Advies voor het opstellen en gebruiken van verlofbrieven

Als hardwerkende werknemer bent u trots op uw inzet voor uw werk. Soms kunnen bepaalde omstandigheden u echter dwingen een stap terug te doen. Afhankelijk van het verlofbeleid van uw werkgever kunt u misschien vrij nemen en er toch op vertrouwen dat uw baan klaarstaat wanneer u terugkeert.

Het opstellen van een verlofbrief is een cruciale stap bij het aanvragen van verlof. In dit formele document wordt uitgelegd waarom u verlof nodig hebt en hoe lang uw verlof zal duren - en wanneer u weer aan het werk kunt.

Om inzicht te verschaffen in het vaak verwarrende proces van het opnemen van verlof, hebben wij een gids ontwikkeld die ingaat op de vereisten voor kennisgeving aan werkgevers. We zullen het uitleggen:

• Essentiële onderdelen van een verlofbrief
• Hoe een sjabloon voor een verlofbrief kan helpen
• Beste praktijken voor het gebruik van verlofbrieven

Elk verlofverzoek ziet er een beetje anders uit, afhankelijk van de specifieke situatie die vraagt om verlof. Toch moet elke brief deze essentiële punten bevatten:

• De naam van de toezichthouder. In het begin van de verlofbrief moet de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van het verlof worden vermeld. Dit wordt doorgaans opgenomen in zowel een openingsgedeelte (waarin ook de naam en het adres van de organisatie worden vermeld) als in de aanhef: "Geachte heer/mevrouw. ____."
• Een samenvatting van het plan voor het opnemen van verlof. Dit deel moet een beknopt overzicht geven van waarom u vrij vraagt en hoe dit verzuim eruit zou kunnen zien. Hoewel deze verklaring alle vragen over de noodzaak van een verlof moet wegnemen, mag zij niet langer zijn dan een paar korte zinnen. 
• De voorgestelde data van het verlof. Wanneer zal het verlof naar verwachting beginnen en eindigen? Vermeld indien mogelijk specifieke data. 
• Een bedankje en een handtekening. De brief moet eindigen met een blijk van dankbaarheid voor het in overweging nemen van uw verzoek. Gebruik de afsluitende aanhef "van harte," gevolgd door uw handtekening. 

De meest effectieve verlofbrieven zijn kort en bondig. Zonder begeleiding kan het echter gemakkelijk zijn om te veel details te delen of af te dwalen in overdreven nonchalante taal.

Een sjabloon voor een verlofbrief houdt u op koers en zorgt ervoor dat u uw werkgever alleen de meest essentiële details meedeelt. Een sjabloon is ook nuttig vanuit het oogpunt van opmaak; als het nauwkeurig wordt gevolgd, voorkomt het dat de brief er rommelig uitziet.

Hoe u te werk gaat, kan een grote rol spelen bij de vraag of de voorwaarden van een aangevraagd verlof worden gehonoreerd - en hoe gemakkelijk u later kunt terugkeren. Deze beste praktijken zouden moeten helpen:

• Begrijp uw wettelijke rechten. Werkgevers zijn niet verplicht om betaald verlof te geven, hoewel veel werkgevers dat wel doen in de hoop het beste talent aan te trekken. Veel bedrijven zijn echter verplicht om onder bepaalde voorwaarden onbetaald verlof aan te bieden, zoals bepaald in de Family and Medical Leave Act (FMLA). Kijk goed naar deze vereisten voordat u verlof aanvraagt.
• Voer eerst een gesprek met uw werkgever. De timing voor het indienen van een verlofbrief is van belang. Veel werknemers hebben het meeste succes als zij hun werkgever op de hoogte brengen van hun voornemen om verlof op te nemen: , voordat een formele brief indient. De brief dient als officiële follow-up ter bevestiging van alles wat eerder persoonlijk is besproken.

Van sjablonen tot eSign-workflows, Nitro Sign biedt een reeks oplossingen die het voor zowel werknemers als werkgevers eenvoudiger en veiliger maken om een verscheidenheid aan documenten te verwerken. Meld u aan voor onze gratis proefperiode en ontdek hoe onze verschillende oplossingen werken.