Elektronische handtekeningen vs. digitale handtekeningen

Bij het beschrijven van bedrijfsprocessen zijn veel mensen geneigd de woorden "elektronisch" en "digitaal" door elkaar te gebruiken. Maar wat is het grote verschil tussen digitale handtekeningen vs. elektronische handtekeningen ? Zijn ze niet hetzelfde? Het korte antwoord is "Nee", maar het langere antwoord ligt iets genuanceerder.

Nu bedrijven hun zakelijke softwareoplossingen steeds meer transformeren om zich aan te passen aan de moderne beroepsbevolking en virtuele omgevingen, is het van cruciaal belang te begrijpen hoe elektronische en digitale handtekeningen verschillen. Als u de definities van elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen begrijpt, kan uw bedrijfstechnologieteam de opties voor software voor documentbeheer evalueren en bepalen welke de juiste is voor uw organisatie.

Beide soorten handtekeningen geven uw bedrijf een betere return on investment. Bespaar tijd door handtekeningen van werknemers en klanten op te vragen. Houd het digitale papierwerk in de gaten voor soepelere processen, betere naleving en minder fouten. Gebruik digitale of e-handtekeningen om te besparen op papierkosten en printbenodigdheden.

En hoewel digitale handtekeningen een subset zijn van e-handtekeningen, zijn er enkele belangrijke verschillen:

• Kan een handtekeningafbeelding, vingerafdruk, klik, proces of symbool zijn
• Hoofddoel van een e-handtekening is het verifiëren van een document
• Bevat geen digitaal certificaat 
• Juridisch bindend indien alle partijen instemmen met elektronische ondertekening
• Document niet noodzakelijkerwijs veilig
• Niet alle elektronische handtekeningen zijn digitaal ondertekend 

• Handtekening is in wezen een elektronische vingerafdruk ondersteund door digitale certificering voor encryptie
• Het hoofddoel van een digitale handtekening is het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar. 
• Digitale handtekening authenticeert het document 
• Juridisch bindend 

Neem contact op met Nitro voor meer informatie over hoe onze productiviteitstools met digitale en e-handtekeningmogelijkheden de workflowprocessen van uw organisatie kunnen transformeren.

Eenvoudig gezegd zijn elektronische handtekeningen - of e-handtekeningen - elk beeld, symbool, vingerafdruk, klik, verbaal geluid of proces waarmee een document wordt geverifieerd in plaats van een natte of handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening kan zo eenvoudig zijn als het aanklikken van een vakje of het intikken van uw naam in een invulbaar formulier, terwijl u ermee instemt of aanvaardt dat u het document hebt ondertekend. Een door alle partijen ondertekende overeenkomst is juridisch bindend. In tegenstelling tot een digitale handtekening worden e-handtekeningen over het algemeen niet geautoriseerd door digitale certificering. Dit maakt e-handtekeningen weliswaar gemakkelijker te gebruiken, maar het kan ook betekenen dat ze minder veilig zijn dan een digitale handtekening.

Veel bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen in contracten en overeenkomsten. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld klanten elektronisch leningaanvragen en andere financiële contracten laten ondertekenen. Uw verkoopteam kan potentiële klanten ondertekenen met behulp van e-handtekeningen, en uw HR-afdeling kan nieuwe werknemers toestaan papierwerk in te vullen met e-handtekeningen.

Een digitale handtekening valt onder de paraplu van de elektronische handtekening, maar met enkele belangrijke verschillen. Digitale handtekeningen vertrouwen op algoritmen en encryptie om zowel de ondertekening als de authenticiteit van een document te verifiëren.

Terwijl het doel van een e-handtekening simpelweg is om een document te verifiëren, beveiligt een digitale handtekening het document ook effectief met meer beveiligingsfuncties die het document beschermen. Net als een e-handtekening is ook een digitale handtekening juridisch bindend en gemakkelijker traceerbaar gezien het digitale verificatiecertificaat.

Aangezien een digitale handtekening gebruik maakt van een digitaal certificaat dat de identiteit van de ondertekenaar verifieert, is dit type handtekening een goed, veilig hulpmiddel voor gevoelige gegevens, zoals financiële documenten, HIPAA-documenten en ander vertrouwelijk papierwerk of contracten.

In het geval van e-handtekeningen versus digitale handtekeningen wordt de grote vraag echter: Wat is de veiligste, meest effectieve, betrouwbare en gemakkelijkst te gebruiken methode bij het faciliteren van grote contracten of het creëren van flexibelere workflows voor uw medewerkers en uw klanten? Dit is wat u moet weten over de veiligheidsrisico's van elke ondertekeningsmethode:

Hoewel e-handtekeningen veilig kunnen zijn, zult u willen nagaan of het softwareplatform dat u gebruikt de veiligheid voorop stelt. Nitro's eSign-mogelijkheden worden ondersteund door strenge veiligheidscontroles en een veilige infrastructuur met geavanceerde gegevensbeveiliging. Wij hanteren niet alleen de nieuwste normen voor naleving, maar nemen ook jaarlijks onafhankelijke auditors in dienst om onze controles te testen. Nitro onderhoudt zelfs de AICPA SOC2 Type 2 Report on Controls Relevant to Security, Availability, Confidentiality and Privacy, en een HIPAA Security Compliance Assessment van interne controles om uw onderneming veilige ondertekeningsopties te bieden.

Digitale handtekeningen vallen onder de paraplu van elektronische handtekeningen, en de geavanceerde versleutelings- en ontsleutelingsmethoden maken dit type handtekening uitzonderlijk veilig. Digitale handtekeningen zijn gebaseerd op openbare en particuliere sleutels die de authenticiteit en de oorsprong van de inhoud helpen garanderen - d.w.z. dat beide ondertekenaars van een document zijn wie zij zeggen dat zij zijn. Een digitaal certificaat helpt de handtekening van het document te valideren.

Hoewel e-handtekeningen en digitale handtekeningen tegenwoordig op grote schaal worden gebruikt, zijn de huidige normen voor de implementatie van alle elektronische handtekeningen verrassend gedateerd. Het denken over wettigheid en regelgeving komt grotendeels voort uit federale en staatsrichtlijnen, die beide meer dan twee decennia geleden zijn uitgebracht.

In 2000 werd bijvoorbeeld de United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act aangenomen met de volgende bepalingen voor elektronische handtekeningen:

• Ondertekenintentie: e-handtekeningen zijn alleen geldig als beide partijen van plan zijn het document te ondertekenen. 
• Elektronische toestemming: Beide partijen moeten instemmen met het gebruik van elektronische handtekeningen. Als u met consumenten te maken hebt, moet u hun ook informatie verstrekken over de toestemming van de consument en ervoor zorgen dat zij instemmen met het gebruik van elektronische dossiers tijdens de gehele transactie. 
• Verificatie: Uw bedrijf moet bevestigen dat u de e-handtekening aan een specifiek document koppelt. 
• Bewaren van gegevens: Er moet een manier zijn om het elektronisch ondertekende document of contract op te slaan en te reproduceren, zodat alle partijen toegang hebben tot een kopie. 

Hoewel er sinds 2000 veel is veranderd, gelden de principes van de ESIGN-wet nog steeds. Meer recent heeft de Amerikaanse Senaat in december 2020de ESIGN Modernization Act van 2020 ingevoerd. De nieuwere wetgeving heeft tot doel bepaalde eSign-vereisten in te trekken, zoals consumenten die aantonen dat ze elektronisch toegang hebben tot informatie om toestemming te geven voor elektronische records.

Volgens de federale ESIGN Act zijn zowel elektronische als digitale handtekeningen wettelijk bindend waar de Amerikaanse federale wetgeving van toepassing is. In gevallen waarin ESIGN niet geldt, is vaak UETA van toepassing. De in 1999 ingevoerde Uniform Electronic Transaction Act , of UETA, bevat in wezen dezelfde taal als ESIGN.

Beide wetten bepalen dat elektronische handtekeningen gelijkwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening wanneer beide partijen instemmen met een elektronisch document. Washington, D.C., de Amerikaanse Maagdeneilanden en 47 staten hebben UETA-verordeningen aangenomen.

Hoewel elektronische handtekeningen de de facto standaard voor zakendoen worden - met name door de aanhoudende COVID-19 crisis - zijn er nog steeds situaties waarin digitale of e-handtekeningen niet zijn toegestaan. In die gevallen is een natte handtekening nodig. Een natte handtekening, of natte inkt, is elke keer dat u een document fysiek met de hand ondertekent via pen of stempel.

Voor documenten die betrekking hebben op trusts en testamenten, verzekeringsuitkeringen, het terugroepen van producten, echtscheidingen en gerechtelijke procedures, voogdij- en adoptiescenario's en het vervoer van gevaarlijke stoffen zijn over het algemeen nog steeds natte handtekeningen nodig.

Met Nitro Sign kunnen u en uw medewerkers overal en vanaf elk apparaat efficiënte eSignature-workflows ontsluiten. De onbeperkte oplossing voor ondertekening en verzending van persoon tot persoon wordt geleverd met krachtige, verbonden en gebruiksvriendelijke functies zoals controletrajecten, ondertekening in bulk en aangepaste sjablonen die naadloos integreren met bestaande tools zoals Microsoft Word, SharePoint en Google Drive.