn eindeloos.

Praat met een van onze productexperts om te zien hoe audittrails werken en tal van andere krachtige functionaliteiten in Nitro Sign.