Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend?

Hoewel elektronische handtekeningen, of eSigning, al enige tijd bestaan, zijn ze met de aanhoudende COVID-19-pandemie steeds gebruikelijker (en noodzakelijker) geworden, terwijl bedrijven proberen zoveel mogelijk zaken te doen zonder persoonlijke interacties.

In feite bereikte de wereldwijde markt voor e-signatures in 2020 $2,8 miljard, en het blijft groeien.

Als u eSigning wilt aanbieden voor de contracten en overeenkomsten van uw organisatie of om de mogelijkheid te creëren om medewerkers virtueel in te voeren, vraagt u zich misschien af of elektronische handtekeningen juridisch bindend zijn.

Dat zijn ze zeker.

En in de meeste geïndustrialiseerde landen vestigen eSignatures een juridisch bindend en afdwingbaar contract. Ze bieden ook meer beveiliging dan handtekeningen op papier, die gemakkelijker vervalst kunnen worden. eSigning is niet alleen handig en eenvoudig te implementeren, het kan ook helpen om fouten in contracten en overeenkomsten te verminderen en uw organisatie te bespaart op middelen (zowel papier als personeel) die normaal door paper document verwerking worden gebruikt.

Voelt u zich nog steeds onzeker over eSignatures en of deze geschikt zijn voor uw organisatie? Geen zorgen.

Wij hebben alle antwoorden op de details van eSigning, evenals informatie over wat elektronische handtekeningen juridisch bindend maakt.

 

De eerste elektronische handtekeningen werden in 1977 ontwikkeld, maar er was geen breed gemarkete software die bedrijven konden gebruiken om deze te creëren en te accepteren tot het einde van de jaren '80 met Lotus Notes 1.0.

Tegen 1999 hadden ontwikkelaars de technologie gecreëerd om digitale handtekeningen in PDF-documenten in te voegen.

Een jaar later, in 2020, kregen elektronische handtekeningen de status van juridisch bindend in de Verenigde Staten met de goedkeuring van de E-Sign Wet. De E-Sign Wet heeft een uniforme, nationale standaard voor elektronische transacties vastgesteld, inclusief eSigning en de generatie van elektronische contracten en registraties. De wet bood individuen en bedrijven zekerheid dat elektronische documenten en eSignatures juridisch bindend zouden zijn wanneer deze documenten en handtekeningen voldoen aan de normen van de E-Sign Wet. Dit betekent dat elektronische contracten gelijkwaardig zijn aan papieren contracten.

Tegenwoordig hebben eSignatures de status van de veiligste en meest betrouwbare manier om documenten te ondertekenen. In tegenstelling tot de digitale handtekeningen van 40 jaar geleden, is moderne eSigning-technologie eenvoudig te gebruiken en vereist niets meer dan een internetverbinding en gemakkelijk beschikbare eSigning software.

 

Met de goedkeuring van de E-Sign Wet en vergelijkbare wetten en normen in veel andere landen, kan geen individu of bedrijf de wettigheid of afdwingbaarheid van een contract of andere overeenkomst ontkennen, omdat het eSigned is. In de Verenigde Staten, als een staat of federale wet een schriftelijke registratie vereist, dan voldoet een elektronische registratie aan die wet. Hetzelfde geldt voor handtekeningen.

eSignatures hebben hetzelfde juridische gewicht als natte handtekeningen.

 

In tegenstelling tot wat u misschien denkt, hebben eSignatures meer kracht als juridisch bindende handtekeningen dan natte handtekeningen wanneer deze worden geleverd via een dienst die multi-factor authenticatie, beveiliging en een auditmap biedt. In feite worden e-handtekeningen routinematig gebruikt als bewijs dat in de rechtbank wordt toegelaten.

Echter, het is belangrijk om de wetten in uw land, staat en lokale regiov te controleren, aangezien eSignatures vaak aan aanvullende wettelijke vereisten moeten voldoen om afdwingbaar te zijn.

 

Om ervoor te zorgen dat een elektronische handtekening wettelijk bindend is, moet deze aan verschillende eisen voldoen:

• Deze moet uniek zijn voor de persoon die het document ondertekent.
• Deze moet worden gegenereerd met behulp van een technologie of proces dat onder exclusieve controle staat van de persoon die eSigning uitvoert.
• De eSignature-technologie moet in staat zijn om de persoon die de elektronische handtekening maakt te identificeren.
• De elektronische handtekening moet kunnen worden gekoppeld aan het document dat elektronisch wordt ondertekend op een manier die waarborgt dat het document niet kan zijn gewijzigd en niet is gewijzigd sinds de bijvoeging van de eSignature.

 

Hoewel eSignatures algemeen worden geaccepteerd en afdwingbaar zijn in geïndustrialiseerde landen voor het uitvoeren van persoonlijke en zakelijke transacties, vraagt u zich misschien af welke soorten juridische documenten u elektronisch kunt ondertekenen. Er zijn nogal wat, waaronder de volgende:

• Deposition transcripts
• Pleadings
• Motions
• Affidavits
• Settlement agreements
• Closing documents
• Disclosures
• NDAs
• Documents voor vastgoedtransacties
• Financieringsovereenkomsten

Zorg er echter altijd voor dat u de lokale rechtbankregels controleert over de toelaatbaarheid van elektronisch ondertekende documenten.

 

Elektronische handtekeningen zijn echter niet afdwingbaar voor alle juridische documenten, aangezien sommige niet worden gedekt door de E-Sign Act of andere landspecifieke vereisten. Zoek juridisch advies voordat u zich baseert op de afdwingbaarheid van e-handtekeningen op de volgende documenten:

• Testamenten en andere erfrechtdocumenten
• Documenten van het familierecht
• Rechtersbevelen 
• Uitsluitingsmeldingen
• Beëindigingsmeldingen voor nutsvoorzieningen en gezondheids- of levensverzekeringen
• Gezondheids- en veiligheidsherinneringen

 

Onder de Wet elektronische handtekeningen in de wereldwijde en nationale handel (ESIGN) en de Uniforme wet elektronische transacties (UETA) hebben e-handtekeningen officiële erkenning gekregen in de Verenigde Staten als wettelijk bindend en afdwingbaar. Alle Amerikaanse staten, met uitzondering van Illinois, hebben UETA aangenomen, net als het District of Columbia en de Amerikaanse gebieden Puerto Rico en de Maagdeneilanden. Illinois heeft zijn eigen e-handtekeningenwetten, maar deze weerspiegelen voor het grootste deel die van de UETA.

U kunt er dan ook van uitgaan dat e-handtekeningen dezelfde juridische status hebben als handgeschreven (of ‘natte’) handtekeningen.

 

Elektronische handtekeningen hebben in het Verenigd Koninkrijk en Ierland ook dezelfde juridische waarde als traditionele handgeschreven handtekeningen, op grond van de Verordening elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS).

 

Elektronische handtekeningen worden ook wettelijk erkend in Australië op basis van de bepalingen van de Wet elektronische transacties van 1999 en de bijbehorende regelgeving, de Regels voor elektronische transacties 2020. E-handtekeningen zijn afdwingbaar op zowel federaal als staat- en territoriaal niveau.

 

De federale en provinciale overheden in Canada erkennen elektronische handtekeningen ook als wettelijk bindend, hoewel er enkele documenten zijn (zoals in de meeste geïndustrialiseerde landen) waarbij natte handtekeningen nog steeds nodig zijn. Die omvatten testamenten en grondoverdrachten. Voor meer specifieke begeleiding kunt u de Canadese wet inzake bescherming van persoonlijke informatie en elektronische documenten (PIPEDA) raadplegen.

 

Nitro biedt zijn klanten strenge beveiligingsmaatregelen en een veilige infrastructuur met meerdere lagen van verdediging om authentieke en afdwingbare eHandtekeningen op contracten, overeenkomsten en andere documenten te waarborgen. Onder onze protocollen voor het waarborgen van de wettigheid van eHandtekeningen verkregen via Nitro SignⓇ bevinden zich de volgende:

• Verificatie van de identiteiten van ondertekenaars met meerdere vormen van authenticatie
• Bevestiging van de intentie van de ondertekenaar om elektronisch te ondertekenen
• Koppeling van handtekeningen aan ondertekenaars en documenten
• Bijhouden van een audittrail voor alle document- en handtekeningactiviteiten
• Beveiliging van documenten door middel van tamper seals die gebruikmaken van een combinatie van veilige systeemeisen en PKI
• Single sign-on en twee-factor authentificatie

Geïnteresseerd in het leren hoe u documenten kunt maken, verzenden en volgen en eHandtekeningen kunt verkrijgen? Nitro biedt onbeperkte eSigning-mogelijkheden voor organisaties en de mogelijkheid om documenten en eHandtekeningen in real-time te volgen en te beheren. Wij laten u ook de mogelijkheid om het eerst te proberen voordat u koopt. Verken onze onbeperkte eSigning-mogelijkheden gratis.