Wat u moet weten over het gebruik van een sjabloon voor een algemene agentuurovereenkomst

Een algemene agentuurovereenkomst schetst een belangrijke, maar vaak complexe relatie. Dit document verwijst naar twee belangrijke partijen: de opdrachtgever die de diensten inhuurt en betaalt - en de agent die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Agentuurovereenkomsten bieden de broodnodige bescherming in uiteenlopende situaties. Ze komen vaak voor bij makelaars, beleggingsmakelaars, marketingbedrijven en uitbestede leveranciers. In deze en andere gevallen hebben zowel de principaal als de agent uitgebreide rechtsbescherming nodig. Dit gebeurt het best in de vorm van een gedetailleerd contract.

Weet u niet zeker hoe algemene agentuurovereenkomsten werken of wat erin moet staan? In deze gids behandelen we:

• Basisgegevens in een sjabloon voor een algemene agentuurovereenkomst
• Extra clausules om toe te voegen
• Te vermijden fouten

Algemene agentuurovereenkomsten kunnen verschillen op basis van het soort werk en de risico's die zowel de principaal als de agent lopen. Doorgaans vermelden deze contracten echter het volgende:

• Omvang van de diensten. Het contract (of een begeleidend document, bekend als een "bijlage") moet de specifieke diensten die de agent moet verlenen in detail beschrijven. In dit deel van de overeenkomst moet ook worden uitgelegd dat, indien diensten buiten de reikwijdte van het contract nodig zijn, een nieuwe overeenkomst moet worden ondertekend.
• Vergoeding. In dit deel moet worden uitgelegd hoe de vergoeding zal plaatsvinden indien de in het contract omschreven diensten tot tevredenheid van de opdrachtgever zijn voltooid. Er kan ook worden aangegeven wanneer de factuur zal worden ingediend en wanneer de betaling kan worden verwacht. 
• Uitgaven. Bij het verlenen van de in het contract vermelde diensten kunnen de agenten verschillende kosten maken. In de overeenkomst moet worden uitgelegd hoe deze kosten moeten worden bijgehouden en wanneer facturen moeten worden ingediend. Deze clausule kan ook wijzen op de noodzaak van schriftelijke toestemming wanneer een bepaalde uitgave een bepaald bedrag overschrijdt.
• Relatie tussen principaal en agent. Het contract moet duidelijk uitleggen dat de bewoordingen ervan nooit verkeerd mogen worden geïnterpreteerd om aan te nemen dat er een werkgever-werknemerrelatie bestaat.

Maatwerk is essentieel voor algemene agentuurovereenkomsten, aangezien de specifieke kenmerken per bedrijfstak en bedrijf kunnen verschillen. Naast de hierboven beschreven hoofdzaken kan uw algemene agentschapsovereenkomst deze extra clausules bevatten:

• Vertrouwelijkheid en intellectuele eigendom. Soms hebben agenten toegang tot vertrouwelijke informatie die moet worden beschermd. Het vertrouwelijkheidsgedeelte van het contract voorkomt dat de agent dergelijke informatie openbaar maakt zonder schriftelijke toestemming. Het kan ook procedures bevatten voor de teruggave van intellectueel eigendom of de vernietiging van gevoelig materiaal. Vaak geldt de geheimhoudingsclausule voor onbepaalde tijd - zelfs nadat de diensten van de agent zijn beëindigd.
• Beëindiging. Als de relatie tussen de principaal en de agent moet worden beëindigd, moet in de algemene agentuurovereenkomst worden uitgelegd hoe dit zal gebeuren en op welk moment de overeenkomst niet langer van kracht zal zijn. Het contract moet ook duidelijk maken wanneer openstaande saldi zullen worden betaald indien de overeenkomst wordt beëindigd op grond van de niet-naleving door de opdrachtgever van materiële bepalingen.
• Geschillenbeslechting. Hoewel de primaire bedoeling van de algemene agentuurovereenkomst is om geschillen te voorkomen, moet het contract de mogelijkheid van toekomstige conflicten erkennen. Idealiter wordt ook uitgelegd hoe dergelijke geschillen zullen worden beslecht. De overeenkomst kan bijvoorbeeld eerst verwijzen naar de noodzaak van onderhandelingen te goeder trouw, gevolgd door bemiddeling of arbitrage. Er kan een aparte afdeling worden opgenomen voor de behandeling van geschillen over facturen. Deze clausule kan melding maken van de noodzaak van kennisgeving en bewijsstukken. 

Hoewel een sjabloon voor een agentuurovereenkomst een uitstekend uitgangspunt vormt, is het toch belangrijk om het definitieve contract zorgvuldig te bestuderen. Deze overeenkomsten kunnen immers gepaard gaan met aanzienlijke aansprakelijkheidsrisico's.

De volgende fouten komen vaak voor in algemene agentuurovereenkomsten die op het eerste gezicht grondig lijken:

• Vaag taalgebruik. Specifieke gegevens zijn van cruciaal belang in algemene agentuurovereenkomsten, aangezien vage terminologie tot verwarring of zelfs geschillen kan leiden. Zorg ervoor dat u cijfers zoals termijnen of dollarbedragen opneemt, die onmiddellijk de verwachtingen van beide partijen overbrengen.
• Verwaarlozing van de beveiliging van documenten. Tegenwoordig worden algemene agentuurovereenkomsten vaak digitaal ondertekend. Deze aanpak is veel handiger, maar kan leiden tot veiligheidsproblemen die moeten worden aangepakt. Nitro Sign pakt deze problemen aan door een veilige en gestroomlijnde workflow voor eSign te bieden.
• Scannen van het document. Elk detail is belangrijk in een agentuurovereenkomst. Analyseer het ingevulde sjabloon zorgvuldig voordat u het ondertekent. Zet pas uw handtekening als u zeker weet dat alle opgenomen voorwaarden gepast en eerlijk zijn.

Nitro Sign is een essentieel hulpmiddel voor het opstellen en ondertekenen van algemene agentuurcontracten.Start uw gratis proefperiode om deze indrukwekkende oplossing in actie te zien.