Trestle Management Group is een van de grootste onafhankelijke beheerfirma's voor verenigingen van huiseigenaren (VvE's) in de staat Arizona. Het bijhouden van gegevens is een kernonderdeel van de communitybeheerservice. Het is dan ook geen verrassing dat elk van de ruim 70werknemers van het bedrijf een Nitro-gebruiker is en afhankelijk is van de PDF-bewerkingstool voor hun dagelijkse werk.

Ongeveer 18 maanden geleden besloot het bedrijf om hun VvE-communitymanagers over te zetten van mini-desktops naar laptops. Het was logisch omdat de functie inhoudt dat je in het veld moet trainen en vaak buiten kantooruren. Maar het bracht ook een al lang bestaand probleem aan het licht dat Office Manager, Kristi Avis, graag wilde aanpakken.

Ze legt uit: "We hadden Nitro-licenties in vier pakketten gekocht bij gonitro.com. Elke keer dat een werknemer lid werd, activeerden we een nieuwe licentie, die vervolgens aan die gebruiker op die specifieke machine werd gekoppeld. Dit was echter niet de meest efficiënte aanpak voor ons, omdat het betekende dat we elke keer dat iemand vertrok een nieuwe licentie moesten kopen - en we zijn een branche met een relatief hoog personeelsverloop."

Kristi had dus een keuze. Koop licenties op de gebruikelijke manier voor de nieuwe laptops van de VvE-communitymanagers of maak van de gelegenheid gebruik om over te stappen op een licentiemodel dat beter past bij de behoeften van het bedrijf.

De afgelopen 18 maanden heeft Trestle Management Nitro Pro Business gebruikt, aangeschaft via een abonnementsmodel. Kristi legt uit: "Alles gaat nu gewoon zoveel sneller en gemakkelijker. Ik ga naar het admin-portaal en daar zijn 77 actieve licenties die ik kan distribueren waar nodig. Het is gebruikersgebaseerd in plaats van machinegebaseerd, dus als een werknemer vertrekt, hoef ik alleen maar zijn licentie in te trekken en deze opnieuw toe te wijzen aan degene die hierna binnenkomt."

Licenties zijn niet het enige gebied waar het bedrijf heeft geprofiteerd van de overstap. Kristi opnieuw: "Een van de extra voordelen van de overgang naar het gebruikersgebaseerde model was dat Nitro Sign deel uitmaakte van het pakket. We gebruikten eerder een andere e-signingprovider, maar slechts een paar gebruikers hadden toegang tot de software - en ze werden overspoeld met e-signing-verzoeken van andere werknemers. Nu kunnen we allemaal Nitro Sign gebruiken en is iedereen blij."