Advies voor het opstellen en verzenden van automatische incassoformulieren met klanten

Veel werkgevers bieden hun werknemers een directe storting aan. Als u een van hen bent, of van plan bent te beginnen, kunt u een sjabloon voor een stortingsformulier overwegen. Op die manier weet u dat alle gevraagde informatie aanwezig zal zijn, en hebt u de juiste toestemming van elke werknemer. Alleen mondelinge toestemming krijgen is niet genoeg om u juridisch te beschermen.

Daarom is het belangrijk te werken met een sjabloon voor automatische incasso. Als er ooit vragen zijn over de informatie van de werknemer of deelname aan het directe stortingsprogramma, kunt u het ondertekende formulier overleggen als bewijs dat u de kwestie behandelt zoals de wet vereist. Dit zijn enkele van de belangrijkste zaken waaraan u moet denken.

Met een goed sjabloon voor een stortingsformulier kunnen uw bedrijf en uw werknemers gerust zijn. Vooral bij kwesties rond arbeidsrecht en financiën is rechtsbescherming cruciaal. In dit artikel gaan we het hebben over:

• Belangrijke informatie
• Beste praktijken
• Tips voor veilige formulieren
• Belangrijke overwegingen
• Aanvullende informatiebronnen

In tegenstelling tot meer standaard typen contracten bevat een sjabloon voor een formulier voor directe storting niet echt clausules. Hoewel er één is die de directe storting autoriseert, bestaat de rest van het formulier uit het verzamelen van informatie van de werknemer. Toch gaat het om de juiste details, en de taal van die ene clausule is ook belangrijk om uw bedrijf te beschermen. Enkele van de belangrijkste gegevens in het sjabloon van het formulier voor directe storting zijn:

1. Machtigingsclausule -- De enige clausule die in een modelformulier voor directe storting nodig is, is de clausule die u specifiek machtigt om het salaris van de werknemer op zijn rekening te storten, en om het teveel betaalde dat per vergissing aan hem is uitbetaald, te verwijderen.
   
2. Handtekening -- De werknemer moet het formulier voor directe storting afdrukken, ondertekenen en dateren om het te kunnen gebruiken.
   
3. Rekeninginformatie -- Zonder de rekeninginformatie hebt u niet wat u nodig hebt om geld op die rekening te storten. Dit omvat het type rekening, rekening- en routeringsnummers en de naam, het adres en het telefoonnummer van de financiële instelling.
   
4. Te storten bedrag of percentage -- De werknemer kan wensen dat slechts een bepaald bedrag of percentage van zijn loon rechtstreeks op de rekening wordt gestort. Misschien willen zij ander geld op een andere rekening laten storten (zoals het verdelen tussen betaalrekening en spaarrekening).
   
5. Tweede rekening (indien gewenst) -- Als de werknemer wil dat een percentage of dollarbedrag naar een andere rekening gaat, kan dat worden opgegeven met dezelfde informatie als voor de eerste rekening.

Als u ervoor zorgt dat deze informatie en gedetailleerdheid deel uitmaken van uw modelformulier voor directe storting, investeert u in de juridische bescherming van de toekomst van uw bedrijf. U beschermt ook uw werknemers en helpt hen zich veilig te voelen door gebruik te maken van directe storting om hun salaris te ontvangen.

Als uw bedrijf een sjabloon voor directe storting gebruikt en uw werknemers de gegevens laat invullen, kunt u het formulier voor elke werknemer gebruiken en beschikt u over uniforme informatie van iedereen. Door die formulieren bij de rest van uw personeelsdossiers te bewaren, kunt u gemakkelijk bewijzen welke informatie een bepaalde werknemer u precies heeft gegeven. Overweeg voor de beste praktijken:

• Het ingevulde formulier zorgvuldig bekijken, zodat het gemakkelijk leesbaar is.
• De voorwaarden en vereisten voor elke werknemer hetzelfde houden.
• Een gloednieuw formulier vereisen voor elke wijziging die de werknemer wil of moet aanbrengen.

De werknemers die een formulier voor directe storting invullen, moeten erop kunnen vertrouwen dat hun salaris correct door uw bedrijf wordt verwerkt.

De beste manier om er zeker van te zijn dat u zo verstandig mogelijk gebruik maakt van een sjabloon voor een formulier voor directe storting, is het elektronisch te laten verzenden en ondertekenen. Gebruik daarvoor Nitro Sign om uw formulieren, contracten en andere belangrijke documenten te laten ondertekenen. Het is snel, veilig en handig voor iedereen.

De belangrijkste overwegingen bij een formulier voor directe storting zijn:

• Woorden die rechtsbescherming bieden.
• Duidelijkheid over wat de werknemer zal ontvangen.
• Veiligheid voor u en uw werknemers.

Het gebruik van een sjabloon voor een stortingsformulier maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om een storting aan te bieden, en ook gemakkelijker voor uw werknemers om van het gemak van die dienst gebruik te maken.

Wilt u meer weten over een sjabloon voor een stortingsformulier voor uw bedrijf? Hier zijn enkele bronnen om te onderzoeken.

• Hoe een directe storting instellen
• Volledige gids voor directe storting