(a) Deze gedragscode, die de volledige goedkeuring heeft van de raad van bestuur (Board) van Nitro Software Limited (ACN 079 215 419) (Bedrijf), beschrijft de manier waarop het Bedrijf en zijn dochterondernemingen (gezamenlijk, ((Nitro) zaken doen (Code). Nitro zal eerlijk en billijk zaken doen en alleen handelen op een manier die goed is voor Nitro in strikte overeenstemming met alle wet- en regelgeving.

(b) Het doel van deze Code is om het gedrag van iedereen in Nitro (inclusief alle werknemers, aannemers, consultants, managers en de Raad van Bestuur, inclusief tijdelijke werknemers, contractanten en directeuren van Nitro) (gezamenlijk Werknemers) te sturen door duidelijk te vermelden dat Nitro zich vastberaden inzet om zich eerlijk en billijk te gedragen.

(c) Alle Werknemers zijn verplicht hun verplichtingen uit hoofde van deze Code te begrijpen en na te leven.

(d) Deze Code zal beschikbaar worden gesteld aan Werknemers in het bedrijfsgedeelte van de website van Nitro.

(e) Als werknemers niet zeker weten of een voorgestelde actie gepast is, moeten ze hun manager of hun personeelsafdeling (Human Resources) om advies vragen voordat ze handelen.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud van de Code en de periodieke actualisering ervan.

(b) De Chief Executive Officer en managers op alle niveaus van Nitro zijn verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle werknemers deze Code begrijpen en volgen.

(c) Elke Medewerker is verantwoordelijk voor het naleven van deze Code, zowel in detail als in de geest. Iedereen moet:

• (i) te handelen in overeenstemming met de waarden van Nitro en de belangen van Nitro;
• (ii) integer te handelen – eerlijk, ethisch, rechtvaardig en betrouwbaar te zijn in alle zakelijke transacties en relaties;
• (iii) te voldoen aan alle wet- en regelgeving die van toepassing is op Nitro en zijn activiteiten; en
• (iv) ethisch en verantwoordelijk te handelen;
• (v) collega's met respect te behandelen en zich niet in te laten met pesten, intimidatie, discriminatie of andere vormen van schadelijk gedrag;
• (vi) eerlijk omgaan met klanten en leveranciers; eventuele conflicten tussen de belangen van Nitro en hun persoonlijke belangen openbaar te maken en te beheren;
• (viii) de bedrijfsactiva van Nitro te beschermen;
• (ix) geen misbruik te maken van het eigendom of de informatie van Nitro of zijn klanten voor persoonlijk gewin of om Nitro of zijn klanten schade te berokkenen;
• (x) geen misbruik maken van hun positie of de daaruit voortvloeiende kansen voor persoonlijk gewin; en
• (xi) inbreuken op deze Code te melden aan een geschikte persoon binnen Nitro.

(d) Het is de verantwoordelijkheid van alle mensen van Nitro, inclusief managers en andere leiders, om ervoor te zorgen dat ethisch gedrag binnen Nitro wordt erkend en gewaardeerd.

Personen of organisaties die contracten sluiten met, advies geven aan of Nitro vertegenwoordigen, of beide, moeten deze Code op dezelfde manier naleven als werknemers van Nitro. Nitro-medewerkers die contractanten of consultants inschakelen, moeten ervoor zorgen dat ze een kopie krijgen van het relevante Nitro-beleid, inclusief deze Code.

(a) Nitro zal alleen zaken doen met wettige en ethische middelen. Wettelijke verantwoordelijkheden veranderen en werknemers op alle niveaus moeten zichzelf op de hoogte houden en voldoen aan alle wettelijke verantwoordelijkheden.

(b) In het bijzonder moeten werknemers, afhankelijk van hun individuele verantwoordelijkheden, bekend zijn met bedrijfs-, concurrentie- en consumenten-, belastingen, werkgelegenheid, gezondheid en veiligheid op het werk, gelijke kansen en discriminatie, privacy en milieuwet- en regelgeving, evenals het interne beleid van Nitro met betrekking tot dergelijke zaken.

(c) Alle werknemers zijn verplicht om deze vereisten te begrijpen en ernaar te werken. Als werknemers hun verantwoordelijkheden en de verplichtingen van Nitro niet begrijpen, moeten ze advies inwinnen bij hun manager of Human Resources.

a) Werknemers moeten situaties vermijden waarin sprake is van
loyaliteit of een conflict tussen hun persoonlijke belangen en die van Nitro. Werknemers die met tegenstrijdige belangen worden geconfronteerd, moeten dit melden aan hun manager of Human Resources.

b) In het bijzonder:

• (i) Werknemers en organisaties waarin zij of hun familie een aanzienlijk belang hebben, mogen niet concurreren met of zakelijke transacties hebben met Nitro;
• (ii) Werknemers mogen niet werken of adviseren voor, of een andere sleutelrol spelen in, een externe bedrijfsorganisatie die zaken doet met Nitro of een concurrent is van Nitro;
• (iii) Werknemers mogen geen regeling aangaan of deelnemen aan activiteiten die in strijd zijn met de belangen van Nitro of die waarschijnlijk een negatieve invloed hebben op de reputatie van Nitro;
• (iv) Werknemers mogen de activa van Nitro niet gebruiken voor andere doeleinden dan voor de zakelijke doeleinden of belangen van Nitro;
• (v) Werknemers mogen geen oneigenlijk gebruik maken van hun dienstverband bij Nitro, hun positie of rol bij Nitro, of informatie die is verkregen vanwege hun functie, om een voordeel voor zichzelf of iemand anders te behalen, ten nadele van Nitro; en
• (vi) Werknemers mogen op geen enkel moment aandelen in Nitro of andere bedrijven kopen of verkopen wanneer zij op de hoogte zijn van koersgevoelige informatie over Nitro, die
  niet bekendgemaakt aan de Australian Securities Exchange. Alle werknemers moeten het handelsbeleid van Nitro Securities lezen en volgen.
  

(a) Verklaringen in de media, antwoorden op vragen van journalisten, beleggers, effectenmakelaars of financieel analisten en officiële aankondigingen mogen alleen worden gedaan door personen die daartoe gemachtigd zijn in overeenstemming met het Nitro-openbaarmakingsbeleid. Als u een verzoek om informatie ontvangt en u bent niet bevoegd om op de vraag te reageren, verwijs het verzoek dan door naar de juiste persoon. Tenzij de Chief Executive Officer voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven, mogen werknemers en aanverwante partijen niet deelnemen aan openbare forumcommunicatie of discussies (inclusief internetforums en sociale media) waarbij het onderwerp verband houdt met Nitro, zijn concurrenten of een branche waarin Nitro actief is.

(b) Nitro heeft het Nitro Disclosure Policy aangenomen als een middel om de naleving van zijn openbaarmakings- en communicatieverplichtingen onder de Corporations Act 2001 (Cth) en de ASX Listing Rules te waarborgen. Het doel van het openbaarmakingsbeleid van Nitro is om de markt volledig op de hoogte te houden van informatie die een wezenlijk effect kan hebben op de prijs of waarde van de effecten van Nitro, en om materiële fouten of verkeerde informatie op de markt te corrigeren.

(c) Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van de vereisten van het Nitro-openbaarmakingsbeleid en, als het op hen van toepassing is, moeten ze handelen in overeenstemming met het beleid.

(a) Nitro ondersteunt de betrokkenheid van zijn werknemers bij gemeenschapsactiviteiten en beroepsorganisaties. Externe tewerkstelling of activiteit mag echter niet in strijd zijn met het vermogen van een werknemer om zijn werk voor Nitro naar behoren uit te voeren, noch een belangenconflict (of de schijn van een conflict) veroorzaken.

(b) Voordat u een externe baan of een functie in de raad van bestuur van een ander bedrijf of een andere non-profitorganisatie aanvaardt, moet u zorgvuldig evalueren of de functie een belangenconflict kan veroorzaken of lijkt te veroorzaken. Als er vragen zijn, raadpleeg dan uw manager, voorzitter van de raad van bestuur (indien een directeur) of Human Resources.

(c) U moet voorafgaande schriftelijke toestemming krijgen van uw manager of Human Resources wanneer de voorgestelde baan of functie betrekking heeft op een externe organisatie die een zakelijke relatie heeft of wil hebben met een Nitro-bedrijf of concurreert met diensten die worden geleverd door een bedrijf van de Nitro-groep.

(d) U mag een openbaar ambt aanvaarden of zitting nemen in een overheidsinstantie in uw persoonlijke hoedanigheid, maar niet als vertegenwoordiger van Nitro. Als een dergelijk openbaar ambt tijd vrij van het werk zou vereisen, moet u zich houden aan het beleid van Nitro met betrekking tot verlof en ziekteverzuim.

(a) Alle werknemers moeten hun uiterste best doen om de activa en andere middelen van Nitro, waaronder installaties, apparatuur en andere waardevolle eigendommen, waaronder vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom zoals handelsmerken, geregistreerde ontwerpen en auteursrechtelijk beschermd materiaal, te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofd gebruik.

(b) Het gebruik van tijd, materialen of faciliteiten van Nitro voor doeleinden die niet direct verband houden met bedrijfsactiviteiten, of het verwijderen of lenen van bedrijfseigendommen zonder toestemming is verboden. Incidenteel persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen zoals computers, telefoons, faxen, kopieerapparaten en internettoegang is toegestaan in overeenstemming met het IT-beleid van Nitro, maar werknemers moeten ervoor zorgen dat de belangen van Nitro niet worden geschaad.

(a) Informatie die Nitro als privé beschouwt en die niet algemeen beschikbaar is buiten Nitro, waaronder informatie van derden waartoe Nitro toegang heeft (Vertrouwelijke informatie) en informatie die Nitro bezit, ontwikkelt, betaalt om te laten ontwikkelen of waarop het een exclusief recht heeft (Bedrijfseigen informatie), moet door werknemers van Nitro als volgt worden behandeld:

• (i) Werknemers moeten ervoor zorgen dat zij geen Vertrouwelijke informatie of Bedrijfseigen Informatie bekendmaken aan derden of andere Werknemers die geen geldige zakelijke reden hebben om die informatie te ontvangen, tenzij:
  
  • (A) toegestaan of vereist op grond van relevante wet- of regelgeving; of
  • (B) met instemming van de persoon of organisatie van wie de informatie afkomstig is; en
• (ii) indien Vertrouwelijke Informatie of Bedrijfseigen Informatie moet worden verstrekt aan derden of andere Werknemers voor geldige zakelijke doeleinden, moeten Werknemers:
  
  • (A) passende voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat informatie alleen wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze is verstrekt en dat deze niet wordt misbruikt of verspreid ten nadele van Nitro; en
  • (B) maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de informatie wordt teruggegeven of vernietigd wanneer het doel is bereikt.
  • (C) Deze verplichtingen blijven van toepassing op Werknemers nadat hun dienstverband of aanstelling is beëindigd.
  • (D) Als u niet zeker weet of informatie van vertrouwelijke of eigendomsrechtelijke aard is, vraag dan advies aan uw manager of Human Resources voordat u deze openbaar maakt.

a) De werknemer moet:

• (i) alle eigendommen van Nitro, inclusief documenten of vertrouwelijke informatie, terug te geven bij beëindiging of op verzoek van Nitro of zijn vertegenwoordiger; en
• (ii) op verzoek van Nitro of zijn vertegenwoordiger, vertrouwelijke informatie die is opgeslagen in elektronische, magnetische of optische vorm te vernietigen of te verwijderen, zodat deze niet kan worden teruggevonden of gereconstrueerd.

(b) Werknemers mogen geen ongeoorloofde openbaarmaking doen, met inbegrip van onbedoelde of onzorgvuldige openbaarmaking, van bedrijfsstrategieën en -plannen, speciale werkmethoden en andere informatie die vertrouwelijk is voor of van concurrentiewaarde is voor Nitro.

(a) Nitro staat niet toe of tolereert geen steekpenningen, smeergeld of fooien of andere betalingen of beloften voor een gunstige behandeling of als aansporing om zaken te doen. Nitro staat echter de acceptatie van symbolische geschenken en entertainment toe, op voorwaarde dat ze geschikt zijn voor het beoogde zakelijke doel en in overeenstemming zijn met de lokale zakelijke praktijken en wetten.

(b) Werknemers mogen niet proberen een speciaal voordeel voor Nitro of zichzelf te behalen door het gebruik van relatiegeschenken, gunsten of entertainment, als dit zelfs maar de schijn van ongepastheid zou kunnen wekken. Zakelijk entertainment moet gematigd worden geschaald en duidelijk voor zakelijke doeleinden zijn. Geschenken en entertainment mogen niet worden aangeboden aan een klant of leverancier wiens organisatie dit niet toestaat.

(c) Werknemers mogen geschenken, gunsten of entertainment alleen accepteren of geven als dit is toegestaan door Nitro's Anti-Omkopings- en Corruptiebeleid en het geschenk, de gunst of het entertainment wordt bekendgemaakt in overeenstemming met dat beleid (indien vereist).

(d) Als werknemers twijfelen of een geschenk of voordeel in overeenstemming is met deze Code of het beleid van Nitro, moeten ze dit onmiddellijk bespreken met hun manager of Human Resources.

(a) Nitro zet zich in voor het verstrekken van nauwkeurige, tijdige en duidelijk begrijpelijke informatie in rapporten over zijn resultaten aan aandeelhouders, de Australian Securities Exchange, Australian Securities and Investments Commission en andere toezichthouders.

(b) Werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van dergelijke rapporten zijn verantwoordelijk voor de integriteit van de informatie die in dergelijke rapporten is opgenomen of die de basis vormt voor dergelijke rapporten en worden geacht de hoogste mate van zorgvuldigheid te betrachten bij het voorbereiden van materiaal voor openbare mededelingen.

Die verslagen en mededelingen moeten:

• (i) te voldoen aan alle toepasselijke wettelijke vereisten en boekhoudnormen;
• ii) een getrouw en nauwkeurig beeld geven van de transacties of gebeurtenissen waarop zij betrekking hebben;
• (iii) geen onjuiste of opzettelijk misleidende informatie bevatten, noch opzettelijk verkeerd rubriceren; en
• iv) redelijk gedetailleerd zijn en in de juiste boekhouding en in de juiste boekhoudperiode worden geregistreerd.

(c) Alle belangrijke financiële informatie en openbaarmakingen moeten nauwkeurig worden weergegeven in de rekeningen van Nitro. Werknemers mogen geen informatie achterhouden voor de interne of externe auditors van Nitro. Geen enkele werknemer mag enige actie ondernemen om de externe accountants van Nitro te beïnvloeden, te dwingen, te manipuleren of te misleiden om misleidende financiële overzichten te produceren.

(a) Nitro zet zich in voor de eerlijke en gelijke behandeling van al haar werknemers en houdt zich aan de arbeidswetgeving van de landen waarin het actief is. Werknemers en kandidaten voor een baan of aanstelling worden beoordeeld op basis van hun gedrag en kwalificaties om hun functie uit te voeren, ongeacht ras, geslacht, religie, seksuele geaardheid, handicap, leeftijd, burgerlijke staat of politieke overtuiging of enig ander aspect dat door de wet wordt beschermd.

(b) Nitro tolereert geen discriminatie, met inbegrip van seksuele, fysieke of verbale intimidatie of ander vernederend gedrag tegen een individu of groep mensen.

(c) Nitro tolereert geen pesterijen, geweld of bedreigingen met geweld.

(d) Werknemers zijn verplicht zich te houden aan het beleid van Nitro met betrekking tot de behandeling van anderen.

(a) Werknemers die te maken hebben met klanten, leveranciers, partners, concurrenten en andere derden moeten eerlijk, ethisch, eerlijk en respectvol en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en het beleid van Nitro met dergelijke personen omgaan. In het bijzonder:

• (i) Werknemers moeten eerlijk, eerlijk en open zijn in alle zakelijke transacties;
• (ii) Werknemers mogen geen verkeerde voorstelling geven van producten, diensten of prijzen van Nitro en mogen geen valse beweringen doen over die van concurrenten van Nitro;
• iii) aankoopbeslissingen moeten gebaseerd zijn op commercieel concurrerende factoren als kwaliteit, prijs, reputatie en betrouwbaarheid en het serviceniveau van de leverancier; en
• (iv) Werknemers moeten vertrouwelijke informatie respecteren die via de zakelijke relaties is verkregen.

(b) Als een andere werknemer of externe partij voorstelt om te handelen op een manier die in strijd is met het bovenstaande, moet dit onmiddellijk worden gemeld aan uw manager of Human Resources en zal dit worden afgehandeld in overeenstemming met het klokkenluidersbeschermingsbeleid van Nitro.

(a) Werknemers moeten in het bijzonder voorzichtig zijn met het vermijden van belangenconflicten en de ongeoorloofde openbaarmaking van vertrouwelijke informatie in het geval van een benadering door een derde partij ("potentiële bieder") met betrekking tot de voorgenomen verwerving van de aandelen in of een van de activiteiten van Nitro. Een dergelijke benadering kan informeel plaatsvinden (bijvoorbeeld door middel van een enquête of ouverture) en/of via een tussenpersoon of adviseur van de potentiële bieder.

(b) De Voorzitter van de Raad van Bestuur en/of het Bod van de Chief Executive moet onmiddellijk op de hoogte worden gebracht van elke benadering (ongeacht de vorm van de benadering), en na ontvangst van die informatie moet hij onmiddellijk de rest van de Raad van Bestuur op de hoogte stellen. Het bestuur zal protocollen opstellen voor de reactie van Nitro op de aanpak.

(c) Elke Werknemer die (zelfs informeel) wordt benaderd door of namens een potentiële inschrijver, moet:

• (i) zijn of haar manager of Human Resources onmiddellijk op de hoogte te stellen van de aanpak, met inbegrip van de details van eventuele stimulansen of stimulansen die aan die Werknemer of een andere Werknemer worden aangeboden;
• ii) de communicatie met de potentiële inschrijver te staken totdat communicatieprotocollen zijn vastgesteld en dan alleen indien dit op grond van die protocollen is toegestaan;
• (iii) geen bedrijfsinformatie aan iemand te verstrekken zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Raad van Bestuur of de vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur en dan alleen op voorwaarden die zijn goedgekeurd door de Raad; en
• (iv) ervoor te zorgen dat de aanpak niet wordt besproken met klanten, leveranciers of andere werknemers, tenzij specifiek geautoriseerd door de Raad van Bestuur en dan alleen op voorwaarden die zijn goedgekeurd door de Raad van Bestuur (waarbij onder andere rekening moet worden gehouden met de voortdurende openbaarmakingsverplichtingen van Nitro).

(a) Alle feitelijke, voorgestelde of potentiële juridische stappen tegen Nitro of werknemers moeten aan uw manager of personeelszaken worden gemeld zodra u op de hoogte bent van een dergelijke actie.

(b) Elke daadwerkelijke, voorgestelde of potentiële juridische actie door Nitro of werknemers namens Nitro tegen een andere partij moet vooraf worden goedgekeurd door de Chief Executive Officer.

(a) Elke Werknemer die weet of op redelijke gronden vermoedt dat een schending van deze Code heeft plaatsgevonden, plaatsvindt of zou kunnen plaatsvinden, dient die informatie te melden aan:

• (i) een functionaris of senior manager van Nitro;
• ii) een vooraanstaand lid van Human Resources;
• (iii) een lid van het Openbaarmakingscomité van Nitro dat is opgericht in het kader van het Nitro-openbaarmakingsbeleid; of
• (iv) een functionaris voor de bescherming van klokkenluiders in overeenstemming met het beleid ter bescherming van klokkenluiders van Nitro, dat beschikbaar is in het bedrijfsgedeelte van de website van Nitro.

(b) Dergelijke meldingen zullen vertrouwelijk worden behandeld voor zover mogelijk, in overeenstemming met de verplichting van Nitro om de zaak open en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te behandelen.

(c) Geen enkele werknemer zal worden onderworpen aan represailles of represailles voor het melden van een mogelijke schending van de Code en kan worden beschermd onder het klokkenluidersbeschermingsbeleid van Nitro.

(a) Naleving van deze Code en het beleid van Nitro is een voorwaarde voor tewerkstelling of aanstelling bij Nitro.

(b) Inbreuken op de Code kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband of aanstelling, indien van toepassing.

(a) De Raad van Bestuur zal, in samenwerking met het Comité voor Audit en Risicobeheer, deze Code periodiek evalueren om ervoor te zorgen dat deze effectief functioneert en of er wijzigingen nodig zijn.

(b) De Raad kan deze Code van tijd tot tijd bij besluit wijzigen.

Exemplaar downloaden