Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend?

Hoewel elektronische handtekeningen, of e-handtekeningen, al een tijdje bestaan, is het gebruik ervan steeds gebruikelijker (en noodzakelijk) geworden door de aanhoudende COVID-19 pandemie, nu bedrijven zoveel mogelijk zaken proberen te doen zonder persoonlijke interacties. In 2020, bereikte de wereldwijde markt voor elektronische handtekeningen $2,8 miljard , en hij blijft groeien.

Als u eSigning wilt gaan aanbieden voor de contracten en overeenkomsten van uw organisatie of het mogelijk wilt maken om werknemers virtueel aan boord te krijgen, vraagt u zich waarschijnlijk af of elektronische handtekeningen wettelijk bindend zijn.

Inderdaad. En in de meeste geïndustrialiseerde landen vormen e-handtekeningen een juridisch bindend en afdwingbaar contract. Ze bieden ook meer veiligheid dan papieren handtekeningen, die gemakkelijker kunnen worden vervalst. eSigning is niet alleen handig en eenvoudig te implementeren, het kan ook helpen om het aantal fouten in contracten en overeenkomsten te verminderen en uw organisatie te laten besparen op middelen (zowel papier als mensen) die normaal gesproken worden ingezet voor de verwerking van papieren documenten.

Bent u nog steeds niet zeker over eSignatures en of ze al dan niet geschikt zijn voor uw organisatie? Maak u geen zorgen. Wij hebben alle antwoorden op de belangrijkste aspecten van eSigning en informatie over wat elektronische handtekeningen juridisch bindend maakt.

De eerste elektronische handtekeningen werden ontwikkeld in 1977, maar er was geen algemeen verkrijgbare software die bedrijven konden gebruiken om ze aan te maken en te accepteren tot de late 1980s met Lotus Notes 1.0. Tegen 1999 hadden ontwikkelaars de technologie ontwikkeld waarmee digitale handtekeningen in PDF-documenten konden worden opgenomen.

Een jaar later, in 2020, kregen elektronische handtekeningen in de Verenigde Staten een wettelijk bindende status met de goedkeuring van de E-Sign Act . De E-Sign Act heeft een uniforme, nationale norm vastgesteld voor elektronische transacties, waaronder e-handtekeningen en het genereren van elektronische contracten en documenten. De wet bood particulieren en bedrijven de zekerheid dat elektronische documenten en e-handtekeningen juridisch bindend zijn wanneer deze documenten en handtekeningen voldoen aan de normen van de E-Sign Act. Dit betekent dat elektronische contracten gelijkwaardig zijn aan papieren contracten.

Vandaag de dag zijn e-handtekeningen de veiligste en meest vertrouwde manier om documenten te ondertekenen. In tegenstelling tot de digitale handtekeningen van 40 jaar geleden, is de moderne eSigning-technologie eenvoudig te gebruiken en vereist niets meer dan een internetverbinding en gemakkelijk verkrijgbare eSigning-software.

Met de goedkeuring van de E-Sign Act en vergelijkbare wetten en normen in veel andere landen, kan geen enkel individu of bedrijf de wettigheid of afdwingbaarheid van een contract of andere overeenkomst ontkennen omdat het elektronisch is ondertekend. In de Verenigde Staten, als een staats- of federale wet een schriftelijk dossier vereist, dan voldoet een elektronisch dossier aan die wet. Hetzelfde geldt voor handtekeningen. ES-handtekeningen hebben hetzelfde juridische gewicht als natte handtekeningen.

In tegenstelling tot wat u misschien denkt, hebben e-handtekeningen meer kracht als juridisch bindende handtekeningen dan natte handtekeningen wanneer zij worden aangeboden via een dienst die multi-factor authenticatie, beveiliging en een audit map biedt. In feite worden e-handtekeningen routinematig gebruikt als voor de rechtbank toelaatbaar bewijs.

Het is echter belangrijk dat u de wetgeving in uw land, staat en plaats controleert, want vaak moeten e-handtekeningen aan aanvullende wettelijke vereisten voldoen om afdwingbaar te zijn.

Wil een elektronische handtekening juridisch bindend zijn, dan moet zij aan verschillende eisen voldoen:

• Het moet uniek zijn voor de persoon die het document ondertekent.
• Het moet worden gegenereerd met behulp van een technologie of proces dat onder de exclusieve controle staat van de persoon die eSigning uitvoert.
• De technologie voor e-handtekeningen moet de persoon die de elektronische handtekening zet kunnen identificeren.
• De elektronische handtekening moet kunnen worden gekoppeld aan het document dat elektronisch wordt ondertekend op een manier die garandeert dat het document niet kan worden en niet is gewijzigd sinds de e-handtekening eraan is gehecht.

Hoewel e-handtekeningen in geïndustrialiseerde landen algemeen aanvaard en afdwingbaar zijn voor het uitvoeren van persoonlijke en zakelijke transacties, vraagt u zich wellicht af welke soorten juridische documenten u elektronisch kunt ondertekenen. Dat zijn er nogal wat, waaronder de volgende:

• Getuigenverklaringen
• Pleidooien
• Moties
• Affidavits
• Schikkingsovereenkomsten
• Afsluitende documenten
• Bekendmakingen
• Geheimhoudingsverklaringen
• Transactiedocumenten voor onroerend goed
• Financieringsovereenkomsten

Controleer echter altijd uw lokale gerechtelijke regels over de toelaatbaarheid van elektronisch ondertekende documenten.

Elektronische handtekeningen zijn echter niet afdwingbaar voor alle juridische documenten, aangezien sommige niet onder de E-Sign Actof andere landspecifieke vereisten vallen. Zoek juridisch advies voordat u vertrouwt op de afdwingbaarheid van e-handtekeningen op de volgende documenten:

• Testamenten en andere nalatenschapsdocumenten
• Familierechtelijke documenten
• Gerechtelijke bevelen 
• Kennisgevingen van gedwongen verkoop
• Opzeggingen voor nutsvoorzieningen en ziektekosten- of levensverzekeringen
• Terugroepberichten op het gebied van gezondheid en veiligheid

Krachtens de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) werden e-handtekeningen in de hele Verenigde Staten officieel erkend als wettelijk bindend en afdwingbaar. Alle Amerikaanse staten, behalve Illinois, hebben de UETA aangenomen, evenals het District of Columbia en de Amerikaanse territoria Puerto Rico en de Maagdeneilanden. Illinois heeft zijn eigen wetten voor elektronische handtekeningen, maar die zijn grotendeels een afspiegeling van die van de UETA.

U kunt er dus op vertrouwen dat e-handtekeningen dezelfde juridische status hebben als handgeschreven (of natte) handtekeningen.

Elektronische handtekeningen hebben hetzelfde juridische gewicht als traditionele handgeschreven handtekeningen in het Verenigd Koninkrijk en Ierland, ook onder de voorwaarden van de Electronic Identification and Trust Services Regulation(eIDAS).

Elektronische handtekeningen worden in Australië ook wettelijk erkend op grond van de bepalingen van de Electronic Transactions Act van 1999 en de daaraan verbonden voorschriften, de Electronic Transactions Regulations 2020 . ES-handtekeningen zijn afdwingbaar op zowel federaal als staats- en territoriaal niveau.

Federale en provinciale overheden in Canada erkennen elektronische handtekeningen ook als wettelijk bindend, hoewel er sommige documenten zijn (zoals in de meeste geïndustrialiseerde landen) waar natte handtekeningen nog steeds nodig zijn. Daartoe behoren testamenten en overdrachten van grond. Voor meer specifieke richtlijnen kunt u Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) raadplegen.

Nitro biedt zijn klanten strenge beveiligingscontroles en een veilige infrastructuur met meerdere verdedigingslagen om te zorgen voor authentieke en afdwingbare elektronische handtekeningen op contracten, overeenkomsten en andere documenten. Onder onze protocollen voor het waarborgen van de wettigheid van e-handtekeningen verkregen via Nitro SignⓇ zijn de volgende:

• Verificatie van de identiteit van ondertekenaars met meerdere vormen van authenticatie
• Bevestiging van de intentie van de ondertekenaar om elektronisch te ondertekenen
• Koppeling van handtekeningen aan ondertekenaars en documenten
• Onderhoud van een controlespoor voor alle document- en handtekeningactiviteiten
• Bescherming van documenten door middel van verzegeling die gebruik maakt van een combinatie van veilige systeemprocessen en PKI.
• Eenmalige aanmelding en authenticatie met twee factoren

Wilt u meer weten over hoe u documenten kunt maken, verzenden en volgen en hoe u e-handtekeningen kunt verkrijgen? Nitro biedt organisaties onbeperkte mogelijkheden voor eSigning en de mogelijkheid om documenten en eSignatures in realtime te volgen en te beheren. Wij laten u ook proberen voordat u koopt. Ontdek onze onbeperkte mogelijkheden voor eSigning gratis .