Een elektronische handtekening toevoegen in MS Word

Het is ons allemaal overkomen. U bent enthousiast om aan een nieuw project te beginnen, in afwachting van een handtekening op hun document. U bent bedreven in MS Word (Word is tenslotte een van de populairste tools die er zijn), maar wanneer de klant u het contract toestuurt, is het een bestandstype dat u niet herkent. Het is geen .doc. Het is geen .docx. Het lijkt u een vreemde taal. Voor je het weet heb je een hele middag verspild aan het in overeenstemming brengen van hun bestanden met jouw software.

Waarom zou iemand dat in de 21e eeuw moeten doen? Het goede nieuws is: dat hoeft niet. Als u over de juiste software en de kennis van een paar belangrijke stappen beschikt, is het toevoegen van een elektronische handtekening in Microsoft Word net zo eenvoudig als in andere software. Als u het eenmaal onder de knie hebt, is het in feite net zo gemakkelijk als tekenen met een pen.

Maar het zal een upgrade zijn ten opzichte van de pen. Als u bijvoorbeeld Nitro Sign gebruikt, kunt u met gemak het volgende doen:

• Gebruik elektronische handtekeningen in MS Word
• Zorg ervoor dat uw belangrijke contracten worden ondertekend en bijgehouden, zodat u de status van elk contract kent.
• Stroomlijn digitale overeenkomsten in uw bedrijfsworkflows
• Gemakkelijk oude contracten opslaan voor een snelle herziening

Zo doet u dat.

Als u de zaken graag eenvoudig houdt (en alles in Microsoft Word doet), dan bent u waarschijnlijk geïrriteerd telkens als uw contractbeheersoftware u vraagt iets nieuws te proberen. Wij zeggen: waarom moeite doen? U zou het direct vanuit uw favoriete software moeten kunnen doen.

Met Nitro Sign kunt u. Dit zijn de belangrijkste stappen:

• Stel het contract op in MS Word. Dit deel is aan u. Voordat u verder gaat, zorg ervoor dat u ruimte overlaat voor iemand om zijn handtekening en datum aan het document toe te voegen.
• Zodra uw contract klaar is, klikt u op de knop Verzenden via Nitro in de rechterbovenhoek. Dit verschijnt zodra u Nitro Sign gaat gebruiken; maakt u zich geen zorgen, het is niet ingewikkeld.

• Klik in de rechterbenedenhoek op Document openen.

• Hiermee wordt het document geopend in Nitro Sign. Uw volgende aanwijzing? Voeg de naam en e-mail toe van de mensen die u moet ondertekenen. Voer die nu in.

• Uw volgende stap is het toevoegen van de informatiekaarten, zoals Handtekening en Datum. Doe dit door op het gewenste veld te klikken en het naar de juiste plaats in het document te slepen, zoals de handtekeningregel die u al hebt gemaakt.

• Als u het document ook moet ondertekenen, klikt u in Nitro op uw eigen naam en ondertekent u het.

  

• Klik op Doorgaan rechtsonder in het scherm. Dit brengt u naar de verzendingsstap.

• Als u wilt, kunt u de ontvanger een uniek bericht sturen. Of u kunt Nitro Sign dit veld automatisch laten invullen. Uw keuze.
• Klik op Handtekening aanvragen. Zorg ervoor dat u op dit punt alles juist hebt, want dan wordt het contract ter goedkeuring en ondertekening verzonden.

Daarna kunt u Nitro Sign gebruiken om de status van uw contract te controleren. Er zijn een paar dingen die u in uw Nitro-dashboard kunt controleren:

• Status van ondertekening. Zijn er meer mensen die uw contract nog moeten ondertekenen? Zo ja, dan ziet u ze onder "Wachten op handtekening". Als u bijvoorbeeld één contract naar één persoon hebt gestuurd, ziet u onmiddellijk een "1" onder "Wachten op handtekening".
• Contracten te ondertekenen. Wachten er contracten op uw ondertekening en goedkeuring? Kijk onder "Heeft uw handtekening nodig" om te zien of er nog lopende contracten zijn die u bent vergeten te controleren.

U zult een laatste stap opmerken. Een herinneringsfunctie .

Met één klik stuurt Nitro een herinnering per e-mail naar uw handtekening, samen met de oorspronkelijke contractlink. Zo blijven uw contracten vers in het geheugen van de mensen en hoeft u minder werk te verzetten. Veel mensen een contract laten ondertekenen kan voelen als het hoeden van katten. Met Nitro kunt u dat werk terugbrengen tot een paar muisklikken.

Stelt u zich eens voor dat uw klant Nitro Sign gebruikt. Aangezien Nitro Sign een webgebaseerde oplossing is - wat betekent dat iedereen met toegang tot een browser en het internet het kan gebruiken - werkt de software op meerdere apparaten. Desktop, Mac, Android, Tablet: wat u ook gebruikt om toegang te krijgen tot het internet, het zal werken. Dit is wat u doet:

• Open uw e-mail. Zodra iemand een contract voor u opstelt en u toevoegt in Nitro Sign, wordt er automatisch een kopie naar u gestuurd voor een digitale handtekening. Open die e-mail met het e-mailprogramma van uw voorkeur. U zult iets zien dat er als volgt uitziet. U kunt het niet missen.

• Klik op Onderteken het document.
• U hoeft zich niet aan te melden voor een Nitro Sign-account. Als u degene bent die hem verstuurt, hoeft u niet te vragen of iedereen dezelfde software heeft als u.
• Als u ziet dat Two-Factor Authorization is ingeschakeld, voert u de code in die u door de maker van het contract is verstrekt. 
• Zo niet, bekijk dan gewoon het contract.
• Wanneer u klaar bent om te ondertekenen, duidt u twee vakjes aan: Handtekening en Datum. Selecteer deze velden om uw informatie in te voeren.

• Klik op Submit.
• Vervolgens ontvangt u een bevestigingsmail met een link om het document te bekijken. U kunt deze in uw administratie bewaren en - voila! gedaan.

Nu u weet hoe contracten maakt en elektronische handtekeningvelden toevoegt in MS Word, moeten we nog één vraag beantwoorden. Waarom? Wat zijn de voordelen? Wat belet u om het Word-document uit te printen en naar iemand te sturen om het te laten ondertekenen?

Welnu, u hebt inmiddels waarschijnlijk gemerkt dat de meeste mensen niet op die manier met contracten omgaan. De wereld is digitaal geworden. En als u niet hetzelfde doet, komt u op een potentiële klant over als achterhaald.

Toch is dat niet de hele reden om elektronische handtekeningen toe te voegen in MS Word. Overweeg:

• Het gebruik van MS Word is intuïtief. Veel mensen gebruiken Word in de eerste plaats om offertebrieven en contracten op te stellen. Opslaan in PDF en vervolgens PDF's versturen, die moeten worden bewerkt, kan niet alleen zinloos zijn, maar alleen maar voor extra hoofdpijn zorgen. Door Nitro Sign te downloaden en toe te voegen aan uw MS Word-functies, kunt u direct in de tekstverwerker zelf een legitiem contract opstellen. Dit bespaart u tijd. Het bewaart ook de functies van MS Word die u graag gebruikt.
• Elektronische handtekeningen zijn sneller. U hoeft alleen maar de bovenstaande stappen te volgen en u verandert snel een Microsoft Word-document in een contactpersoon in de inbox van iemand anders. Als u er een wetenschap van maakt, kan het hele proces misschien minder dan een minuut duren. Aan de kant van uw ontvanger kan het net zo snel gaan - indien nodig zonder de tijd voor contractbeoordeling mee te rekenen. Dit maakt zaken veel sneller.
• Elektronische handtekeningen hebben extra voordelen. Van beveiliging tot herinneringsknoppen en automatische opslag, elektronische handtekeningen bevatten automatiseringsfuncties waardoor ze veel gemakkelijker te hanteren zijn dan papieren contracten. En bovendien kunt u uw documenten altijd afdrukken als dat nodig is.

Ben je het beu om erover te horen en wil je het zelf proberen? Probeer Nitro gratis en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn om alle belangrijke contracten van uw bedrijf te stroomlijnen.