Elektronische handtekeningen vs Digitale handtekeningen

Als bedrijven hun bedrijfssoftwareoplossingen steeds meer transformeren om zich aan te passen aan de moderne werknemers en virtuele omgevingen, is het cruciaal om te begrijpen hoe elektronische en digitale handtekeningen verschillen. Het begrijpen van de definities van elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen stelt uw technologische team in staat om softwareopties voor documentbeheer te evalueren en te bepalen welke het beste bij uw organisatie past.

Bij ontwerp bieden beide typen handtekeningen uw bedrijf een betere rendement op investering. Bespaar tijd door handtekeningen van medewerkers en klanten te achtervolgen. Houd digitale papierwerken in de gaten om soepelere processen, betere naleving en verminderde fouten te waarborgen. Gebruik digitale of eHandtekeningen om papierkosten en printbenodigdheden te verlagen.

En hoewel digitale handtekeningen een subset zijn van eHandtekeningen, bevatten ze enkele belangrijke verschillen:

• Kunnen een handtekeningafbeelding, vingerafdruk, klik, proces, symbool of proces zijn
• Hoofddoel van een eHandtekening is het verifiëren van een document
• Bevat geen digitaal certificaat 
• Juridisch bindend als alle partijen instemmen met het elektronisch ondertekenen
• Document niet noodzakelijkerwijs veilig
• Niet alle elektronische handtekeningen zijn digitaal ondertekend 

• De handtekening is in wezen een elektronische vingerafdruk ondersteund door digitale certificering voor encryptie
• Hoofddoel van een digitale handtekening is het verifiëren van de identiteit van een ondertekenaar. 
• Digitale handtekening authenticates het document 
• Juridisch bindend 

Neem contact op met Nitro om meer te leren over hoe onze productiviteitsinstrumenten met digitale en eHandtekeningmogelijkheden de workflowprocessen van uw organisatie kunnen transformeren.

Simpel gezegd, elektronische handtekeningen — of eHandtekeningen — zijn elke handtekeningafbeelding, symbool, vingerafdruk, klik, verbaal geluid of proces dat een document verifieert ter vervanging van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening kan zo eenvoudig zijn als het aanvinken van een vakje of het typen van uw naam in een invulformulier terwijl u instemt of accepteert dat u het document heeft ondertekend. Wanneer ondertekend door alle partijen, is een eHandtekening overeenkomst juridisch bindend. In tegenstelling tot een digitale handtekening, zijn eHandtekeningen over het algemeen niet geautoriseerd door digitale certificering. Hoewel dit eHandtekeningen gemakkelijker te gebruiken maakt, kan het ook betekenen dat ze minder veilig zijn dan een digitale handtekening.

Veel bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen in contracten en overeenkomsten. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld klanten vragen om leningaanvragen en andere financiële contracten elektronisch te ondertekenen. Uw verkoopsteam kan potentiële klanten ondertekenen met eHandtekeningen, en uw HR-afdeling kan nieuwe medewerkers toestaan om formulieren in te vullen met eHandtekeningen.

Een digitale handtekening valt onder de conceptuele umbrella van elektronische handtekeningen, maar met enkele belangrijke verschillen. Digitale handtekeningen vertrouwen op algoritmen en encryptie om zowel te ondertekenen als de authenticiteit van een document te verifiëren.

Terwijl het doel van een eHandtekening simpelweg is om een document te verifiëren, beveiligt een digitale handtekening het document ook effectief met extra beveiligingskenmerken die het document beschermen. Net als een eHandtekening, is een digitale handtekening ook juridisch bindend en gemakkelijker traceerbaar gezien het digitale verificatiecertificaat.

Aangezien een digitale handtekening een digitaal certificaat gebruikt dat de identiteit van de ondertekenaar authenticeert, is dit type handtekening een goed, veilig hulpmiddel voor gevoelige gegevens, zoals financiële gegevens, documenten gereguleerd door HIPAA, en andere vertrouwelijke documenten of contracten.

In het geval van eHandtekening versus digitale handtekeningen, wordt de grote vraag: Wat is de veiligste, meest effectieve, betrouwbare en eenvoudig te gebruiken methode bij het faciliteren van grote contracten of het creëren van flexibelere workflows voor uw werknemers en klanten? Hier is wat u moet weten over de veiligheidszorgen van elke ondertekenmethode:

Hoewel eHandtekeningen veilig kunnen zijn, wilt u verifiëren dat elk softwareplatform dat u gebruikt de beveiliging vooropstelt. De eSign-mogelijkheden van Nitro zijn ondersteund door strenge beveiligingscontroles en een veilige infrastructuur met geavanceerde gegevensbeveiliging. We handhaven niet alleen de laatste nalevingsnormen, maar we schakelen ook jaarlijks onafhankelijke derden in om onze controles te testen. In feite handhaaft Nitro de AICPA SOC2 Type 2 Rapportage over Controlemaatregelen die relevant zijn voor Beveiliging, Beschikbaarheid, Vertrouwelijkheid en Privacy, en een HIPAA-compliance beoordeling van interne controles om uw onderneming veilige en beveiligde ondertekenopties te bieden.

Digitale handtekeningen vallen onder de elektronische handtekening, en de geavanceerde versleutelings- en ontsleutelingsmethoden maken dit type handtekening uitzonderlijk veilig. Digitale handtekeningen vertrouwen op publieke en private sleutels die helpen de authenticiteit en de oorsprong van de inhoud te waarborgen - dwz dat beide ondertekenaars van een document zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Een digitaal certificaat helpt de handtekening van het document te valideren.

Hoewel eHandtekeningen en digitale handtekeningen tegenwoordig veel gebruikt worden, zijn de huidige normen voor het implementeren van alle elektronische handtekeningen verrassend verouderd. De denkwijze met betrekking tot juridische geldigheid en regelgeving komt grotendeels van federale en staatsrichtlijnen, waarvan beide meer dan twee decennia geleden zijn uitgevaardigd.

Bijvoorbeeld, in 2000, de Amerikaanse wet op elektronische handtekeningen in de wereldwijde en nationale handel (ESIGN) werd aangenomen met de volgende bepalingen voor elektronische handtekeningen:

• Handtekening intentie: eHandtekeningen zijn alleen geldig als beide partijen van plan zijn het document te ondertekenen. 
• Elektronische toestemming: Beide partijen moeten akkoord gaan met het gebruik van elektronische handtekeningen voor zakelijke transacties. Let op dat wanneer u met consumenten omgaat, u ook consumententoestemmings openbaarmakingen moet verstrekken en ervoor moet zorgen dat zij akkoord gaan met het gebruik van elektronische records tijdens de transactie. 
• Verificatie: Uw bedrijf moet bevestigen dat u de eHandtekening aan een specifiek document verbindt. 
• Recordbewaring: Er moet een manier zijn om het eGetekende document of contract op te slaan en te reproduceren zodat alle partijen toegang hebben tot een kopie. 

Hoewel veel is veranderd sinds 2000, blijven de principes van de ESIGN-wet van kracht. Meer recentelijk heeft de Amerikaanse. Senate heeft de ESIGN Modernization Act van 2020 in december 2020 geïntroduceerd. De nieuwere wetgeving heeft als doel om bepaalde eisen voor eHandtekeningen in te trekken, zoals dat consumenten hun vermogen moeten aantonen om informatie elektronisch te ontvangen om toestemming voor elektronische dossiers te geven.

Onder de federale ESIGN-wet zijn zowel elektronische als digitale handtekeningen juridisch bindend waar de Amerikaanse federale wet van toepassing is. In gevallen waarin ESIGN niet van toepassing is, is UETA vaak van toepassing. Geïntroduceerd in 1999, de Uniform Electronic Transaction Act, of UETA, biedt in wezen dezelfde formulering als ESIGN.

Beide wetten stellen dat elektronische handtekeningen gelijkwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening wanneer beide partijen instemmen met het doorgaan met een elektronisch document. Washington, D.C., de VS. De Amerikaanse Maagdeneilanden en 47 staten hebben de UETA-regels aangenomen.

Hoewel elektronische handtekeningen de facto de standaard worden voor zakendoen - vooral vanwege de aanhoudende COVID-19-crisis - zijn er enkele situaties waarin digitale of eHandtekeningen nog steeds niet zijn toegestaan. In die gevallen is een handgeschreven handtekening noodzakelijk. Een handgeschreven, of inkt, handtekening betekent elke keer dat u een document fysiek handmatig ondertekent met een pen of een stempel.

Documenten die betrekking hebben op trusts en testamenten, verzekeringsvoordelen, productherinneringen, echtscheidingen en juridische procedures, voogdij- en adoptiescenario's, en het vervoer van gevaarlijke materialen vereisen nog steeds vaak persoonlijk ondertekende handtekeningen.

Nitro Sign stelt u en uw medewerkers in staat om efficiënte eHandtekening-werkstromen overal te ontgrendelen, vanaf elk apparaat. De onbeperkte oplossing voor ondertekenen en verzenden van persoon tot persoon is voorzien van krachtige, verbonden en gebruiksvriendelijke functies, zoals audit trails, bulkondertekeningen en aangepaste sjablonen die naadloos integreren met bestaande tools zoals Microsoft Word, SharePoint en Google Drive.