Toen de wereld werd getroffen door een pandemie en huizen van de ene op de andere dag in kantoren veranderden, beseften organisaties al snel dat de manier waarop dingen vroeger werden gedaan, zou moeten veranderen om door te kunnen gaan. Aangezien de productiviteit stabiel bleef, en in veel gevallen zelfs steeg tijdens COVID, weten wij dat organisaties veel van hun op papier gebaseerde processen konden aanpassen en digitaliseren om hun bedrijfscontinuïteit te handhaven.
Deze digitalisering werd grotendeels mogelijk gemaakt door elektronische handtekeningen. Als ze die nog niet gebruikten, begonnen organisaties snel elektronische handtekeningen toe te voegen aan hun gereedschapskist, zodat ze hun bedrijf vooruit konden helpen. Het gebruik van eSigning is in 2021 ten opzichte van 2020 met 60% gestegen. De voordelen die organisaties kunnen halen uit de invoering van elektronische handtekeningen zijn duidelijk - grotere efficiëntie, betere gebruikerservaringen, naleving en duurzaamheid zijn slechts enkele voorbeelden.
De efficiëntie verhogen
Maar al te vaak worden bedrijfsprocessen al snel tijdrovende nachtmerries vol vervelend papierwerk. In plaats van productief te zijn, gaat er tijd verloren met het opsporen van handtekeningen en het uitvoeren van repetitieve administratieve taken. De invoering van elektronische handtekeningen kan de doorloop- en voltooiingstijd van documenten versnellen, waardoor mensen in seconden kunnen ondertekenen en transacties in minuten kunnen voltooien. Elektronische documenten kunnen gemiddeld 80% sneller dan papieren documenten. Dit betekent dat goedkeuringen gemakkelijker en sneller dan ooit tevoren kunnen worden ontvangen, contracten voltooid en deals gesloten, zonder fouten.
Gebruikerservaringen verbeteren
Gezien het belang van ervaring - 86% van de kopers zal meer betalen voor een betere klantervaring - kunnen bedrijven veel voordeel behalen door het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om zaken met hen te doen. Met elektronische handtekeningen kunnen documenten altijd en overal worden ondertekend. Ze kunnen zaken uiterst gemakkelijk maken, zodat klanten onderweg, op elk moment en met elk apparaat dat ze bij de hand hebben, kunnen tekenen om in een oogwenk te doen wat ze moeten doen. Dat is het soort ervaring waarmee de tevredenheid, de retentie en zelfs de cross- en upsaleskansen kan verbeteren.
Handhaving van de relevante regelgeving
De afgelopen jaren hebben de meeste landen wereldwijd wet- en regelgeving aangenomen die de wettigheid van elektronische handtekeningen erkent en deze juridisch bindend acht. Dit betekent dat zij voor elke rechtbank kunnen gelden als elk ander ondertekend papieren document. Het komt erop aan ervoor te zorgen dat de oplossing voor elektronische handtekeningen voldoet aan alle relevante voorschriften en zich houdt aan de veiligheids- en authenticiteitsnormen die het gebruik ervan bepalen, zodat zij kan worden gebruikt om een groot aantal toepassingen te stroomlijnen en te vereenvoudigen - verkoop, financiën, personeelszaken, bedrijfsvoering, inkoop en juridische zaken.
Duurzaamheid positief beïnvloeden
Elektronische handtekeningen kunnen een grote positieve impact hebben op ons milieu. Naast de voor de hand liggende voordelen van het vervangen van papieren door digitale processen - minder papier, toner en verzendkosten - kan het elektronisch kunnen ondertekenen van documenten ook de noodzaak om te reizen tot een minimum beperken (en soms helemaal wegnemen). Bovendien kan het van latere waarde zijn om de behoefte aan fysieke archivering en al het verbruik dat daarmee gepaard gaat (papier en onroerend goed) te verminderen, om nog maar te zwijgen van het bijkomende voordeel dat documenten online beschikbaar zijn, op elk moment, en overal toegankelijk.
Wat is de volgende stap?
Gezien al deze voordelen is het geen verrassing dat de uitgaven voor eSigning-oplossingen wereldwijd naar verwachting zullen groeien met een CAGR van 26,6% in de komende tien jaar, 2021-2030 tot $12,721,4. miljoen. Op zullen de IT-budgetten zelfs gestaag toenemen om ervoor te zorgen dat bedrijven flexibeler en veerkrachtiger zijn bij voortdurende veranderingen. Hulpmiddelen, zoals elektronische handtekeningen en PDF-oplossingen, zullen zeker deel uitmaken van de mix - bijna de helft van de werknemers zei dat zij met een van deze oplossingen iets of veel productiever zouden zijn.
Gezien wat er op het spel staat, is het belangrijk de oplossing te kiezen die maximale waarde voor uw bedrijf oplevert.
Om te zien hoe u een oplossing voor elektronische handtekeningen evalueert, raadpleegt u "The Ultimate Guide to Electronic Signatures". Het vertelt u alles wat u wilt weten over elektronische handtekeningen en geeft u een checklist om ervoor te zorgen dat de oplossing die u kiest de juiste is voor uw bedrijf.
