Een elektronische handtekening toevoegen aan Google Docs

Als u zoals veel mensen bent, werkt u via Google Docs. U gebruikt deze documenten om met verschillende teams te plannen. Nieuwe contracten opstellen. Bedrijfsmemo's opstellen. Belangrijke bedrijfsdocumenten opstellen. Waarom lijkt het dan alsof de online software die alles te bieden heeft, tekortschiet wanneer het tijd is om een elektronische handtekening toe te voegen?

Het goede nieuws: een elektronische handtekening toevoegen in Google Docs is veel eenvoudiger dan u misschien had gedacht. U hebt alleen de juiste kennis nodig en een paar belangrijke stappen om u op weg te helpen.

Waarom moeite doen? Er zijn een paar redenen om een elektronische handtekening toe te voegen in Google Docs:

• Eenvoudige samenwerking. Google Docs zijn geweldig om veel mensen in één enkel document onder te brengen. Als u moet samenwerken aan een document (en dit moet ondertekenen), kan dat gemakkelijk via Google Docs. Het kan u ook helpen voorkomen dat uw gebruikelijke workflow wordt onderbroken.
• Werken op afstand. Velen van ons gebruiken Google Docs op hun telefoon. Wij houden van webgebaseerde, cloudgebaseerde diensten zoals Google, omdat die het ons gemakkelijk maken om binnen één app te werken en vervolgens de app af te sluiten zonder iets te hoeven downloaden. Het toevoegen van een elektronische handtekening binnen Google Docs maakt het gemakkelijker om een contract of zakelijk document te controleren wanneer u onderweg bent.
• Misschien bent u al gewend aan Google Docs. Hebt u ooit software gedownload die frustrerend aanvoelde omdat u een geheel nieuw programma moest leren? Wat als u Google Docs al jaren gebruikt? U voelt zich er waarschijnlijk prettig bij. U stelt er graag contracten in op. U bent blij met hoe u Google Drive gebruikt om alles te organiseren, en u vindt het heerlijk om cloudopslag te hebben. Als u het op de juiste manier gebruikt, hoeft u weinig af te doen aan wat u al doet.

Als u al weet waarom, komt vervolgens het wat. Hier vindt u alles wat u nodig hebt om te beginnen met het toevoegen van elektronische handtekeningen in Google Docs.

Als u leert hoe u een document met Nitro eSigneert, ziet u een aantal bekende stappen. Hier zijn de basisbeginselen om Nitro met uw Google Drive-bestanden te laten werken:

• Zorg ervoor dat u een Google Doc van een ingevuld contract (samen met lege regels voor handtekeningen) in uw Google Drive-account hebt. Log dan in op Nitro.
• Klik in het Home dashboard op Tools in het linkermenu. 

• Selecteer Teken.
• Hierdoor verschijnt een popup. Nu kunt u kiezen. Wilt u een document uploaden vanuit uw lokale bestanden? Als u op een smartphone werkt, kunt u het bestand wellicht gewoon selecteren op Google Drive.

• Zodra u het document hebt geopend, kunt u naar het paneel Ondertekenaars gaan en op uw naam en e-mail klikken. Er verschijnt een lijst met opties voor formuliervelden.
• Sleep uw vereiste velden naar het document. U kunt bijvoorbeeld zowel "Handtekeningen" als "Datum" toevoegen.
• Sla het document op. Het verschijnt nu onder Mijn documenten. U kunt uw eigen handtekening toevoegen (door te klikken en te slepen uit de vooraf bepaalde handtekeningen), of u kunt het document versturen om de handtekeningen van anderen te vragen.

Zo gaat u van een Google Doc naar een contract dat klaar is voor gebruik in uw contactbeheersysteem. Dat betekent dat u alle bewerkingen en opmaak in Google Docs kunt doen. Als u het liever zo doet omdat u vertrouwd bent met het systeem, hoeft u het niet plotseling te veranderen. U hoeft alleen de basisstappen te kennen voor het toevoegen van handtekeningvelden uit een opgeslagen Google-document. Vanaf daar kan Nitro de rest afhandelen.

Stel dat u G Suite gebruikt en direct een elektronische handtekening wilt plaatsen. Hoe maakt u een nieuw Google Doc dat u daadwerkelijk kunt ondertekenen? Dit is niet bepaald een programma voor het ondertekenen van contracten dat u gebruikt. Als u één methode gebruikt, kunnen de stappen eenvoudig zijn:

• Hierdoor verschijnt het dialoogvenster Tekening .
• Klik op het pictogram Lijn om het tekengereedschap op te roepen.

• Onder "Lijn" selecteert u "Krabbel".
• Klik op "Opslaan en sluiten". Hierdoor wordt de zojuist gekrabbelde afbeelding in het document geplaatst. U bent nu vrij om dat toe te voegen aan een regel onder een contract, bijvoorbeeld.

Het probleem? Als u uw contracten goed wilt beheren, hebt u een aantal dingen nodig:

• Software die u eraan herinnert wie heeft getekend en wie niet. Idealiter kan uw contractbeheersoftware u er automatisch aan herinneren. Het kan ook e-mailherinneringen sturen als iemand het document nog moet ondertekenen.
• Software waarmee u gemakkelijk van Google Docs naar PDF's kunt gaan en omgekeerd. Idealiter kunt u gecentraliseerde documenten maken die gemakkelijk kunnen worden opgeslagen. 
• Scheiding tussen uw contracten en de rest van uw Google Docs. Waarom? Als u alles binnen Google Docs doet, kan het moeilijk zijn om uw contracten (ondertekend en niet-ondertekend) te scheiden van al het andere: bedrijfsmemo's bijvoorbeeld. 

Om uw contractbeheer te verbeteren, raden wij u aan een dienst als Nitro te gebruiken.

Laten we terugkeren naar een van de oorspronkelijke vragen. Waarom moeite doen met Google Docs? U kunt Nitro zeker voor meer dan contractbeheer gebruiken, maar veel mensen werken graag binnen Google Docs. Als dat als u klinkt, dan bent u waarschijnlijk al bekend met enkele functies die het werken met Google zo gemakkelijk maken. Maar als u dat niet bent, laten we ons dan concentreren op enkele belangrijke tips die u kunt gebruiken om het leven gemakkelijker te maken bij het opstellen van deze contracten:

• Gebruik de tool Google Docs Explore om gemakkelijker te kunnen werken binnen de software van Google. Dit is vooral belangrijk als u op een mobiel apparaat of een tablet werkt. Maar het kan ook helpen als u op de desktop zit. Met de functie Explore kunt u essentiële informatie opzoeken zonder voortdurend heen en weer te gaan met andere tabbladen en browsers.
• Installeer de Docs app op uw mobiel/tablet apparaat. U kunt uw contracten dan onderweg bewerken. Omdat Nitro webgebaseerd is, verliest u niets wanneer u overstapt op mobiel. Dat betekent dat u contracten kunt wijzigen in Google Docs, voordat u ze verstuurt en opslaat met Nitro. En dat kan overal, mits u een internetverbinding hebt. 
• Stel offline toegang in Google Drive in, zodat u offline kunt werken voordat u nieuwe inhoud uploadt. Zo kunt u werken terwijl u reist.

Vindt u het moeilijk om contracten te beheren met Google Documenten? Dat hoeft niet zo te zijn. Maar het helpt altijd om geweldige software in je hoek te hebben. Als u meer wilt weten, kunt u een gratis proefperiode van Nitro Sign gebruiken om erachter te komen hoeveel u kunt bereiken met contracten via Google Documenten.