Wat is digitale transformatie?

Technologie heeft het zakelijke landschap veranderd, maar het kan een uitdaging zijn om te weten hoe u uw organisatie concurrerend kunt houden.

Veel IT-leiders noemen de overgang naar nieuwe technologie 'digitale transformatie'. Deze gids helpt u de kernconcepten van digitale transformatie te begrijpen en hoe u een effectieve strategie kunt ontwikkelen.

Wat is digitale transformatie?
Waarom is digitale transformatie belangrijk?
Wat drijft digitale transformatie?
Wat zijn de componenten van een kader voor digitale transformatie?
Hoe een digitale transformatiestrategie te creëren
Wat zijn de voordelen van digitale transformatie?
Voorbeelden van digitale transformatie
Hoe de ROI van digitale transformatie te meten
Teamrollen voor digitale transformatie
Wat zijn de uitdagingen van digitale transformatie?
Trends in digitale transformatie

Digitale transformatie (DX of DT) is het proces waarbij intelligente digitale technologieën worden geïntegreerd in de activiteiten, oplossingen en cultuur van een bedrijf om te voldoen aan de marktvraag naar betere en meer toegankelijke producten en diensten. Effectieve digitale transformatie kan bedrijven in staat stellen meer klanten aan te trekken en te behouden, de omzet te verhogen, de kosten te verlagen en een volledig extern of hybride personeelsbestand mogelijk te maken.

Voor bedrijven die overstappen op externe of hybride werkomgevingen, wordt de migratie van traditionele, offline processen en documentbeheer naar digitale workflows een noodzaak. Voor een ander bedrijf kan digitaal gaan gaan over het verlagen van de afdrukkosten en het verlagen van hun ecologische voetafdruk door documenten elektronisch te ondertekenen.

Welke digitaliseringsdoelen u ook binnen uw organisatie wilt bereiken, een goed gepland transformatie-initiatief is cruciaal voor succes.

Soms kan het vermogen om je aan te passen met behulp van technologie het verschil maken tussen bedrijfscontinuïteit en het sluiten van je deuren, zoals bij een wereldwijde pandemie.

In een recent onderzoek door Dell Technologies onder meer dan 4,300 wereldwijde bedrijven, gaf 80% van de leidersaan dat ze tijdens de pandemie hun digitale transformatieprogramma's versnelden, zodat ze hun activiteiten konden voortzetten. Enkele van hun aandachtsgebieden waren het implementeren van technologieën die werken op afstand mogelijk maakten, digitale ervaringen voor klanten en werknemers opnieuw uitvonden en cyberbeveiliging versterkten.

In plaats van te wachten op een ander wereldwijd evenement om digitale transformatie af te dwingen, moeten bedrijven hun initiatieven blijven versnellen. Deze inspanningen zullen niet alleen fail-safes voor continuïteit creëren, maar hen ook helpen om beter aan de eisen van hun markt te voldoen.

Er zijn drie primaire technologieën of aanjagers van digitale verandering in bedrijven, waaronder cloud computing, kunstmatige intelligentie (AI) en mobiele applicaties (apps).

Hier is een nadere blik op elk van deze technologieën:

• Cloud computing: Levert diensten zoals servers, opslag, databases en software on-demand via internet ("de cloud"), waardoor bedrijven meer flexibiliteit krijgen bij de toegang tot essentiële informatie en klanten een verbeterde, efficiëntere gebruikerservaring krijgen.

• Kunstmatige intelligentie (AI): gebruikt machines en computers om menselijke probleemoplossende en besluitvormingsvaardigheden na te bootsen.

• Mobiele toepassingen (apps): een computerprogramma of software die is ontworpen om te worden uitgevoerd op een mobiel apparaat, zoals een telefoon.

Hoewel deze technologieën waardevolle hulpmiddelen kunnen zijn, is het essentieel om ze om de juiste redenen te implementeren, zoals het vervangen van verouderde of verouderde technologie in plaats van om het nieuwste en beste te hebben.

Het is ook vermeldenswaard dat werknemers een belangrijke aanjager van digitale transformatie kunnen zijn. Uit het 2022 -productiviteitsrapport van Nitro bleek dat werknemers meer flexibiliteit verwachten in hoe en waar ze werken. Zoals benadrukt in het rapport, wilde 50 % van de 1 , 183 ondervraagde werknemers betere of meer tools om werken op afstand mogelijk te maken, en zag 95 % ruimte voor verbetering in de manier waarop hun organisaties omgaan met documenten. Bovendien merkten werknemers op dat de tools die voor hen beschikbaar waren een beïnvloeder waren voor de bedrijven waarvoor ze wilden werken.

Ontdek de nieuwste trends en technologieën die bepalend zullen zijn voor de manier waarop we volgend jaar en daarna werken in Nitro's 2022 Productiviteitsrapport .

Een sterk raamwerk voor digitale transformatie richt zich op drie essentiële componenten: mensen, processen en platforms .

Digitale transformatie moet beginnen bij de mensen , met name werknemers en klanten. Een praktisch raamwerk richt zich op het empoweren van het personeel, het verbeteren van de klantervaring en het versterken van cultuur en leiderschap.

Voor werknemers moet u mogelijk eventuele zorgen over werkzekerheid wegnemen door ervoor te zorgen dat uw boodschap luid en duidelijk is: technologie vervangt niemand. Leg uit hoe de veranderingen hen zullen helpen problemen sneller op te lossen en hun leven gemakkelijker te maken. Een solide verandermanagementpraktijk kan helpen de menskant van verandering te leiden, zodat uw organisatie de gewenste resultaten kan bereiken.

Het is ook essentieel om alle afdelingen en business units gelijk uit te rusten. Concurrentie en wrok kunnen ontstaan als werknemers het gevoel hebben dat het management favorieten speelt, dus zorg ervoor dat iedereen dezelfde basisopstelling en breed gedeelde verwachtingen heeft.

Het is misschien niet het implementeren van een volledig gestroomlijnd werkproces en het elimineren van alle verspillingen, maar digitale transformatie betekent het beoordelen van uw processen . Het vinden van knelpunten en plaatsen waar nieuwe technologieën geld kunnen besparen, zal goed besteed worden.

Daarnaast richt dit onderdeel van digitale transformatie zich op processtandaardisatie om meer en betere samenwerking te bevorderen. In plaats van dat elke afdeling bijvoorbeeld verschillende manieren heeft om goedkeuringsondertekeningen te krijgen (zoals afdrukken, een document aan een e-mail toevoegen of binnen een document op een server werken), kan een bedrijf digitale documentworkflows implementeren zodat alle benodigde partijen en documenten snel bewerken via beveiligde koppelingen.

Een proces dat ook veel aandacht zou moeten krijgen tijdens een initiatief voor digitale transformatie, is verandermanagement , oftewel de stappen om een vlotte digitale transformatie te garanderen.

Het laatste onderdeel van een kader voor digitale transformatie zijn platforms , wat betekent dat de intelligente technologieën die u integreert in de activiteiten, het aanbod en de cultuur van uw bedrijf, effectiever werken.

Het implementeren van een nieuw platform zal geen eenmalige situatie zijn waarin u kunt zeggen: "We hebben digitale transformatie gedaan!" Beoordeel in plaats daarvan regelmatig platforms om er zeker van te zijn dat u over de optimale technologie beschikt om aan de behoeften van uw markt te voldoen.

Neem een stap terug van de tekentafel en reflecteer op de visie van uw bedrijf. Wat voor ervaring wil je dat je klanten en medewerkers hebben? Enkele andere vragen die u kunt stellen, zijn onder meer:

• Wat zijn de behoeften en verwachtingen van mijn klanten?

• Hoe schiet mijn organisatie tekort?

• Wat kunnen we van onze concurrenten leren door wat ze goed of minder goed doen?

• Hoe kan mijn bedrijf ons personeel beter ondersteunen door middel van technologie?

Door uw doelstellingen voor digitale transformatie te definiëren op basis van de ambities van uw bedrijf, zorgt u ervoor dat u in de goede richting gaat.

Weet wie er aan boord moet zijn om zinvolle vooruitgang te boeken en die leiders op één lijn te brengen met een verenigend doel. De voortdurende betrokkenheid van deze leiders en samenwerking bij de uitvoering van het initiatief kan het werk bespoedigen.

Uit een recente McKinsey-enquête bleek dat bedrijven die een Chief Digital Officer (CDO) in dienst nemen om hun evoluties te ondersteunen, 1 . 6 keer meer kans om een succesvolle digitale transformatie te melden. Sleutelleiders zoals de CDO spelen een belangrijke rol bij het aanwakkeren van een veranderingsmentaliteit en het bepalen van prioriteiten voor acties.

Werk samen met cruciale leiders om een team van mensen op te bouwen die toezicht kunnen houden op het initiatief en ervoor kunnen zorgen dat uw organisatie haar doelen behaalt. Enkele voorbeelden van mensen die goede kandidaten voor uw team kunnen zijn, zijn krachtige gebruikers van technologieën die u in het verleden hebt geïntroduceerd of mensen met een positieve houding ten opzichte van het verkennen van nieuwe ideeën met een staat van dienst van ambitie.

Naast het samenstellen van een team, is deze stap een goed moment om een shortlist te maken van alle platforms of technologieën die uw bedrijf nodig heeft om aan de marktvraag te voldoen. Deze stap vereist grondig, doordacht onderzoek om ervoor te zorgen dat u uit de vele mogelijkheden de beste optie(s) kiest.

Bij het samenstellen van uw transformatieteam en het onderzoeken van oplossingen is het essentieel om de behoeften van uw klanten voorop te stellen. Door dit te doen, kunnen alle andere elementen van een digitale transformatiestrategie op hun plaats vallen. U zult merken dat de processen en platforms die de klantresultaten het meest volledig verbeteren, uw plan zullen vormgeven en zullen bepalen hoe u het in de praktijk brengt.

Deze laatste stap is misschien wel de meest kritieke, vooral voor werknemers die op afstand werken en geen persoonlijke training kunnen volgen. Het is ook sterk afhankelijk van de principes van verandermanagement om werknemers in staat te stellen veranderingen door te voeren.

In deze stap moet uw transformatieteam nauw samenwerken met alle bedrijfseenheden om ervoor te zorgen dat werknemers de nodige training en ondersteuning krijgen om met vertrouwen nieuwe technologieën te gebruiken.

In plaats van technologietraining te beperken tot een of twee how-to-webinars, kunt u ook een robuuste bibliotheek met bronnen creëren en training geven die voornamelijk is gericht op de voordelen voor werknemers. Door gebruik te maken van een zakelijke sociale netwerkdienst of een ander bedrijfsforum, kunt u de dialoog gaande houden met open en consistente communicatie.

Effectieve operationele veranderingen als gevolg van digitale transformatie kunnen werknemers vaak doen terugkijken en denken: "Kun je geloven dat we dit vroeger handmatig deden?"

Een voorbeeld van deze verandering is de integratie van beveiligde elektronische handtekeningtechnologie . eSigning kan veel handmatige taken elimineren, waaronder:

• Persoonlijke ontmoetingen met klanten, leveranciers of belanghebbenden om contracten en papierwerk te ondertekenen

• Papierwerk fysiek opsturen om te ondertekenen

• Scannen en afdrukken van pagina's en pagina's van documenten

Met eSign-software kunnen ze papierwerk vrijwel onmiddellijk elektronisch ondertekenen, verzenden en volgen, waardoor ze uren kostbare tijd besparen.

Download Nitro's ultieme gids voor elektronische handtekeningen voor meer informatie over eSigning.

Innovatie kan een luxe lijken in zakelijke omgevingen met veel handmatig werk en frequente brandoefeningen.

Door het werk te stroomlijnen door middel van een initiatief voor digitale transformatie, krijgen werknemers kostbare tijd om te brainstormen en creatieve problemen op te lossen. Zodra je meer ruimte creëert voor samenwerking en ambitieus onderzoek, kun je ideeën vinden die leiden tot nieuwe marktkansen, een betere merkperceptie en concurrentievoordelen.

Het maakt klanten misschien niet uit hoe geavanceerd uw technologie is, maar ze herkennen of hun ervaring soepel verloopt. Wanneer u inventariseert welke praktijken een positieve invloed hebben op de resultaten van klanten en hen gelukkiger maken, kunt u zich concentreren op het vergroten van netto nieuwe klanten, het behouden van terugkerende klanten en het verhogen van de omzet en de omzet.

Verouderde software kan kostbaar zijn om te onderhouden en heeft vaak schaarse of niet-bestaande updates die de productiviteit belemmeren. Hoewel de kosten van het overstappen op nieuwe software hoog kunnen zijn, zullen de operationele efficiëntie en de lagere kosten die u opdoet op de lange termijn de moeite waard zijn.

Digitale transformatie kan ook op andere gebieden kosten helpen besparen . Als een bedrijf bijvoorbeeld papierloos wordt, besparen ze op fysieke middelen zoals portokosten, enveloppen, papier, inkt en archiefsystemen. Bovendien kan een organisatie, met een veilige eSigning-oplossing in plaats van papier, frauduleuze activiteiten helpen voorkomen, die duizenden dollars kunnen kosten om te herstellen.

Hoewel digitale transformatie gepaard gaat met een initiële leercurve voor huidige werknemers, kan het helpen om de betrokkenheid op de lange termijn te verbeteren. Naarmate de banen van werknemers eenvoudiger, efficiënter en intuïtiever worden, worden ze capabeler en zelfverzekerder in hun werk. In het 2022 -productiviteitsrapport van Nitro vond ongeveer 70 % van de 1 , 183 ondervraagde werknemers samenwerkings- en productiviteitstools buitengewoon effectief .

Een investering in de tools van uw personeel zal voelen als een directe investering in hen. Dit kan de tevredenheid verhogen en daarmee het behoud van medewerkers.

Hoe kun je digitalisering ondersteunen? Meer informatie over het productiviteitsplatform van Nitro .

Door naar praktijkvoorbeelden van digitale transformatie te kijken, kunt u inschatten hoe het er voor uw bedrijf uit zou kunnen zien.

• McConnell Dowellgaf grote bedragen uit aan licenties voor het schrijven, afdrukken en fotokopiëren van PDF's. Door over te stappen op een kosteneffectievere oplossing bespaarden ze bijna 50% aan gerelateerde kosten.

• Zebra Technologies beleefde een opwindend nieuw groeiseizoen na de overname van de Enterprise-activiteiten van Motorola Solutions. Maar met die groei kwamen aanzienlijke groeipijnen. Zebra werkte samen met Nitro om de overgang te vereenvoudigen en sneller op te schalen met superieur wijzigingsbeheer.

• Leonardo DRS heeft 40 + locaties en had een enkele bron voor PDF-software nodig die ze kon verenigen. Terwijl ze de IT-activiteiten op alle locaties centraliseerden, ontdekten ze de noodzaak om tools voor hun kenniswerkersgroepen te standaardiseren. Deze verandering had een onmiddellijke impact op de productiviteit.

In de praktijk kan een KPI een meting zijn van verbeterde klantervaring die u vastlegt door middel van korte, gesloten klantfeedbackonderzoeken. Een ander voorbeeld kan de hoeveelheid tijd zijn die door automatisering op een bepaalde taak wordt bespaard in verhouding tot hoe lang het vroeger handmatig duurde. Andere analyses kunnen geoptimaliseerde processen en gebruik of impact op duurzaamheid omvatten .

Stel uzelf de volgende vragen om u te helpen de juiste KPI's voor uw initiatief te identificeren:

• Welke statistieken zullen ons helpen het verhaal van onze digitale transformatie te vertellen?

• Welk type en welk niveau van groei hopen we te bereiken?

• Wat zijn haalbare maar ambitieuze doelen?

• Wat voor rapportages gaan we gebruiken om onze KPI's in de gaten te houden?

• Hoe vaak gaan we rapporten draaien en onze strategie aanpassen?

Hoewel het essentieel is om de beste oplossingen te vinden en uw processen aan te passen, kan het inzetten van de juiste mensen in de juiste rollen uw inspanningen aanzienlijk vergroten.

Hier zijn een paar van de rollen die u in uw team wilt hebben:

• CIO/CDO: Veel CIO's hebben de rol van Chief Digital Officer (CDO) op zich genomen. Deze persoon helpt een bedrijf de groei te stimuleren door de leiding te nemen bij de overgang van analoge naar digitale technologieën.

• CFO: Een CFO is van cruciaal belang voor de budgettaire goedkeuring van projecten en kan advies geven over mogelijkheden om efficiënt te besteden.

• IT-/helpdeskmanagers: het eerstelijns implementatieteam voor nieuwe technologieën.

• Software-ingenieurs: inclusief cloud computing-specialisten en digitale productmanagers, software-ingenieurs zijn verantwoordelijk voor softwareoplossingen, van ideevorming tot testen tot implementatie.

• Implementatieleiders: verschillende UX-rollen - ontwerpers, schrijvers en UX-architecten - kunnen helpen bij het begeleiden van de implementatie van digitale transformatie.

• Projectmanagers: projectmanagers houden het werk georganiseerd en in beweging. Ze kunnen teamleden in contact brengen met middelen en indien nodig zorgen uiten.

• Marketeers: het verspreiden van de boodschap - zowel binnen het bedrijf als naar klanten toe - is waar marketeers de meeste impact hebben.

• Klantenondersteuning: de stem van de klant is altijd nuttig bij het bepalen van pijnpunten in elk proces of product dat door digitale transformatie kan worden verbeterd.

• Slechte communicatie: Of het nu gaat om dubbele inspanningen, onduidelijke doelen of verwarring over de voortgang van een project, slechte communicatie is de uitdaging die de digitale transformatie het snelst tot stilstand kan brengen.

• Gebrek aan betrokkenheid van werknemers: mensen zijn gewoontedieren en technologie heeft een leercurve. Bedrijven met een onvolwassen digitale cultuur kunnen voor uitdagingen komen te staan bij het uitrollen van oplossingen.

• Budgettaire beperkingen: transformatieve technologieën worden steeds toegankelijker, maar elk bedrijf heeft budgettaire beperkingen.

Het opzetten van een stroom van effectieve communicatie, goede training in verandermanagement en zorgvuldige budgettering zullen helpen om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Er zijn verschillende technische trends rond digitale transformatie die belangrijk zijn om in gedachten te houden, waaronder:

• Voortdurende migratie van verouderde hardware naar cloud computing

• Digitale documenten in plaats van papier

• Betere toegang tot AI en machine learning

• Opties voor werken op afstand

• Meer mobiele ontwikkeling

Met deze trends is de focus gebleven en zal die waarschijnlijk blijven op het meest kritieke onderdeel van verandering: mensen .

Voor klanten draait het allemaal om het verbeteren van hun reis met uw merk en het zo soepel mogelijk leveren van aanbiedingen. Voor werknemers kan het implementeren van technologie die hen helpt hun werk te versnellen en te katalyseren de productiviteit en retentie aanzienlijk verhogen.

Digitale transformatie is meer dan investeren in nieuwe technologie: het is een beslissing om de cultuur van een bedrijf te veranderen. Hopelijk geeft deze uitgebreide kijk op digitale transformatie van mensen naar processen naar platforms je het gevoel klaar te zijn voor actie.

Als u nog steeds niet zeker weet waar u moet beginnen, kunnen wij u helpen . Het Nitro-team heeft een passie voor het stimuleren van de digitale economie met betere workflows, verhoogde productiviteit en verbeterde klant- en werknemerservaring, ondersteund door uitstekende service om uw unieke organisatiedoelstellingen te ondersteunen. Ons robuuste, innovatieve en betaalbare PDF- , eSignature- en Analytics -platform is intuïtief voor werknemers en verbetert de manier waarop uw organisatie nu en in de toekomst werkt.

Lees meer over hoe we u kunnen helpen uw documentprocessen te stroomlijnen en de productiviteit vandaag nog te verhogen.

Probeer Nitro gratis uit