Zijn elektronische handtekeningen veilig?

De overstap van op papier gebaseerde workflows naar digitale workflows roept altijd vragen op over de beveiliging van documenten, vooral als het gaat om handtekeningen. Of u nu handtekeningen ondertekent of aanvraagt, u wilt weten dat uw documenten beschermd zijn en dat de handtekeningen authentiek en juridisch erkend zijn.

Het korte antwoord - gelukkig - is ja, elektronische handtekeningen zijn veilig en legaal, zolang u gebruikmaakt van eSigning-tools die voldoen aan de relevante wetgeving. Dit is wat u moet weten:

In de VS worden eSignatures gereguleerd door de United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Hoewel deze wetten geen beveiligingseisen voor elektronische handtekeningen specificeren, vereisen ze wel de intentie om te ondertekenen, logische toewijzing van handtekeningen en archivering van documenten.

In de EU definieert de Verordening elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) drie verschillende soorten elektronische handtekeningen – standaard, geavanceerd en elektronisch – elk met verschillende niveaus van beveiliging.

De beste eSigning-oplossingen voldoen aan en overtreffen deze wettelijke normen, waardoor uw documenten en handtekeningen wereldwijd veilig en geaccepteerd zijn.

Gebruikersverificatie Om te voldoen aan de eSignature-wetgeving, moeten veilige handtekeningoplossingen in staat zijn om een handtekening “logisch te associëren” met de persoon die heeft getekend. Gebruikersidentiteiten kunnen worden geverifieerd via verschillende tools, waaronder IP-adressen, toegangs-sleutels, gebruikers-ID's en digitale certificaten.

Documentvergrendeling Met documentvergrendeling kunnen gebruikers een ondertekend document niet wijzigen, tenzij ze alle handtekeningen wissen of ongeldig maken.

Audit trails Audit trails of -geschiedenissen registreren alle acties die een gebruiker in een document uitvoert, inclusief ondertekenen, bewerken of commentariëren. Dit stelt u in staat om te zien wie er interactie heeft gehad met een document en wanneer.

Meervoudige authenticatie Wanneer u nog meer beveiliging voor uw eSignatures nodig heeft, beschermt meervoudige authenticatie uw documenten met toegangscodes, zodat alleen de juiste mensen ze kunnen zien en ondertekenen.

Veilige opslag Het correct beveiligen van papieren documenten is veel moeilijker en duurder dan het beveiligen van elektronische documenten. Papieren documenten gaan door meer handen, nemen meer ruimte in beslag en raken gemakkelijker verloren dan hun digitale tegenhangers. Documentverificatie Handtekeningen zijn alleen zo veilig als de documenten waarop ze zich bevinden. Daarom is documentverificatie essentieel voor elke veilige oplossing voor elektronische handtekeningen. Documentverificatie zorgt ervoor dat een document ongewijzigd blijft na ondertekening. Als er bewerkingen aan het document worden aangebracht, worden alle handtekeningen ongeldig.

Zijn elektronische handtekeningen juridisch geldig? Absoluut. Onder de ESIGN- en UETA-wetten in de VS en de eIDAS-verordening in de EU, zijn eSignatures even juridisch bindend als handgeschreven handtekeningen.

Heeft u een veilige oplossing voor documentondertekening nodig? In deze uitdagende tijden hebben bedrijven meer dan ooit veilige eSignatures nodig om productief te blijven terwijl ze vanuit huis werken. Of u nu in de VS bent of internationaal, Nitro Sign voldoet aan zowel de Amerikaanse als de EU-eSignature wetgeving.