Belangrijke overwegingen bij het gebruik van een sjabloon voor een aanbiedingsbrief

U hebt flink geworven en een geweldige kandidaat gevonden. Nu is het tijd om dit talent volledig aan boord te krijgen. Eerst moet u een aanbiedingsbrief overleggen. Dit moet niet alleen het spannende nieuws over de aangeboden baan bevatten, maar ook details over de functie, het salaris en de verantwoordelijkheden van de nieuwe werknemer.

Hoe verleidelijk het ook is om een nieuwe aanwinst met open armen te ontvangen, voorzichtigheid is geboden. Als u niet van tevoren spelregels vaststelt, loopt u het risico dat er later geschillen ontstaan. In deze gids laten wij u zien hoe u dergelijke problemen kunt voorkomen door optimaal gebruik te maken van een offertesjabloon. Maak je klaar om te leren:

• Basiselementen die elke aanbiedingsbrief moet bevatten
• Optionele uitbreidingen die het overwegen waard zijn
• Te vermijden fouten bij het gebruik van een sjabloon voor een aanbiedingsbrief

Hoewel er grote verschillen zijn tussen de aanbiedingsbrieven van de verschillende werkgevers, bevatten de meeste deze basiselementen:

• Functieomschrijving. Wat is de naam van de functie die de nieuwe medewerker gaat vervullen? Wie is de supervisor van deze persoon? De functie kan zowel in de openingsalinea van de brief worden vermeld als later, wanneer specifieke details over de functie in kwestie worden gegeven.
• Vergoeding. Dit gedeelte benadrukt het startsalaris van de nieuwe werknemer. Het kan ook basisinformatie bevatten over de loonlijst van de organisatie. Vermeld zeker dat het salaris na verloop van tijd kan veranderen. 
• Voordelen. Laat nieuwe werknemers weten welke voordelen zij kunnen verwachten bovenop het vastgestelde startsalaris. Afhankelijk van de functie kan het gaan om betaald verlof, pensioen, winstdeling of ziektekostenverzekering.

Zodra u de hoofdzaken hebt vastgesteld, kunt u in detail treden, zodat uw nieuwe werknemer precies weet wat hij kan verwachten. De volgende toevoegingen staan misschien niet in elke aanbiedingsbrief, maar ze kunnen een wereld van verschil maken als ze in de juiste context worden gebruikt.

• Proeftijd. Op het moment van aanwerving kan het moeilijk zijn om te bepalen of een potentiële werknemer bij u past. Door een proefperiode in de aanbiedingsbrief op te nemen, kan een element van vallen en opstaan worden ingebouwd. Zorg ervoor dat u vermeldt hoe lang de proefperiode zal duren, en de mogelijkheid om het dienstverband gedurende deze periode te beëindigen.
• At-will verklaring. Als een baan van onbepaalde duur is, kan de relatie tussen werknemer en werkgever op bijna elk moment en om verschillende redenen worden beëindigd. Werknemers moeten vooraf op deze realiteit worden gewezen. Vermeld gerust als er geen specifieke arbeidsduur bij de aanbiedingsbrief is gevoegd.
• Bonussen en andere prikkels. Als onderdeel van het betalingsgedeelte of als afzonderlijke clausule kan worden verwezen naar details over de mogelijkheid van bonussen. De tekst van de brief moet duidelijk maken dat bonussen niet automatisch worden verstrekt en ook niet mogen worden verwacht - alleen dat nieuwe werknemers in aanmerking kunnen komen op basis van zowel objectieve als subjectieve criteria.

Allerlei onopzettelijke fouten kunnen de bescherming beperken die aanbiedingsbrieven anders zouden bieden voor zowel werkgevers als nieuwe werknemers. Vooral de volgende fouten moeten worden vermeden:

• Andere methoden gebruiken om werknemers op de hoogte te brengen van hun dienstverband. De aanbiedingsbrief moet het eerste contact vormen met de nieuwe werknemer nadat de baan is toegekend. Doe geen uitspraken via sociale media of met een felicitatietelefoontje. 
• Geen gebruik maken van een sjabloon voor een aanbiedingsbrief. Zonder leidraad van een sjabloon kan het gemakkelijk zijn om vage of te nonchalante taal te gebruiken. Sjablonen kunnen gemakkelijk worden aangepast met de specifieke voorwaarden van de betreffende opdracht. Voeg gerust clausules of paragrafen toe of verwijder ze indien nodig.

Aandacht voor detail is niet alleen van cruciaal belang bij het maken of aanpassen van een aanbiedingsbrief, maar ook bij het ondertekenen ervan. MetNitro Sign kunt u erop vertrouwen dat de aanbiedingsbrief volledig veilig is. Start uw gratis proefperiode en ontdek de gemoedsrust die deze oplossing biedt.