eSigning voor accountantsprofessionals: hoe u de juiste oplossing kiest

De meeste accountants hebben te maken met grote hoeveelheden documenten met daarin heel wat gevoelige gegevens. Het is dus geen verrassing dat steeds meer boekhoudbedrijven eSignatures gebruiken om hun processen efficiënter en sneller te laten verlopen en extra beveiliging in te bouwen.

Maar niet elke eSign-oplossing op de markt zal geschikt zijn voor de unieke behoeften van jouw bedrijf.

Om jou te helpen bij het evalueren van de mogelijkheden, bespreken we vijf factoren om in gedachten te houden wanneer je op zoek bent naar betrouwbare eSign software.

Het voldoen aan compliance en wettelijke voorschriften is van essentieel belang voor elk accountantsbedrijf.Wanneer je op zoek gaat naar de juiste eSign oplossign voor jouw bedrijf, zorg er dan voor dat je controleert of de leverancier en zijn datacenters voldoen aan industriële en internationale standaarden zoals eIDAS of UETA, ISO 27001, SOC 2, QTSP, enz.

Gebeuren er jaarlijkse audits en certificeringen bij de leverancier? Zijn ze voldoende op de hoogte van de bestaande veiligheidvoorschriften en compliance?

Door deze vragen te stellen tijdens jouw zoektocht naar de ideale eSign oplossing creëer je meer gemoedsrust voor jouw bedrijf.

Jouw klanten vertrouwen erop dat je hun gevoelige gegevens beschermt. Door te kiezen voor een betrouwbare eSign-oplossing die steunt op geavanceerde veiligheidsmaatregelen, toon je jouw toewijding aan het beschermen van zowel de gegevens van jouw klanten als hun documenten.

Kijk uit naar een oplossing dat voldoende rekening houdt met de veiligheid van de elektronische handtekening. Dit herken je aan functionaliteiten zoals end-to-end encryptie, timestamps, multi-factor authenticatie die je helpen beschermen tegen mogelijke inbreuken. Audittrails bieden een transparant overzicht van elke stap tijdens het zetten van een e-handtekening, zodat je eenvoudig de voortgang van jouw ondertekenprocessen kunt opvolgen.

Accountancy is een wereld gedreven door deadlines en dit maakt efficiëntie van cruciaal belang. Eén manier om effectieve documentworkflows voor uw organisatie te creëren, is door uw eSign-tools te integreren met andere cruciale business tools. Ga dus op zoek naar een kwalitatieve eSign oplossing die reeds geïntegreerd is met de boekhoudsoftware en -applicaties die je vandaag de dag al gebruikt of die makkelijk te integreren zijn.

Vele tools bieden de mogelijkheid om een demo aan te vragen of gratis uit te testen, zodat je kunt zien welke eSign-oplossing het beste bij jouw bedrijf past voordat je je ertoe verbindt. Als je de oplossing gedurence een langere periode onderzoekt, krijg je een goed beeld van hoe gebruiksvriendelijk de technologie is en hoe waarschijnlijk het is dat jouw teams deze zullen adopteren.

Jouw boekhoudorganisatie groeit voortdurend. Tijdens drukke periodes werf je waarschijnlijk veel nieuwe klanten aan of breidt je jouw (tijdelijk) personeelsbestand uit. Om hoge volumes op te vangen tijdens drukke periodes kan je best kiezen voor een schaalbare eSign oplossing die aan deze behoeften kan voldoen.

Een eSign-partner moet het je gemakkelijk maken om gebruikers snel toe te voegen of te verwijderen en iedereen toegang te geven zonder een (te grote) meerkost. Jouw team en klanten krijgen daardoor de mogelijkheid om alle digitale financiële documenten vanaf elke locatie en elk apparaat te openen, te ondertekenen en in te vullen, zonder dat dit ten koste gaat van de ervaring en prestaties.

Van financiële overzichten tot klantcontracten: de lijst aan scenario´s voor accountants waarbij een handtekening wordt vereist is lang. Een betrouwbare eSign-oplossing beschikt over voldoende geavanceerde functionaliteiten om deze verschillende use cases te kunnen realiseren.

Met een end-to-end eSign oplossing kan je eenvoudig:

• documenten verzend, ondertekenen, goedkeuren opvolgen in één oplossing. 
• jouw logo en bedrijfsnaam toevoegen om de bedrijfsidentiteit te behouden.   
• tijd besparen bij het zetten van meerdere handtekeningen door dit in bulk te doen. 
• gebruikmaken van templates om zo jouw werk aanzienlijk efficiënter maken.  
• een volledig overzicht krijgen van de status van jouw documenten.

Ons team van productexperts staat klaar om al jouw vragen over eSignatures te beantwoorden.

Neem vandaag nog contact met ons op voor een persoonlijke demo van Nitro Sign, onze betrouwbare, veilige en betaalbare eSign-oplossing.