Prijsgids voor elektronische handtekeningen voor bedrijven

Wanneer u op zoek bent naar een oplossing voor elektronische handtekeningen (eSignature) voor het hele bedrijf, is de prijs een belangrijke overweging. Op bedrijfsniveau kunnen zelfs kleine veranderingen in de kosten per gebruiker of per maand snel oplopen. Daarom is het belangrijk om de prijzen van e-handtekeningen te evalueren voor elke oplossing die u overweegt te implementeren.

Om een goed beeld te krijgen van de werkelijke prijzen, moet u begrijpen hoe uw afdelingen de oplossing zullen gebruiken, met inbegrip van de functies die zij nodig hebben, het aantal gebruikers en de vereiste integraties, naast andere factoren.

De beste leveranciers van e-handtekeningen bieden:

• Redelijke, transparante en flexibele prijzen
• Meervoudige verpakking om schaalbaarheid mogelijk te maken
• Sterke naleving van beveiligings- en nalevingsvereisten

Bovendien moet de gekozen oplossing voldoende waarde bieden - in termen van tijdsbesparing en productiviteitsverhoging - om de kosten te rechtvaardigen. Bovendien wilt u er zeker van zijn dat uw totale eigendomskosten niet steeds verder omhoog kruipen dankzij verborgen kosten die van een ooit redelijke, voorspelbare prijs iets veel duurders maken.

In deze prijsgids voor e-handtekeningen bekijken wij hoe u uw use case(s) in de hele onderneming kunt vastleggen. Wij gaan in op de vijf belangrijkste prijsfactoren die u moet evalueren, samen met de verborgen kosten die u daarbij in gedachten moet houden. Vervolgens delen wij de belangrijkste prijsinformatie voor enkele van de populairste oplossingen voor e-handtekeningen op de markt.

Veel factoren - waar we later dieper op in zullen gaan - kunnen van invloed zijn op de uiteindelijke kosten van de implementatie van een eSignature-oplossing voor uw onderneming. De prijsbepaling van oplossingen begint dus eigenlijk met een blik naar binnen, naar uw unieke gebruik en behoeften.

Op zijn minst moet u de...

• Voorzieningen
• Frequentie en hoeveelheid gebruik (Hoeveel documenten moeten er worden ondertekend? Door hoeveel ondertekenaars? Hoe vaak?)
• Ruwweg aantal potentiële gebruikers
• Integraties
• Werkstromen
• Nalevingseisen

...voor elk team dat gebruik zal maken van de eSignature-oplossing die u uiteindelijk kiest.

De kans is groot dat uw organisatie een aantal use cases heeft voor eSignatures in verschillende afdelingen.

Sommige teams moeten regelmatig een groot aantal verzoeken voor e-handtekeningen verzenden. Anderen moeten misschien grote pakketten documenten in bulk verzenden, maar minder vaak. Anderen kunnen nog steeds specifieke compliance-eisen of complexe eSignature-workflows hebben.

Daarom is het belangrijk om van elk team use case requirements te verzamelen om inzicht te krijgen in de functies, integraties, het gebruik en nog veel meer dat u moet uitprijzen.

Dit kan u ook helpen een idee te krijgen of u één of meerdere oplossingen moet uitprijzen. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om een zeer gespecialiseerde eSignature-tool in te zetten voor één afdeling die er behoefte aan heeft, naast een meer betaalbare tool voor de rest van de onderneming.

Als dat het geval is voor uw bedrijf, zult u een dual-vendor-aanpak willen uitproberen waarmee u uw budget optimaal kunt benutten en tegelijkertijd iedereen in het team kunt voorzien van de oplossing die ze nodig hebben om productief te zijn.

Bijvoorbeeld: sommige van onze klanten kiezen ervoor om Nitro Sign® in de hele organisatie te gebruiken naast een duurdere oplossing met hoge complexiteit voor de handvol gebruikers met complexere behoeften op het gebied van e-handtekeningen.

Wanneer u de prijzen van de verschillende eSignature-oplossingen op de markt bekijkt, is het belangrijk om uw eigen specifieke behoeften in overweging te nemen - u wilt weten hoe de prijzen eruitzien voor uw bedrijf.

Daarvoor moet u oplossingen evalueren op basis van een aantal factoren:

• Bedrijfsfuncties en mogelijkheden
• Integraties
• Beveiligings- en nalevingsvereisten
• Schaalbaarheid
• Veranderingsbeheer en bedrijfsondersteuning

De grootste vraag die moet worden overwogen bij de prijsbepaling van e-handtekeningoplossingen is deze: kan het voldoen aan de behoeften van een onderneming? De meeste tools voor e-handtekeningen bieden meerdere prijsniveaus en een bedrijfsplan, maar ze zijn niet noodzakelijkerwijs allemaal gebouwd met de robuuste functies en ondersteuningsopties die grote bedrijven nodig hebben.

Bijvoorbeeld: veel ondernemingen zijn op zoek naar ondersteuning voor single sign-on (SSO), aangepaste brandingopties, mogelijkheid tot ondertekening in bulk en prioriteitsondersteuning. Als uw bedrijf dergelijke functies nodig heeft, zult u bij de meeste oplossingen waarschijnlijk voor de hoogste prijsklasse moeten betalen - zelfs als aan uw verbruik of gebruikerseisen kan worden voldaan met een goedkoper plan.

In het algemeen hangen pakketten vaak af van twee dingen:

• Breedte van capaciteiten
• Bedrijfsspecifieke functies

Uw behoeften voor elk van die categorieën zijn uniek voor uw bedrijf. Bij het evalueren van uw opties is het belangrijk te weten of elke oplossing al dan niet aan uw behoeften kan voldoen en - vooral - hoeveel het zal kosten om ze te beveiligen.

Voor de meeste oplossingen voor e-handtekeningen is het ondernemingspakket het hoogste prijsniveau, inclusief de meeste beschikbare functies en integraties en de ondersteuning met de hoogste prioriteit. Maar afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, uw bedrijfstak, uw team en de vereisten voor use cases, heeft uw bedrijf misschien geen behoefte aan de breedte en diepte van de mogelijkheden die in de Enterprise-tier pakketten worden aangeboden.

Sterker nog, voor de meest voorkomende toepassingen van e-handtekeningen zijn vaak geen uitgebreide functiesets nodig.

Voor veel bedrijven heeft de overgrote meerderheid van de gebruikers gewoon niet veel complexe, nichefuncties nodig, en u wilt voorkomen dat u meer uitgeeft dan nodig is om functies te kopen die uw team misschien nooit zal gebruiken, zoals specifieke integraties of branchespecifieke nalevingseisen.

Het is belangrijk om rekening te houden met alle gebruiksscenario's binnen uw organisatie, inclusief voor alle afdelingen. In sommige gevallen kan het zijn dat het ene team een robuustere oplossing nodig heeft om een specifieke, complexe use case aan te pakken, terwijl de rest van het bedrijf alleen een standaard tool voor e-handtekeningen nodig heeft. Als dat voor jou het geval is, is het vaak zinvol om meerdere oplossingen in te zetten:
een duurdere tool voor het kleine aantal werknemers dat het nodig heeft en een capabele, maar meer betaalbare optie (zoals Nitro Sign) voor de rest van het team.

Hoewel de meeste ondernemingen geen behoefte hebben aan nichefuncties of brede mogelijkheden, zijn er enkele algemene bedrijfsfuncties waar de meeste grote ondernemingen baat bij hebben. Deze kunnen onder meer omvatten:

• Eenmalige aanmelding
• Whitelabeling
• Bulkverzending
• Formulieren maken en zelfbedieningsformulieren
• Inhoud vergrendelen en zichtbaarheidscontroles
• Teamwerkplekken en samenwerkingsfuncties

Veel eSignature-oplossingen bevatten deze functies, maar alleen bij de duurste enterprise tier. Als u deze functies nodig hebt, is het belangrijk te weten of u ze kunt kopen als aanvulling op een lager geprijsd plan of dat u helemaal moet upgraden.

Bij veel oplossingen kunnen zakelijke klanten pakketten op maat samenstellen, zodat u mogelijk alleen betaalt voor de zakelijke functies die u nodig hebt en niet voor de functies die u niet nodig hebt.

Een hulpmiddel voor e-handtekeningen is alleen nuttig als uw team het gebruikt, dus het is van cruciaal belang dat u een oplossing kiest die naadloos aansluit bij de bestaande workflow en processen van uw bedrijf. Daar komen integraties om de hoek kijken.

Specifieke integratiepartners verschillen sterk van tool tot tool, en vele bieden ondersteuning voor verschillende integraties tegen verschillende prijsniveaus.

Bijvoorbeeld: DocuSign omvat alleen integratie met bepaalde tools (zoals CRM's) voor zakelijke klanten.

Hetzelfde geldt voor API-toegang en -ondersteuning. Als u uw eigen verbindingen moet opzetten via de API van de tool of eSigning in uw eigen systeem moet inbouwen, is het belangrijk te weten hoe dat uw kosten zal verhogen.

De meeste tools voor e-handtekeningen voldoen aan de standaard veiligheids- en nalevingsvereisten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw elektronisch ondertekende documenten rechtsgeldig zijn. Daarnaast bieden velen ook compliance-ondersteuning voor bepaalde andere niche- en branchespecifieke vereisten rond documentbeveiliging en privacy. Dat kan inhouden:

• HIPAA
• FedRAMP
• FERPA
• DoD CSM
• QES
• GLBA
• NIST-800-53
• En meer

De meeste tools bieden echter alleen ondersteuning voor deze vereisten als u kiest voor het duurste enterprise-tier - dus als u specifieke behoeften hebt op het gebied van naleving van de e-handtekening, is het belangrijk om daar rekening mee te houden.

Zodra u een idee hebt van de kosten voor de bedrijfsmogelijkheden die u nodig hebt, is het belangrijk om te begrijpen hoe schaalbaar elke oplossing is die u overweegt. Hoe veranderen en schalen de kosten als u de oplossing in uw hele bedrijf inzet?

Zoek uit of het prijsmodel van het bedrijf gebaseerd is op het aantal gebruikers dat u nodig hebt, specifieke functies of gebruik (zoals enveloppen of aanvragen voor e-handtekeningen). De meeste bedrijven bouwen prijsmodellen gebaseerd op een combinatie hiervan, dus het is belangrijk om alle factoren te begrijpen die uw kosten kunnen verhogen.

Bijvoorbeeld: gaat u meer betalen voor elke individuele gebruiker? Is het gebruik beperkt tot individuele gebruikers of heeft u een bedrijfsbrede toewijzing? Hebben werknemers gebruikersaccounts nodig om documenten te ondertekenen, of alleen om ze te versturen? Kunt u verschillende functies kopen voor verschillende gebruikers?

Om met succes een oplossing voor e-handtekeningen in het hele bedrijf te kunnen implementeren, hebt u een voorspelbaar prijsmodel nodig dat u zich kunt veroorloven in het hele bedrijf te implementeren en dat u kunt blijven schalen naarmate de organisatie groeit.

Het belangrijkste is dat u een beeld krijgt van de totale eigendomskosten voordat u een beslissing neemt - want het laatste wat u wilt is een oplossing implementeren en vervolgens de kosten tot ver boven uw budget zien oplopen wanneer uw behoeften veranderen en groeien.

Wanneer u een oplossing inzet in uw hele onderneming, hebt u ondersteuning nodig. De beste tools voor e-handtekeningen bieden die ondersteuning, helpen bij het veranderingsbeheer, vervangen oudere oplossingen en bevorderen een voortdurende adoptie in uw organisatie.

Maar aan die steun hangt meestal een prijskaartje. Sommige bedrijven bieden dit soort ondersteuning en onboarding alleen voor enterprise-klanten. Andere bieden mogelijk verbeterde ondersteuning als een add-on - tegen een meerprijs die aan elk pakket kan worden toegevoegd.

DocuSign, bijvoorbeeld, biedt betaalde ondersteuningsplannen die elke gebruiker bovenop zijn gewone maandelijkse abonnement kan kopen.

Zorg ervoor dat u kunt antwoorden:

• Op welk niveau wordt bedrijfsondersteuning beschikbaar gesteld?
• Kost het extra en zo ja, hoeveel?
• Heeft de leverancier een track record van succesvolle ondersteuning van klanten bij zowel de overgang als de adoptie van hun nieuwe oplossing?

Om die laatste vraag te beantwoorden, raden wij u aan reviews van derden te bekijken om te zien wat huidige klanten te zeggen hebben over de ondersteuningsorganisatie van de leverancier. Zodra u verder in het gesprek komt, kunt u de verkopers ook vragen om klantreferenties die u kunt bereiken.

De prijzen voor e-handtekeningen zijn erg complex. Daarom zijn er ook een aantal verborgen kosten die kunnen opduiken en de kosten aanzienlijk kunnen verhogen. Hier zijn een paar van de belangrijkste om in de gaten te houden.

Veel e-handtekeningoplossingen hanteren een prijsmodel op basis van verbruik, waarbij het aantal handtekeningaanvragen op account- of gebruikersniveau wordt beperkt. Met andere woorden, afhankelijk van het prijsniveau dat u kiest, krijgt u een bepaald aantal e-handtekeningaanvragen of -enveloppen toegewezen.

Als u eenmaal uw toegewezen hoeveelheid hebt opgebruikt, moet u extra gebruik kopen - kosten die bovenop uw gewone maandelijkse of jaarlijkse abonnement komen - om het programma te kunnen blijven gebruiken.

Bij sommige tools bestaat deze limiet op gebruikersniveau, wat betekent dat elke gebruiker een bepaald aantal handtekeningaanvragen heeft die niet kunnen worden overgedragen aan andere gebruikers op uw account. Dergelijke oplossingen zijn minder flexibel en kunnen er vaak toe leiden dat de kosten drastisch stijgen als het verbruik per werknemer verschilt.

Daarom is een oplossing als Nitro Sign, die onbeperkte e-handtekeningen op alle niveaus biedt, vanuit kostenoogpunt vaak de beste keuze voor wie grote of variabele verbruiksbehoeften heeft.

Sommige eSignature-oplossingen beperken het aantal gebruikers dat u kunt toevoegen op verschillende prijsniveaus - andere leveranciers kunnen hogere gebruikerslimieten toestaan, maar vereisen dat u contact met hen opneemt voor aangepaste prijzen.

Bijvoorbeeld: HelloSign staat klanten toe om tot 4 gebruikersstoelen voor hun Standaardplan online te kopen, maar voor 5 of meer gebruikers moet u contact opnemen met het bedrijf.

Met alle verschillende prijsmodellen die verkopers gebruiken, zijn er een aantal zaken die uw kosten kunnen verhogen. Betaalde add-ons kunnen zijn:

• Functies (zoals aangepaste branding, SSO of samenwerking)
• Specifieke integratie van tools
• API toegang
• Verbeterde ondersteuning

Als uw gebruik een van de bovenstaande zaken omvat, is het belangrijk om na te gaan of deze zijn inbegrepen in een pakket of dat er extra kosten moeten worden toegevoegd aan uw normale plan.

Veel ondernemingen werken samen met leveranciers om een softwarepakket op maat te maken dat aansluit bij hun behoeften. Toch kan het nuttig zijn om het basisprijsmodel en de prijsniveaus van de verschillende leveranciers te begrijpen, zodat u een idee krijgt van hoe de aangepaste bedrijfsprijzen eruit kunnen zien, en van het algemene prijslandschap voor e-handtekeningen.

Hieronder vindt u de belangrijkste prijsinformatie voor zeven van de populairste oplossingen voor e-handtekeningen op de markt.

Met Nitro beginnen de tariefplannen voor eSignaturen bij slechts $9.99 per gebruiker per maand. Dat omvat onbeperkte eSigning op alle abonnementen, plus robuuste functies op bedrijfsniveau en ondersteuning van wereldklasse.
Bovendien zijn er kortingen op de bundels eSignature- en PDF Productivity Platform beschikbaar voor de Essentials-, Advanced- en Enterprise-abonnementen op het Nitro Productivity Platform.

De prijsplannen van DocuSign beginnen bij $10 per maand voor het Personal-plan en gaan tot $40 per gebruiker per maand voor het Business Pro-plan. Voor zakelijke behoeften die verder gaan dan het Business Pro-pakket, kunt u contact opnemen met DocuSign over een Advanced Solutions-pakket op maat.

Als uw bedrijf Adobe Acrobat gebruikt, is Adobe Sign inbegrepen in de meeste plannen, die beginnen bij $9.99 per maand voor één gebruiker of $16.99 per licentie per maand voor teams. Het volledige Adobe Sign-product is alleen beschikbaar als een aangepast bedrijfsplan, dus we kunnen niet rapporteren over specifieke prijzen op bedrijfsniveau.

HelloSign biedt een beperkt gratis plan, maar de meeste bedrijven zullen minimaal de betaalde plannen van $15 per gebruiker per maand nodig hebben. Het bedrijf biedt ook bedrijfsplannen, die kunnen worden aangepast aan uw specifieke gebruikers-, functie- en verbruiksbehoeften.

De prijsplannen van SignEasy beginnen bij $8 per maand voor een beperkt aantal handtekeningaanvragen. Het bedrijf biedt ook aanpasbare bedrijfsplannen.

Hoewel PandaDoc een beperkt gratis plan aanbiedt, zullen de meeste grotere bedrijven minimaal het betaalde plan van $19 per gebruiker per maand nodig hebben. Als u meer functies of flexibiliteit nodig hebt, kunt u contact opnemen met PandaDoc om een bedrijfsplan aan te passen.

RightSignature-plannen beginnen bij $12 per maand voor één gebruiker of $60 per maand voor maximaal drie. Voor een plan met meer dan drie gebruikers moet u contact opnemen met het bedrijf en een aangepast bedrijfsplan maken.

Uiteindelijk hangt de beste eSignature-oplossing voor uw onderneming af van uw specifieke bedrijfsbehoeften en de prijs-kwaliteitverhouding die u kunt verkopen. Met alle beschikbare opties is er een oplossing om de waarde, functies en gebruiksmogelijkheden die uw afdelingen nodig hebben in evenwicht te brengen met redelijke kosten.

Klaar voor de volgende stap? Wij raden u aan te kijken op Nitro Sign.

Nitro Sign biedt onbeperkt eSigning op alle niveaus, samen met robuuste functies op bedrijfsniveau zoals:

• Teamdocumenten en sjablonen
• Aangepaste branding
• In bulk ondertekenen
• Document intelligentie
• Eenmalige aanmelding
• En meer

Onze eerlijke en transparante prijzen zorgen ervoor dat uw kosten redelijk en voorspelbaar zijn. Bovendien is onze ondersteuningsorganisatie van wereldklasse gebouwd om u te helpen snel en eenvoudig te implementeren, terwijl we de doorlopende ondersteuning en training bieden die u nodig hebt om acceptatie door de hele onderneming te bevorderen.
Begin vandaag nog met uw gratis proefperiode om aan de slag te gaan met Nitro Sign, ofplan een gepersonaliseerde demo in met ons verkoopteam.