Lokale overheidsinstanties staan onder druk om de operationele efficiëntie te verbeteren, digitaal te transformeren en alles binnen het budget te houden, met behoud van publieke verantwoording en naleving. De gemeenteraad van Shoalhaven in New South Wales, Australië, voelde deze druk toenemen toen ze probeerden documentatiebeheer- en goedkeuringsprocessen uit te voeren via een PDF-oplossing die hen dwong te jongleren met beperkte gebruikerslicenties.
De raad keurde vervolgens Nitro goed om kosteneffectieve digitale transformatie-initiatieven te ondersteunen. Tijdens de Local Government IT NSW Summit waren we vereerd om op het podium te worden vergezeld door twee leiders van de gemeenteraad van Shoalhaven: Dane Hamilton en Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane en Dan legden uit hoe ze gemakkelijk zijn overgestapt van hun oudere oplossing naar Nitro, welke efficiëntie ze hebben gezien sinds de implementatie en hoe Nitro hen in staat stelt de activiteiten op meerdere afdelingen te verbeteren.
Lees verder voor hoogtepunten uit het interview tussen onze VP of Sales (APAC) Michael Helder en Dane en Dan.
V: Welke uitdagingen hoopte je te overwinnen toen je op zoek was naar een oplossing als Nitro?
A: Oorspronkelijk was het waarde. We keken naar hoe we onze ondertekenings- en PDF-oplossing beheerden, en we zagen dat we beperkt waren tot een aantal gebruikers. We namen de beslissing om de markt te bekijken om te zien wat er nog meer was. We hadden het gevoel dat er iets beschikbaar moest zijn met veel betere functionaliteit - iets dat ons zou kunnen helpen om het aantal gebruikers te verminderen en te veranderen. We zaten op dit moment ook op de rug van COVID. De meeste organisaties, waaronder de onze, hadden The Great Resignation meegemaakt en hadden te maken gehad met veel mensen die in en uit het bedrijf kwamen. Het was een hele uitdaging om in deze periode de stoelen en licenties te beheren.
V: Waarom viel Nitro op als de beste keuze?
A: We zagen niet alleen dat het een volledig uitgeruste PDF-editor was, de totale licentiekosten waren in vergelijking met Adobe een stuk lager. Het wegnemen van de noodzaak van doorlopend licentiebeheer vanwege de sitelicentie was zeer aantrekkelijk.
V: Hoe heb je verandermanagement aangepakt toen je begon met de implementatie van Nitro?
A: We maakten ons zorgen over de verandering en verwachtten dat het een uitdaging zou zijn om ons personeel aan boord te krijgen, vooral omdat veel van het senior administratieve werk bestond uit combinaties van PDF's voor agenda's, notulen, enz. Maar we waren erg blij met de ondersteuning van Nitro. We hebben in eerste instantie een pilot gedraaid en aan het einde van die pilot een enquête gehouden. De power users die in de eerste plaats bij het proces betrokken waren, waren erg blij en spraken zeer positief over het product. Het maakte de beslissing om verder te gaan gemakkelijk. Van daaruit hebben we het uitgerold en een aantal andere trainingssessies en webinars gedaan om het personeel bij die verandering te ondersteunen. Ik denk dat de geboden ondersteuning een heel sterk punt is voor Nitro.
Lees meer over de vier pijlers van Nitro voor uw succes in onze Handleiding voor het overstappen naar een andere PDF-leverancier.
V: Hoe heeft Nitro vanuit IT-oogpunt bijgedragen aan een soepele overgang?
A: Het is een echt succesverhaal. Nitro heeft ons geholpen met de implementatie en een communicatieplan. Vanaf het begin hadden we een duidelijk verhaal voor de toekomst. Voortdurende training en ondersteuning voor gebruikersadoptie hebben ons echt in staat gesteld om het plan waar te maken. We hebben ook onze trainingen opgenomen en beschikbaar gesteld aan medewerkers die de training hebben gemist, zodat niemand buiten de boot viel. Alle gebruikers die langzamer waren om te adopteren, hebben we gewoon meer training gegeven. Nitro bood ook een selfservice-leerportaal met handleidingen die het gemakkelijk maken om de acceptatie te verbeteren.
V: Hoe denkt u dat Nitro nu bijdraagt aan uw algemene technologie- en transformatiedoelstellingen?
A: Nitro heeft mensen zeker efficiënter gemaakt, vooral met betrekking tot kleinere taken. Vroeger werd er veel geprint en handmatig ondertekend, maar Nitro heeft de efficiëntie echt verhoogd met QuickSign-functionaliteit en de Nitro Sign-optie.
De onbeperkte sitelicenties maakten de samenwerking tussen afdelingen zo eenvoudig. We hebben Nitro als onze standaard PDF-editor en -lezer, dus nu maakt het deel uit van onze standaard werkomgeving. Alle gebruikers snappen het, en ze krijgen allemaal de premiumfuncties. Dat heeft ons veel flexibiliteit geboden en veel mogelijkheden geopend in een PDF-bewerkingsproduct die andere gebruikers of medewerkers binnen onze raad niet zouden hebben gehad in ons vorige schema.
V: Zijn er best practices die je hebt ontwikkeld met Nitro die je aan andere raden zou kunnen voorstellen?
A: De Customer Success Manager en de wijzigingsondersteuning van Nitro zorgden er echt voor dat we ons intern niet al te veel zorgen hoefden te maken. Ik zou andere gemeenten die deze reis willen maken, willen aanmoedigen om die te gebruiken. Ze waren super krachtig met onze implementatie. De analyses laten ook het verhaal zien van de voortgang van onze gebruikersacceptatie - we hebben nu 600 gebruikers op deze tool waar we 200 hadden op onze vorige oplossing.
De voortdurende training heeft echt geholpen bij de acceptatie door gebruikers. Het is een volledig uitgerust product dat gemakkelijk te gebruiken is, en we hebben er geen problemen mee dat het personeel het nu gebruikt. Degenen die het af en toe gebruiken, gaan naar het leerportaal om te leren hoe ze basistaken moeten uitvoeren. We hebben het aanbevolen implementatieplan van Nitro gevolgd en dat was een echt succes. Alleen al het volgen van die begeleiding en het benutten van de voortdurende training maakte het zo'n succes.
Versnel uw digitale succes met Nitro
Vraag een plek aan in het pilotprogramma van Nitro - een volledig begeleide en risicovrije proefversie van onze PDF-, eSign- en analyseoplossingen. Dien eenvoudig een verzoek in om deel te nemen en kijk hoe we u een concurrentievoordeel kunnen geven.