Advies bij het opstellen van een memorandum
Memoranda zijn een doeltreffend instrument voor moderne bedrijven. Als u een snelle en eenvoudige manier zoekt om belangrijke informatie aan veel mensen te verspreiden, zonder dat u meerdere brieven of aankondigingen hoeft te schrijven, is een memorandum een goede manier. Het schrijven van een memorandum is niet moeilijk, en deze voorbeeldmemoranda kunnen u op weg helpen.
Sjabloon downloaden
In dit hoofdstuk behandelen we:
- What is a Memorandum
- Wat houdt een memorandum in?
- When You Should Send a Memorandum
- Tips voor het schrijven van doeltreffende memo's
- Veilig een memorandum versturen
Wat is een memorandum?
Een memorandum is een korte, formele brief die bedoeld is om de aandacht te vestigen op een kwestie of probleem en de lezer aan te zetten tot actie. In het bedrijfsleven kan een memorandum ook worden gebruikt om werknemers of klanten te informeren over nieuw beleid en nieuwe praktijken. Gewoonlijk wordt een memorandum, of memo, gebruikt voor interne schriftelijke communicatie. De memoranda van vandaag kunnen per e-mail worden verzonden, maar het basisformaat blijft hetzelfde.
Wat houdt een memorandum in?
As a letter, a memorandum has four basic parts in its heading. These are:
- To: This line states who the recipient is, and it can be a group of people instead of an individual
- Van: Op deze regel staat wie de afzender is
- Datum: Dit is de datum waarop het memorandum wordt verzonden
- RE: Dit is de onderwerpregel die het hoofdonderwerp van de memo aangeeft
The sample memorandum shows these four lines. After this introduction, you will craft the letter itself.
When You Should Send a Memorandum
In het bedrijfsleven zijn er veel momenten waarop het sturen van een memorandum aan werknemers of klanten aanvaardbaar is. Dit omvat:
- Bij wijziging van tariefstructuren
- Bij het toevoegen of wegnemen van polissen
- Bij het aanpakken van een probleem
- Bij het plaatsen van vergaderschema's
- Als geheugensteun voor teams
- To summarize terms and agreements
- When making procedural changes
Telkens wanneer u een grote groep mensen op de hoogte moet brengen van een wijziging of toevoeging, is een memorandum eenvoudig.
Tips voor het schrijven van doeltreffende memo's
Om een effectieve memo te schrijven, moet u ervoor zorgen dat u gericht en kort schrijft. U moet het betreffende onderwerp grondig behandelen en daarbij lange zinnen en een overdreven schrijfstijl vermijden.
Memo's moeten een professionele toon hebben. Ze mogen ook geen gevoelige informatie bevatten, omdat ze vaak naar veel mensen tegelijk worden gestuurd.
De openingsalinea of -zin moet het doel van de nota aangeven en wat u wilt dat de lezer weet of doet. Vervolg dit met de details, en sluit af met een herformulering van het doel of de actie.
Gebruik korte zinnen en alinea's, zodat de lezer de nota kan doornemen zonder informatie te missen. Als de memo lang is, gebruik dan opsommingstekens om ervoor te zorgen dat de lezer hem gemakkelijk kan doornemen.
Zorg er ten slotte voor dat de memo de lezer een actiegerichte stap biedt. Dit maakt het effectief. Bekijk het voorbeeldmemorandum om te zien hoe dit in zijn werk gaat.
Veilig een memorandum versturen
Om ervoor te zorgen dat een memo bij alle juiste personen terechtkomt, moet u deze beveiligd versturen. Met Nitro Sign kunt u documenten veilig naar iedereen sturen. U kunt zelfs handtekeningen verzamelen om te controleren of de ontvangers de memo hebben gelezen en de informatie hebben ontvangen. Start uw gratis proefversie van Nitro Sign om te ontdekken hoe u memo's effectiever kunt verspreiden.
