Bij Nitro Software Limited (ACN 079 215 419) (Nitro) zetten we ons in om onze bedrijfsactiviteiten op een ethische, wettige en maatschappelijk verantwoorde manier uit te voeren, en in overeenstemming met de wet- en regelgeving van de landen waarin we actief zijn. De reputatie van Nitro als ethische bedrijfsorganisatie is belangrijk voor het voortdurende succes. Betrokkenheid bij omkoping en corrupt gedrag is in strijd met deze verbintenis en vormt een ernstig misdrijf met strafrechtelijke en civielrechtelijke sancties. Het stelt Nitro ook bloot aan aanzienlijke reputatieschade.

Ons Anti-Omkopings- en Corruptiebeleid (ABC-beleid) is van toepassing op al onze werknemers, functionarissen, directeuren en in bepaalde omstandigheden consultants, gedetacheerden, contractanten, agenten en tussenpersonen die ons vertegenwoordigen. Het ABC-beleid ondersteunt de gedragscode van Nitro en in het bijzonder de vastberadenheid van Nitro om een ethische bedrijfsorganisatie te exploiteren. U moet:

(a) zich niet in te laten met omkoping en corrupt gedrag of dergelijk gedrag te verbergen;

(b) te voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op ons en onze activiteiten;

(c) te voldoen aan het ABC-beleid en alle procedures die we hanteren; en

(d) meld elk probleem of vermoedelijke of potentiële schending van het ABC-beleid onmiddellijk.

Het ABC-beleid en onze Gedragscode zijn beschikbaar in het bedrijfsgedeelte van de website van Nitro.

Omkoping en corruptie omvat het aanbieden, beloven of geven van een voordeel, een gunst, een geschenk of iets van waarde met de bedoeling het gedrag van een persoon of een buitenlandse ambtenaar bij de uitoefening van hun functie onrechtmatig te beïnvloeden, teneinde zaken of een ander ongepast voordeel te verkrijgen of te behouden.

2.1 Welk gedrag is verboden door het ABC-beleid?

De volgende zijn verboden gedrag onder het ABC-beleid.

(a) Het aanbieden, betalen of ontvangen van steekpenningen.
Het aanbieden, doen of ontvangen van steekpenningen is ten strengste verboden. Australië is ondertekenaar van het OESO-verdrag ter bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties en heeft wetgeving uitgevaardigd die het aanbieden, betalen, veroorzaken of beloven van iets van waarde aan zowel buitenlandse als binnenlandse overheidsfunctionarissen verbiedt. De wetgeving stelt Australische regelgevers in staat om hun burgers en bedrijven te vervolgen voor omkoping van overheidsfunctionarissen in Australië en in andere landen. Overtreding van de anti-omkopings- en corruptiewetten van Australië en van andere landen waarin Nitro actief is, heeft ernstige strafrechtelijke en civielrechtelijke gevolgen, zoals gevangenisstraf of boetes.

(b) Het aanbieden, betalen of ontvangen van smeergeld of geheime commissielonen.
Het aanbieden, maken of ontvangen van een 'kick-back' of een geheime commissie als aansporing of beloning voor het doen of niet doen van iets, of het al dan niet tonen van gunst of ongunst aan een persoon met betrekking tot zakelijke aangelegenheden is ook verboden onder de Australische staats- en territoriumwetten. Overtreding van de anti-omkopings- en corruptiewetten van de staat en het territorium heeft ook ernstige strafrechtelijke en civielrechtelijke gevolgen, zoals gevangenisstraf of boetes.

(c) Het aanbieden of aanvaarden van geschenken en gastvrijheid die verder gaan dan aanvaardbare zakelijke beleefdheden.
Het aanbieden, doen of ontvangen van een geschenk, zakelijke beleefdheid of gastvrijheid kan een verplichting creëren of door anderen worden geïnterpreteerd of gebruikt om vriendjespolitiek, discriminatie, collusie of soortgelijke onaanvaardbare praktijken aan te voeren. U mag in verband met ons bedrijf geen geschenken, maaltijden, verfrissingen en amusement geven, zoeken of aanvaarden die verder gaan dan de gebruikelijke beleefdheden die verband houden met de normale en correcte gang van zaken. U moet alles vermijden wat redelijkerwijs kan worden opgevat als omkoping of ongepaste aansporing. Elk geschenk, entertainment of andere persoonlijke gunst of hulp die wordt gegeven of ontvangen en die een waarde heeft van meer dan $300 (of een ander bedrag dat door het bestuur wordt bepaald of aangekondigd) moet vooraf worden goedgekeurd door uw manager en worden opgenomen in het geschenkenregister dat door ons wordt bijgehouden.

(d) Onjuiste omgang met boekhoudkundige bescheiden.
Het opzettelijk of roekeloos maken, wijzigen, vernietigen, verbergen of iets doen met een boekhoudkundig document met de bedoeling of het verbergen of verhullen van het ontvangen of geven van steekpenningen is ten strengste verboden en is een strafbaar feit volgens de Australische wet.

3.1 Onderwijs en opleiding

We zullen voorlichting en training geven aan functionarissen en medewerkers met betrekking tot de kwestie van omkoping en corruptie en het ABC-beleid. Het doel van de opleiding en training is om functionarissen en werknemers te helpen begrijpen welk gedrag verboden en onwettig is en hoe gevallen van omkoping of corruptie kunnen worden herkend en beheerd.

3.2 Kennismaking met onze partners, agenten en tussenpersonen

Waar relevant zullen we passende due diligence uitvoeren voordat we zakelijke relaties aangaan of aangaan met derden, zoals partners, agenten en tussenpersonen. Het doel van de due diligence is ervoor te zorgen dat de entiteit of persoon waarmee we zaken doen, zich gedraagt op een manier die in overeenstemming is met het ABC-beleid. We zullen van die entiteit of persoon ook bepaalde garanties krijgen over de naleving van het ABC-beleid en de naleving van relevante anti-omkopings- en corruptiewetten.

3.3 Onderzoeken en audits

Elke mogelijke schending van het ABC-beleid door een werknemer, directeur, aannemer, gedetacheerde, partner, agent of tussenpersoon zal naar behoren worden geregistreerd, onderzocht en behandeld. Het ABC-beleid en de bijbehorende procedures zullen ook periodiek worden gecontroleerd en herzien. Er zullen ook periodieke risicobeoordelingen worden uitgevoerd om het risico op omkoping en corruptie te identificeren. Het doel van een dergelijke audit of beoordeling is om vast te stellen of inbreuken op het beleid naar behoren zijn geregistreerd, onderzocht en afgehandeld en of het beleid of een van de daarin opgenomen procedures moet worden bijgewerkt als gevolg van eventuele inbreuken.

Er wordt van u verwacht dat u ervoor zorgt dat u het ABC-beleid begrijpt en de impact die dit heeft op uw verantwoordelijkheidsgebieden. In het bijzonder moet u:

(a) zich inspannen om te voldoen aan de voorwaarden van het ABC-beleid;

(b) alle vereiste opleidingen te volgen met betrekking tot de wet- en regelgeving met betrekking tot omkoping en corruptie en het ABC-beleid; en

(c) meld zorgwekkende, vermoedelijke of potentiële inbreuken op het ABC-beleid onmiddellijk aan:

i) de Gedelegeerd Bestuurder;

ii) de Chief Financial Officer; of

(iii) een functionaris voor de bescherming van klokkenluiders in overeenstemming met ons beleid ter bescherming van klokkenluiders, dat beschikbaar is in het bedrijfsgedeelte van onze website.

Alle materiële inbreuken op het ABC-beleid moeten onmiddellijk aan het bestuur worden gemeld.

Elke vermoedelijke inbreuk op het ABC-beleid zal grondig worden onderzocht. Eventuele materiële inbreuken op het ABC-beleid zullen ook aan de Raad van Bestuur worden gemeld.

In omstandigheden waarin een schending van het ABC-beleid wordt vastgesteld, zullen passende disciplinaire en corrigerende maatregelen worden genomen.

We behouden ons het recht voor om de bevoegde autoriteiten op de hoogte te stellen wanneer wordt aangenomen dat er sprake is van criminele activiteiten of een duidelijke overtreding van een wet.

De Raad van Bestuur zal, in samenwerking met het Audit- en Risicobeheercomité, het ABC-beleid periodiek evalueren om ervoor te zorgen dat het effectief functioneert en of er wijzigingen nodig zijn.

Het bestuur kan dit beleid (met inbegrip van de verantwoordelijkheden van het comité) van tijd tot tijd bij besluit wijzigen.

Als u vragen heeft over een aspect van het ABC-beleid, neem dan contact op met de secretaris van de vennootschap.

Exemplaar downloaden