De Complete Gids voor de ESIGN-wet

Zonder het, zou het ondertekenen van documenten online misschien niet mogelijk zijn. Tenminste niet op de manier waarop wij erover denken. We hebben het over de ESIGN-wet, ook bekend als de Wet op Elektronische Handtekeningen in de Wereldwijde en Nationale Handel. Meer dan welke andere wetgeving dan ook, is die ene wet (aangenomen in 2000) verantwoordelijk voor het definiëren en codificeren van de wetten met betrekking tot elektronische handtekeningen.

Maar tenzij u het leuk vindt om lange, op Congresniveau gestructureerde PDF's online te lezen, kan het moeilijk zijn om de ESIGN-wet te begrijpen. Wat omvat het? Wat betekent het voor 2021 en daarna? Samenvattend, hebben we een beknopte gids samengesteld over de ESIGN-wet en hoe deze vandaag de dag ons leven beïnvloedt.

 

Noem het de “wilde westen.” Voor het jaar 2000 waren mensen nog steeds aan het uitzoeken hoe ze deze dingen moesten gebruiken die we het internet noemen. De opkomst van de populariteit van het internet in de jaren '90 betekende dat meer mensen dan ooit online zaken deden. In 1999 begonnen verschillende wetsvoorstellen die betrekking hadden op de definitie van “elektronisch” commercie op te duiken. Tegen 2000 was het logischer om ze te combineren in uitgebreide wetgeving die de ESIGN-wet werd.

Ook bekend als de E-Sign-wet, stelde deze wetgeving zich ten doel een paar belangrijke doelen te verwezenlijken:

• Definieer “elektronisch” om een juridisch kader te helpen vaststellen voor deze en toekomstige reguleringen, vooral in relatie tot enige elektronische vorm online
• Stel vast welke elektronische documenten instellingen moeten bewaren om e-handtekeningen te verifceren
• Stel de parameters vast waarbinnen een geldige e-handtekening van beide partijen valt

De wet werd op 1 oktober 2000 van kracht. Als dat redelijk gestroomlijnd klinkt voor Washington, komt dat omdat de ESIGN geen nieuw regulerend orgaan heeft ingesteld. In plaats daarvan hielp het de rechtbanken om te definiëren wat een contract onder de bestaande wet vormt.

Laten we kijken naar de belangrijkste bepalingen van de ESIGN-wet, volgens de FDIC:

• Vorige toestemming. Simpel gezegd, weerspiegelt een handtekening de toestemming van iemand die het contract accepteert? Meer hierover hieronder.
• Vereisten voor hardware en software. U kunt een contract niet goed ondertekenen en vervolgens iemand negeren die het ook heeft ondertekend. De ESIGN-wet heeft vastgesteld dat de consument redelijke toegang moet hebben tot deze records, evenals tot alles wat hij moet inzien.
• Bewaren van records. En over records gesproken, vereist de ESIGN dat financiële instellingen geldige records van deze elektronische handtekeningen bewaren. 
• Definities. De ESIGN-wet is ook ontworpen om het wilde westen van het internet te temmen. Een deel van hoe het dat kon bereiken? Het stelde definities vast voor woorden als “consument”, “elektronisch”, “elektronische agent”, “elektronisch document”, “informatie”, en meer. Tegenwoordig kunnen wetten over elektronische records verwijzen naar de ESIGN-wet om voort te bouwen op eerder gevestigde definities.

 

Wat gebeurde er toen de ESIGN-wet werd aangenomen? Het belangrijkste is dat het antwoorden gaf op twee belangrijke vragen:

• Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend en afdwingbaar? Ja, zolang een bedrijf nauwkeurige elektronische records van de handtekeningen bijhoudt. Wanneer u dat doet, is het alsof u de documenten persoonlijk hebt ondertekend.
• Gilt dit in de VS? Wereldwijd? De ESIGN-wet is van toepassing op Amerikaanse burgers en heeft betrekking op interstaatelijke handel, maar heeft geen jurisdictie over andere burgers. Burgers van de VS kunnen nog steeds documenten ondertekenen, ook al zijn ze buiten het land.

De ESIGN-wet heeft in wezen vastgesteld wat een elektronische handtekening geldig maakt onder de Amerikaanse wet. Door dit te doen, is de wettelijke bindende contracten uitgebreid van de wereld van papier naar de digitale wereld. Dit was een essentiële manier om de zaken draaiende te houden, vooral voor iedereen die op afstand werkte.

 

Een van de redenen waarom het Congres heeft gehandeld om elektronische handtekeningen in de wet te codificeren? E-handtekeningen waren een opkomende trend over de hele wereld, en het Congres wilde niet dat Amerikanen achterop raakten.

Dat wil echter niet zeggen dat Amerikaanse rechtbanken elke oude e-handtekening zullen erkennen. Er werd vereist dat iedereen die documenten zoals deze ondertekent toegang heeft tot dezelfde authenticatietechnologie; anders zou iemand van over de hele wereld in de plaats van iemand anders kunnen ondertekenen en een niet-bindend contract creëren. Om deze reden hielp de ESIGN wet te codificeren welke beveiligings- en authenticatiemaatregelen noodzakelijk zijn voor een geldig contract.

 

Niet elke digitale handtekening zal geldig zijn. In feite maakt de wet vrij duidelijk welke contracten niet geldig zijn. Een deel van de redenering achter de ESIGN was om te helpen codificeren welke voorwaarden moeten worden vervuld voor een elektronische handtekening om hetzelfde juridische gewicht te hebben als een handtekening in persoon.

Om te voldoen aan de ESIGN-wet heeft een contract het volgende nodig:

• Intentie om te ondertekenen. Als iemand een digitale handtekening aanbrengt en iemand anders die handtekening steelt en deze op een contract toepast, zou de oorspronkelijke ondertekenaar niet aansprakelijk moeten zijn. Dat is de kern van wat de ESIGN-wet zo belangrijk maakt. Slechts omdat uw digitale handtekening op het web beschikbaar kan zijn, betekent niet dat iemand uw naam kan ondertekenen en kan verwachten dat het een geldig contract is.
• Toestemming om elektronisch zaken te doen. De reden waarom u vaak "Ik ga akkoord"-formulieren ziet wanneer u documenten online ondertekent? U moet instemmen om deze zaken elektronisch te doen. Het lijkt misschien een formaliteit, maar het is belangrijk om vast te stellen dat u niet iets doet alleen omdat een online formulier u heeft aangemoedigd. U moet uw toestemming geven.
• Duidelijke handtekening associatie. Deze regel geldt ook offline. Past uw handtekening bij u? Is de handtekening uw? 
• Bewaarplicht. Het is een klassiek probleem. “Als een boom omvalt in een bos en niemand hoort het, maakt het dan geluid?” Hetzelfde geldt voor contracten. Als niemand ooit bewijs kan leveren dat een contract heeft plaatsgevonden omdat het niet in zijn archieven is bewaard, is het moeilijk te bewijzen dat een contract bestaat. Hetzelfde geldt voor elektronische archieven. De ESIGN-wet stelt vast dat elke partij de ondertekende overeenkomst moet bijhouden om te bewijzen dat de overeenkomst heeft plaatsgevonden.

 

Voor lange tijd waren elektronische handtekeningen veel meer vrijwillig. In de jaren tussen 2000 en 2019 bewoog de wereld zich vrijwillig richting afstandsonderhandelingen en afstandswerk.

Toen, in 2020, sloeg een onverwachte pandemie toe. Het veranderde de manier waarop we werkten. Binnen enkele maanden zei 71% van de Amerikaanse volwassenen dat ze van huis werkten.

Toch moest het leven — en de zaken — doorgaan. Dat betekende dat digitale technologie, inclusief webconferenties en E-handtekeningen, naar de voorgrond moest komen. Er zijn nu bedrijven die een volledig remote personeel in dienst hebben, zonder fysiek kantoor om hun eigen te noemen.

Deze bedrijven doen het verrassend goed. Bedrijven zoals Buffer, Hubstaff en Ghost zijn bekende volledig op afstand werkende bedrijven, wat betekent dat zelfs wanneer ze iemand een arbeidsovereenkomst laten ondertekenen, die overeenkomst waarschijnlijk een elektronisch document is.

Een deel van de reden waarom de economie zich zo snel kon herstellen na de COVID-19-sluitingen? We hebben al de infrastructuur in plaats om de handel voort te zetten. Mensen kunnen contracten online ondertekenen met de wetenschap dat twee dingen waar zijn:

• De digitale structuur die nodig is om deze contracten op te slaan, te beschermen en te beveiligen, is niet alleen aanwezig, maar bestaat al jarenlang. 
• Mensen ondertekenen documenten en contracten online sinds voor de ESIGN-wet, en voor het grootste deel is dat goed gegaan.

COVID-19 heeft echter dingen veranderd. Het heeft onze overgang naar een digitale werkplek versneld. Zelfs de Federal Reserve Bank van New York begon bijvoorbeeld elektronische handtekeningen voor bepaalde documenten te accepteren.

De realiteit van sociale afstand houden kan een uitdaging zijn geweest voor een volledig papieren economie. Maar gezien wat we nu kunnen bereiken met de ESIGN-wet in werking, bleef de economie ook gedurende een pandemie die mensen thuis hield in beweging.

 

De ESIGN-wet is iets dat we tegenwoordig als vanzelfsprekend beschouwen. We weten dat wanneer we op toestemmingsformulieren klikken en onze handtekening uploaden, we iets ondertekenen net zo goed als wanneer we in persoon zijn.

En dat is een goede zaak. Tijdens COVID-19 betekende dat dat mensen hun zaken konden voortzetten en sociale afstand konden houden. Het betekende dat mensen vertrouwen konden hebben in de veiligheid en beveiliging van hun elektronische archieven.

Maar bent u zeker van uw elektronische archieven?

De ESIGN-wet vereist dat u aan bepaalde normen moet voldoen om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig zijn. En het helpt om alles zo goed mogelijk in orde te hebben - zo geautomatiseerd als mogelijk - om ervoor te zorgen dat u alles heeft wat u nodig heeft om aan de ESIGN-wet te voldoen.

Gelukkig hoeft u niet te betalen om erachter te komen hoe het allemaal werkt. Begin met een Gratis proefperiode van Nitro vandaag om te zien waar het allemaal om draait.