Een PDF annoteren op de Mac

Soms hoeft u niet direct wijzigingen aan te brengen in een PDF, maar moet u wel aantekeningen maken. Als dat bij u het geval is, zijn er manieren om de functie "Voorbeeld" op uw Mac te gebruiken om een PDF te markeren, feedback te geven of zelfs gewoon aantekeningen te maken die u later kunt raadplegen.

De werkbalk "Markeren" is een mooie oplossing voor een team dat samen aan een PDF moet werken. Maar hoe kunt u een PDF annoteren met andere tools die de samenwerking nog gemakkelijker maken? Laten we de specifieke stappen hieronder bekijken.

Laten we beginnen met het definiëren van een annotatie. Dit is elke soort notitie, object of markering die de PDF aanvult voor uw referentie. En de meest voor de hand liggende vorm van annotatie is simpelweg het toevoegen van een tekstuele notitie aan een PDF, op dezelfde manier waarop u in Word of een Google Doc een opmerking toevoegt. Zo doet u dat.

• Open Nitro PDF Pro voor Mac. Klik op de Pijl omlaag naast de knop Annoteren om de werkbalk voor het annoteren van uw document te openen.
• Selecteer het gereedschap Tekst .
• U kunt nu een tekstvak invoegen.

• U hebt hier twee opties. Klik ergens op de pagina om een tekstvak in te voegen. U zult merken dat wanneer u begint te typen, het vak automatisch wordt uitgebreid tot de tekst die u hebt. Of u kunt klikken en slepen om een tekstvak met een specifieke grootte te maken. In dit geval wikkelt de software de tekst in tot de grootte van het kader.

Dit is een eenvoudige manier om rechtstreeks tekst aan uw PDF toe te voegen. Maar vergeet niet dat als u de tekst zelf niet wilt verstoren, u misschien beter een Notitie kunt invoegen.

Een notitie wordt geleverd met een uitklapbaar tekstvak, met een kleine indicatie in de PDF dat er een notitie te lezen is. Dit is geweldig voor iedereen die een PDF wil delen zonder de inhoud te verstoren. Geïnteresseerde lezers kunnen uw annotaties bekijken zonder dat die annotaties veel lege ruimte in de PDF bedekken. Zo voegt u ze toe aan uw document.

• Open nogmaals Nitro Sign. Klik op de pijl omlaag naast de knop Annoteren om de werkbalk voor het annoteren van uw document te openen.
• Selecteer het gereedschap Notities in plaats van het gereedschap Tekst .
• Met het hulpmiddel Notities ingeschakeld, kunt u nu op de PDF klikken waar u uw notitie wilt plaatsen. (Maak u geen zorgen; u kunt de positie van de noot later altijd wijzigen door gewoon te klikken en te slepen). De notitie wordt ingevoegd als een klein pictogram in een uitklapbaar tekstvenster. Iedereen die de notitie wil lezen, kan het venster gewoon openklappen en lezen.
• U bepaalt zelf of u de notitie wilt verbergen (ingeklapt laten) of onthullen (niet ingeklapt laten). Dit is een stilistische keuze van uw kant.
• Als u de naam op de notitie moet aanpassen, ga dan naar Voorkeuren > Bewerken > Naam en bewerk de auteur van de notitie.

Een van de beste redenen om annotatie te gebruiken is natuurlijk wanneer u het document deelt en samenwerkt over hoe het eruit moet zien. Als een PDF heen en weer wordt gestuurd tussen collega's en medewerkers, moet u opmerkingen en feedback achterlaten. Of u moet opmerkingen en feedback bekijken voordat u de PDF zelf bewerkt.

De tool Comments is een handige manier om te reageren op de ontwikkeling van een PDF zonder in te grijpen. Zo blijft iedereen op één lijn, omdat ze weten wie wat zegt en wat er moet gebeuren om de uiteindelijke PDF te verbeteren.

• Herhaal de eerste stap hierboven: klik op de pijl omlaag naast Annoteren in de werkbalk om de juiste gereedschappen te openen.
• Selecteer deze keer het gereedschap Comments .
• Met de functie Commentaar ingeschakeld, klikt u op de paginalocatie waar u uw commentaar wilt plaatsen. Klik en sleep om de grootte van het commentaar te bepalen wanneer u het plaatst; dit kan even wennen zijn.
• Als uw commentaar in de PDF is geplaatst, kunt u over de tekst heen typen. Voila! Uw opmerking komt er zo in.

Nog een opmerking: als u het gereedschap Bewerken of Tekst selecteren gebruikt, kunt u nog steeds dubbelklikken op een opmerking om deze te bewerken. U hoeft niet altijd te werken met het hulpmiddel Commentaar om reeds geplaatste commentaren te bewerken.

Het zal een keer gebeuren: u moet een kwestie binnen een PDF (beleefd, natuurlijk) onder hun aandacht brengen. Het is gemakkelijk genoeg om dat te doen in online samenwerkingstools; waarom zou het niet ook gemakkelijk kunnen in een PDF? Met Nitro Sign kan dat:

• Binnen Nitro herhaalt u dezelfde stap in de andere processen, waarbij u op de pijl Omlaag naast de knop Annoteren klikt om de gereedschappen te openen.
• Selecteer het gereedschap Callout .
• Klik zoals voorheen op de locatie op de pagina waar u uw tekstvak met oproepen wilt plaatsen.
• Plaats de oproep. U kunt nu klikken en slepen om de grootte van het tekstvak aan te passen aan uw specificaties.
• Klik en sleep de eindpunten om de kijkers naar de "leiderslijn" te leiden. Dit maakt een pijl naar de specifieke locatie op de pagina waar u het over hebt.
• Als u de oproep moet bewerken, selecteert u het gereedschap Bewerken en klikt u op de oproep. U kunt het gereedschap Bewerken gebruiken om het kader dat u hebt gemaakt te verplaatsen of de grootte ervan te wijzigen.

Wat gebeurt er als u een oproep hebt geplaatst, maar deze moet verplaatsen?

• Deselecteren de oproep. U kunt dit eenvoudig doen door ergens op de pagina te klikken.
• Als u de toets Command ingedrukt houdt terwijl u het gereedschap Bewerken gebruikt, kunt u nu de hele callout selecteren en naar een andere locatie slepen. Opmerking: uw callout blijft behouden zoals u hem schreef; u verplaatst hem gewoon.
• Laat de toets Command los om hem te plaatsen. U kunt nu de afzonderlijke onderdelen van de oproep bewerken, net zoals u dat eerder kon.

• Soms kunt u uw feedback niet voldoende uitdrukken in het geschreven woord. Het is misschien gemakkelijker voor u om gewoon een geluidsbestand te uploaden van uzelf terwijl u over de kwestie spreekt en dit in de PDF achter te laten. Als dat de betere manier is, is dit wat u wilt weten:
• Als u een bestand vooraf wilt opnemen, doe dat dan nu. Onthoud waar u dit bestand op uw Mac hebt opgeslagen.
• Klik in Nitro Sign op de pijl omlaag naast Annoteren om de werkbalk te openen, zoals voorheen.
• Selecteer het gereedschap Geluid .
• Klik op een specifieke pagina in uw PDF - daar plaatst u het geluidsbestand.
• Er verschijnt een menu. Dit geeft u de mogelijkheid om met een rode opnameknop uzelf nu op te nemen, of u kunt een eerder opgenomen geluidsbestand gebruiken. Kies uw optie.

Dit maakt een annotatie van een geluids-/audiobestand naast de betreffende pagina. Vanaf dat moment kunnen de mensen die aan de PDF werken, de feedback horen die u hebt achtergelaten.

• Dubbelklik op het gereedschap om het te "vergrendelen". Zo kunt u continu met het gereedschap werken. Dit is vooral handig als u bijvoorbeeld weet dat u in één werksessie veel aantekeningen moet maken. Als u het gereedschap wilt ontgrendelen , klik dan op Bewerken of gebruik Command + 2. U kunt deze functie ook opzoeken binnen Voorkeuren als u deze wilt uitschakelen. Maar voor mensen die in één keer veel feedback aan een PDF toevoegen, is het vergrendelen van het hulpmiddel een nuttige manier om dit aan te pakken.
• Gebruik een callout-tool wanneer u iets specifieks in gedachten hebt. Wees voorzichtig met het toevoegen van een opmerking op een PDF wanneer u een specifiek probleem wilt benadrukken. Voeg geen tekstvak toe en zeg "Op een van de regels hier moeten we het veranderen...", want dat is niet specifiek genoeg. Gebruik in plaats daarvan het hulpmiddel Callout . Dit is in wezen hetzelfde als uw vinger gebruiken om naar de PDF te wijzen. Dit voorkomt verwarring bij iedereen die uw aantekeningen de eerste keer bekijkt.

Klaar om uw annotaties met PDF's optimaal te benutten? Dan is het tijd om de software te gebruiken die dat zo gemakkelijk mogelijk maakt. Wij raden u aan een gratis proefversie van Nitro PDF Pro for Mac aan te vragen om te ervaren wat deze software allemaal kan doen voor PDF's in het digitale tijdperk.