Overschakelen van op papier gerichte workflows naar digitale workflows roept altijd vragen op over documentbeveiliging, vooral als het gaat om handtekeningen. Of u nu ondertekent of om handtekeningen vraagt, u wilt zeker weten dat uw documenten worden beschermd en dat de handtekeningen authentiek en wettelijk erkend zijn.
Het korte antwoord is - gelukkig - ja, elektronische handtekeningen zijn veilig en legaal, zolang u gebruik maakt van eSigning tools die voldoen aan de relevante wetgeving. Dit is wat u moet weten:
VS & EU-wetgeving inzake e-handtekeningen
In de VS worden e-handtekeningen gereguleerd door de United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA).
Hoewel deze wetten geen veiligheidseisen stellen aan elektronische handtekeningen, vereisen zij wel intentie tot ondertekening, logische toewijzing van handtekeningen en het bewaren van gegevens.
In de EU definieert de verordening inzake elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) drie verschillende soorten elektronische handtekeningen - standaard, geavanceerd en elektronisch - elk met een verschillende mate van veiligheid.
De beste oplossingen voor eSigning voldoen aan en overtreffen deze wettelijke normen, zodat uw documenten en handtekeningen veilig zijn en wereldwijd worden geaccepteerd.
Handtekening beveiligingsfuncties
Gebruikersverificatie Om aan de wetgeving inzake e-handtekeningen te voldoen, moeten veilige handtekeningoplossingen een handtekening "logisch kunnen koppelen" aan de persoon die heeft ondertekend. Gebruikersidentiteiten kunnen worden geverifieerd met behulp van meerdere instrumenten, waaronder IP-adressen, toegangssleutels en gebruikers-ID's, en digitale certificaten.
Documentvergrendeling Met documentvergrendeling kunnen gebruikers een ondertekend document niet wijzigen, tenzij ze alle handtekeningen wissen of ongeldig maken.
Audit trails Audit trails of histories registreren alle acties die een gebruiker in een document uitvoert, inclusief ondertekening, bewerking of commentaar. Zo kunt u zien wie een document heeft bewerkt en wanneer.
Multi-factor authenticatie Als u nog meer beveiliging nodig hebt voor uw e-handtekeningen, beschermt multi-factor authenticatie uw documenten met toegangscodes, zodat alleen de juiste personen ze kunnen zien en ondertekenen.
Beveiligde opslag Het goed beveiligen van papieren documenten is veel moeilijker en duurder dan het beveiligen van elektronische documenten. Papieren documenten gaan door meer handen, nemen meer ruimte in beslag en raken gemakkelijker kwijt dan hun digitale tegenhangers. Verificatie van documenten Handtekeningen zijn slechts zo veilig als de documenten waarop ze staan. Daarom is verificatie van documenten essentieel voor elke veilige oplossing voor elektronische handtekeningen. Documentverificatie zorgt ervoor dat een document na ondertekening ongewijzigd blijft. Als er wijzigingen in het document worden aangebracht, worden alle handtekeningen ongeldig.
Zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig? Absoluut. Volgens de ESIGN- en UETA-wetten in de VS en de eIDAS-verordening in de EU zijn e-handtekeningen even wettelijk bindend als handgeschreven handtekeningen.
Hebt u een veilige oplossing voor het ondertekenen van documenten nodig? In deze uitdagende tijden hebben bedrijven meer dan ooit veilige e-handtekeningen nodig om productief te blijven terwijl ze thuis werken. Of u nu in de VS of internationaal gevestigd bent, Nitro Sign voldoet zowel aan de Amerikaanse als aan de EU-wetgeving voor elektronische handtekeningen.
Daarom hebben wij samen met Nitro Sign Better Together gelanceerd. Onze toonaangevende eSignature-oplossing is voor iedereen beschikbaar via een gratis proefversie - geen complicaties, geen problemen, geen beperkingen en geen creditcard.
Begin vandaag nog met eSigning (veilig, natuurlijk) met een gratis plan van Nitro Sign Essentials.