Hoe een elektronische handtekening toe te voegen in MS Word

Het is ons allemaal overkomen.

Waarom zou iemand dat in de 21e eeuw moeten doen? Het goede nieuws is: u hoeft dat niet te doen. Als u de juiste software heeft en de kennis van een paar belangrijke stappen, is het net zo eenvoudig om een elektronische handtekening toe te voegen in Microsoft Word als in elke andere software. Als u het eenmaal tot een wetenschap brengt, is het zo eenvoudig als ondertekenen met een pen.

Maar het zal een upgrade zijn ten opzichte van de pen. Als u Nitro Sign gebruikt, kunt u bijvoorbeeld het volgende eenvoudig doen:

• Gebruik elektronische handtekeningen binnen MS Word
• Zorg ervoor dat uw belangrijke contracten zijn ondertekend en gevolgd, zodat u de status van elk weet
• Stroomlijn digitale overeenkomsten binnen uw bedrijfsprocessen
• Sla oude contracten gemakkelijk op voor snelle herziening

Hier is hoe u het doet.

Als u het graag eenvoudig houdt (en alles in Microsoft Word doet), dan vindt u het waarschijnlijk vervelend elke keer wanneer uw contractbeheersoftware u vraagt iets nieuws te proberen. Wij zeggen: waarom zou u zich zorgen maken? U moet in staat zijn om het rechtstreeks vanuit uw favoriete software te doen.

Met Nitro Sign kan dat. Hier zijn de belangrijkste stappen:

• Creëer het contract in MS Word. Dit gedeelte is aan u. Voor u verder gaat, zorg ervoor dat u ruimte hebt gelaten voor iemand om hun handtekening en datum aan het document toe te voegen.
• Wanneer uw contract klaar is om te verzenden, klikt u op de knop Verstuur via Nitro in de rechterbovenhoek. Dit zal verschijnen zodra u begint met het gebruik van Nitro Sign; maak u geen zorgen, het is niet ingewikkeld.

Hoe een elektronische handtekening toe te voegen in microsoft word 1

• Klik rechtsonder op Document openen.

• Dit opent het document in Nitro Sign. Uw volgende aanduiding? Voeg de naam en e-mail toe van de mensen die het moeten ondertekenen. Ga uw gang en voer deze nu in.

Hoe een elektronische handtekening toe te voegen in microsoft word

• Uw volgende stap is om de informatiekaarten toe te voegen, zoals Handtekening en Datum. Doe dit door op het gewenste veld te klikken en het naar de juiste plaats in het document te slepen, zoals de handtekeningregel die u al heeft gemaakt.

Hoe een elektronische handtekening toe te voegen in Microsoft Word

• Als u het document ook moet ondertekenen, klik dan op uw eigen naam binnen Nitro en ga verder en onderteken het.
  
  

• Klik op Doorgaan in de rechterbenedenhoek van het scherm. Dit brengt u naar de verzendstap.
  

• Als u wilt, kunt u een uniek bericht naar de ontvanger aanpassen. Of u kunt Nitro Sign automatisch dit veld laten invullen. Uw keuze.
• Klik op Aanvraag handtekening. Zorg ervoor dat u tot dit punt alles nauwkeurig hebt, want dit zal het contract ter goedkeuring en ondertekening verzenden.

Daarna kunt u Nitro Sign gebruiken om de status van uw contract te volgen. Er zijn een paar dingen die u kunt volgen in uw Nitro-dashboard:

• Handtekening status. Specifiek, zijn er meer mensen die uw contract nog niet hebben ondertekend? Als dat zo is, ziet u ze onder "Wachtend op handtekeningen." Bijvoorbeeld, als u één contract naar één persoon heeft gestuurd, merkt u direct een "1" op onder "Wachtend op handtekeningen.
• Contracten om te ondertekenen. Zijn er contracten in afwachting van uw handtekening en goedkeuring? Bekijk onder "Heeft uw handtekening nodig" om te zien of er nog contracten zijn die u vergeten bent te beoordelen.

U zult een laatste stap opmerken. Een Herinner-functie.

Met één klik zal Nitro een e-mailherinnering naar uw handtekening sturen, samen met de link naar het originele contract. Dit zal helpen om uw contracten vers te houden in het geheugen van de mensen en de benodigde werkzaamheden aan uw kant te verlagen. Velen overtuigen om een contract te ondertekenen kan aanvoelen als het hoeden van katten. Met Nitro kunt u dat werk verminderen tot het klikken op een paar knoppen.

Stel je even voor dat jouw cliënt Nitro Sign gebruikt. Omdat Nitro Sign een webgebaseerde oplossing is – wat betekent dat iedereen met toegang tot een browser en het internet het kan gebruiken – zal de software op meerdere apparaten werken. Desktop, Mac, Android, Tablet: wat u ook gebruikt om op het internet te gaan, het zal werken. Hier is wat u moet doen:

• Open uw e-mail. Zodra iemand een contract voor u maakt om te ondertekenen en u toevoegt in Nitro Sign, wordt automatisch een kopie naar u verzonden voor een digitale handtekening. Open die e-mail met de e-mailclient van uw voorkeur. U ziet iets dat eruit ziet als dit. U kunt het niet missen.

• Klik op Onderteken het document.
• U hoeft zich niet aan te melden voor een Nitro Sign-account. Als u degene bent die het verzendt, hoeft u zich geen zorgen te maken of iedereen dezelfde software als u heeft.
• Als u Twee-Factor Authenticatie ziet ingeschakeld, voert u de code in die u van de maker van het contract hebt ontvangen. 
• Zo niet, bekijk dan gewoon het contract.
• Wanneer u klaar bent om te tekenen, identificeer dan twee vakken: Handtekening en Datum. Selecteer deze velden om uw informatie in te voeren.

• Klik op Dien in.
• Vervolgens ontvangt u een bevestigings-e-mail met een link om het document te bekijken. U kunt deze in uw administratie bewaren en—voilà!—u bent klaar.

Nu u weet hoe u contracten kunt maken en velden voor elektronische handtekeningen in MS Word kunt toevoegen, moeten we nog één vraag beantwoorden. Waarom? Wat zijn de voordelen? Wat voorkomt dat u het Word-document afdrukt en het naar iemand mailt om te ondertekenen?

Wel, u heeft het waarschijnlijk inmiddels opgemerkt dat de meeste mensen contracten niet op deze manier behandelen. De wereld is digitaal geworden. En als u dat niet doet, kunt u bij een potentiële klant de indruk wekken dat u gedateerd bent.

Toch is dat niet de enige reden om elektronische handtekeningen in MS Word toe te voegen. Overweeg:

• MS Word gebruiken is intuïtief. Veel mensen gebruiken Word om offertebrieven en contracten eerst te maken. Opslaan als PDF en vervolgens PDFs verzenden, die moeten worden bewerkt, kan niet alleen zinloos zijn, maar ook extra hoofdpijn veroorzaken. Door Nitro Sign te downloaden en toe te voegen aan uw MS Word-functies, kunt u een legitiem contract rechtstreeks in de tekstverwerker zelf maken. Dit bespaart u tijd. Het bespaart u ook de functies van MS Word die u graag gebruikt.
• Elektronische handtekeningen zijn sneller. Alles wat u hoeft te doen, is de bovenstaande stappen te volgen en u transformeert snel een Microsoft Word-document in een contract dat in iemands inbox zit. Als u het onder de knie krijgt, kan het hele proces misschien minder dan een minuut duren. Aan de kant van de ontvanger kan het ook net zo snel gaan—tenzij er tijd nodig is voor het beoordelen van het contract, indien nodig. Dit maakt zaken veel sneller.
• Elektronische handtekeningen hebben extra voordelen. Van beveiliging tot herinneringsknoppen en automatische opslag, elektronische handtekeningen omvatten automatiseringsfuncties die ze veel gemakkelijker te verwerken maken dan papieren contracten. En verder kunt u uw documenten altijd afdrukken als dat nodig is.

Heeft u er genoeg van om erover te horen en wilt u het zelf proberen? Probeer Nitro gratis om een preview te krijgen van hoe gemakkelijk het kan zijn om al uw belangrijke contracten te stroomlijnen.