Documentbeheer is het proces of systeem van het digitaal verzamelen, volgen en opslaan van elektronische versies van papieren documenten met behulp van pdf's, tekstverwerkingsbestanden en digitale afbeeldingen.
Documentbeheer, vaak in de vorm van software, helpt bedrijven om over te stappen van traditionele op papier gebaseerde processen en fysieke documentworkflows, zoals archiefkasten, naar efficiëntere werkwijzen zoals SharePoint Online die kosten optimaliseren en werknemers tijd besparen.
Voordelen van digitaal documentbeheer
In het 2022 productiviteitsrapport van Nitrozei 50 % van de respondenten dat ze sinds het begin van de pandemie minder gebruik maken van fysieke documenten en papieren processen.
Nu bedrijven initiatieven voor digitale transformatie versnellen en papierloos worden, is een systeem voor het opslaan, organiseren en beheren van de honderden, duizenden en soms miljoenen elektronische documenten essentieel om rommel of gegevensverlies te voorkomen. Misschien nog belangrijker is om samen te werken met een documentbeheerprofessional om ervoor te zorgen dat u uw processen met succes optimaliseert en uw bedrijf digitaal transformeert.
Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van uitgebreid digitaal documentbeheer:
Gemakkelijker indexeren
Het digitaliseren van documentbeheer maakt het zoeken naar en ophalen van documenten eenvoudiger, waardoor u bij uw taak kunt blijven en kostbare tijd kunt besparen.
Versiebeheer
Documentbeheer biedt een volledige documentgeschiedenis, zodat u versies kunt controleren. Het schetst elke overgang en revisie die een record heeft doorgemaakt, waardoor u een kaart krijgt van hoe het document in zijn huidige staat is gekomen en waarom het eruitziet zoals het er nu uitziet.
Meer veiligheid
De mogelijkheid om toegangs- en bewerkingsrechten te beheren via elektronisch documentbeheer verhoogt de beveiliging en helpt u gevoelige informatie te beschermen.
TIP: Een documentbeheerproces kan ook eSignaturesintegreren – een veilige, geautomatiseerde en juridisch bindende methode om handgeschreven handtekeningen te vervangen. eSigning is een andere grote, voordelige manier om papierloos te werken.
Controlesporen
Audittrails geven u inzicht in wie wijzigingen in het document heeft aangebracht bij elke stap van de evolutie, waardoor uw kwaliteitscontrole wordt verbeterd.
Begin met het digitaal beheren van uw documenten
Elk bedrijf dat documentatie maakt of vertrouwt, ongeacht de branche, heeft een robuust beheerproces voor die documentatie nodig. Bergen papier hebben geen zin als je niet kunt bereiken wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt.
De volgende stap om grip te krijgen op uw documentbibliotheek is het implementeren van een oplossing voor digitaal documentbeheer, zoals SharePoint, Azure IP of iManage.
Met een nieuw elektronisch documentbeheersysteem hebt u PDF-technologie nodig die er efficiënt mee werkt. Dat is waar Nitro kan helpen.
Papierloze productiviteit met Nitro
Het Nitro-productiviteitsplatform kan worden geïntegreerd met uw SharePoint-, Azure IP- of iManage- sites, waardoor al uw documenten op één locatie worden bewaard en end-to-end eSigning-functionaliteit wordt geboden.
Met deze eenvoudige tool kunt u de productiviteit verhogen door gestroomlijnde processen en het probleem van dubbele records op meerdere locaties voorkomen.
Klaar om papierloos te gaan en digitaal documentbeheer te omarmen?
Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo en ontdek hoe het productiviteitsplatform van Nitro u kan helpen uw workflows te optimaliseren.