Wat is PDF/A? Waarom het belangrijk is en hoe u het kunt gebruiken

In de digitale wereld van vandaag wisselen mensen meer dan ooit van apparaat, upgraden ze applicaties en experimenteren ze met nieuwe tools.

Maar naarmate uw technologie evolueert, is het van cruciaal belang dat uw documenten toegankelijk blijven.

Als u uw PDF's nu toekomstbestendig maakt, bespaart u op de lange termijn onnodige tijd en stress, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw documenten precies blijven zoals u ze heeft gemaakt.

In dit artikel beantwoorden we enkele veelgestelde vragen over PDF/A.

1. Wat is PDF/A?
2. Waarom zou ik mijn document PDF/A maken?
3. Hoe worden PDF/A-bestanden gebruikt?
4. Zijn er verschillende soorten PDF/A?

Portable Document Format Archive, of kortweg PDF/A, is een bestandsformaat dat is ontwikkeld om de langdurige bewaring van elektronische documenten te garanderen. Dit betekent dat uw PDF-documenten er op dezelfde manier uitzien als ze zijn gemaakt, ongeacht software- of hardwarewijzigingen in de loop van de tijd.

In tegenstelling tot standaard PDF-bestanden, die elementen bevatten die niet geschikt zijn voor archivering, zoals multimediacomponenten, lettertypen of externe referenties, is PDF/A ontworpen om op zichzelf te staan. Het bevat specifieke richtlijnen en vereisten voor de documentstructuur, lettertypen, kleurruimten, metadata en ingebedde lettertypen. Het verplicht ook conformiteit met specifieke ISO-normen.

Of u nu een groeiend bedrijf, student of ondernemer bent, er zijn veel voordelen verbonden aan het maken van PDF/A-documenten.

• Behoud consistentie: uw documenten zien er op dezelfde manier uit als ze zijn gemaakt, ongeacht software- of hardwarewijzigingen in de loop van de tijd. 
• Verbeter de doorzoekbaarheid: PDF/A-documenten kunnen worden geïndexeerd en doorzocht, waardoor hun toegankelijkheid voor toekomstig terugvinden en raadplegen wordt vergroot. 
• Zorg voor naleving van de wetgeving: Veel industrieën vereisen het gebruik van PDF/A voor archivering om naleving van de wetgeving en documentauthenticiteit te garanderen. 
• Verbeter de toegankelijkheid: PDF/A-standaarden omvatten toegankelijkheidsfuncties , waardoor documenten inclusief zijn voor personen met een handicap. 
• Risico verminderen: Door documenten in PDF/A-formaat te archiveren, kunnen organisaties het risico op gegevensverlies verminderen, waardoor de bedrijfscontinuïteit en compliance worden gewaarborgd. 

Hier volgen enkele veelvoorkomende voorbeelden van hoe verschillende sectoren kunnen profiteren van PDF/A-documenten.

PDF/A is er in verschillende varianten. Dit wordt gedaan door verschillende PDF/A-standaarden en conformiteitsniveaus te combineren, die in de loop van de tijd zijn geëvolueerd om tegemoet te komen aan de vooruitgang in technologie en gebruiksscenario's.

• Dit is de meest gebruikte en originele PDF/A-standaard die ervoor zorgt dat de visuele weergave van het document in de loop van de tijd behouden blijft. Het is ook de meest beperkende omdat het geen JPEG 2000, lagen of bijlagen ondersteunt.
• Ontbrekende functies: JPEG2000, transparantie, lagen en bijlagen.
• Conformiteitsniveaus:

1. Met PDF/A-1a (Toegankelijk) kunnen ondersteunde technologieën de toegankelijkheid van een PDF verbeteren door tekst en andere elementen in een toegankelijk formaat aan te bieden. Hierdoor hebben alle gebruikers toegang tot informatie. Een voorbeeld van hoe PDF/A-1a kan worden gebruikt is via een schermlezer voor blinden en slechtzienden. 
   
2. PDF/A-1b (Basis) wordt gebruikt om archiefversies van documenten te maken, zodat ze op dezelfde manier kunnen worden weergegeven als toen ze werden opgeslagen. Het is een striktere subset van de ISO PDF-specificatie. 

Leer hoe u PDF naar PDF/A-1a & 1b converteert in onze gebruikershandleiding.

• PDF/A-2 bouwt voort op PDF/A-1 door extra ondersteuning te bieden voor kleurruimten, JPEG2000 -compressie en ingesloten bestanden en door transparantie te introduceren. PDF/A-2 maakt PDF/A 1 niet overbodig, wat betekent dat een geldig PDF/A-1b-bestand de verificatie kan doorstaan op software die is ingesteld om PDF/A2b of PDF/A te valideren -3b.
• Nieuwe functies: JPEG2000, transparantie, lagen en bijlagen (alleen andere PDF/A-bestanden).
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-2a (Toegankelijk) bouwt voort op de structuur die werd gevormd door PDF/A-2u-tags, waardoor het zoeken en hergebruiken van de inhoud van een PDF-document eenvoudiger wordt. Net als PDF/A-1 maakt het documenten toegankelijk voor mensen met een visuele beperking.
   
2. PDF/A-2b (Basis) is de minimale conformiteit die nodig is om ervoor te zorgen dat een PDF-document visueel op dezelfde manier kan worden weergegeven als toen het werd gemaakt.  
   
3. PDF/A-2u (Unicode) omvat alle conformiteit van niveau B met als extra vereiste dat alle tekst in het document Unicode-equivalenten heeft, zodat alle tekst kan worden geïndexeerd en weergegeven. 

Leer hoe u PDF naar PDF/A-2a, 2b & 2u kunt converteren in onze gebruikershandleiding.

• Introduceert het insluiten in een PDF/A-bestand of bestanden in een ander formaat (niet alleen andere PDF/A-bestanden zoals toegestaan in PDF/A-2), waardoor het geschikt is voor documenten die niet-PDF-bijlagen moeten bevatten.
• Nieuwe functies: bijlagen (elk bestandstype).
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-3a verbetert de toegankelijkheid, vergelijkbaar met PDF/A 2a en PDF/A-1a. 
   
2. Het heeft een hoge visuele integriteit en zorgt voor een identieke weergave van een PDF-document als toen het werd gemaakt. 
   
3. PDF/A-3u maakt de doorzoekbaarheid van teksten en het kopiëren van Unicode-tekst mogelijk voor digitaal gemaakte PDF-documenten en documenten die zijn gescand met optische tekenherkenning (OCR). 

• Ondersteunt het archiveren van invulbare formulieren door niet-statische inhoud in PDF-documenten toe te staan in de vorm van JavaScript. Dit betekent dat informatie over de waarden of logica van een interactief formulier kan worden opgeslagen en gearchiveerd. Het vereenvoudigt ook de verwerking van digitale handtekeningen.
• Nieuwe functies: 3d-modellen, rich media en 3D-annotaties.
• Conformiteitsniveaus:

1. PDF/A-4e (Engineering) ondersteunt 3D-modellen, rich media en 3D-annotaties, evenals ingesloten bestanden. 
   
2. PDF/A-4f maakt het insluiten van willekeurige bestanden mogelijk. 

Ontdek hoe eenvoudig het is om uw documenten te bewaren met een gratis proefperiode van 14dagen voor Nitro PDF Pro.

Opmerking van de uitgever: Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in december 2020 en is bijgewerkt om de bijgewerkte PDF/A-versies weer te geven.