De complete gids voor de ESIGN-wet

Zonder dat is het ondertekenen van documenten online misschien niet mogelijk. Tenminste niet zoals wij erover denken. We hebben het over de ESIGN Act, ook bekend als de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act. Meer dan enige andere wetgeving is deze ene wet (aangenomen in 2000) verantwoordelijk voor het definiëren en codificeren van de wetten met betrekking tot elektronische handtekeningen.

Maar tenzij u graag online lange PDF's op congresniveau leest, kan het moeilijk zijn de ESIGN Act te begrijpen. Wat houdt het in? Wat betekent het voor 2021 en verder? Samengevat hebben wij een korte gids samengesteld over de ESIGN Act en hoe deze ons leven vandaag beïnvloedt.

Noem het het "wilde westen". Vóór het jaar 2000 waren mensen nog aan het uitzoeken hoe ze dit ding dat we het internet noemen moesten gebruiken. De opkomst van het internet in de jaren 1990 betekende dat meer mensen online zaken deden dan ooit. In 1999 doken verschillende wetsvoorstellen op met betrekking tot de definitie van "elektronische" handel. Tegen 2000 was het zinvoller om ze te combineren in een alomvattende wetgeving die de ESIGN Act werd.

Deze wetgeving, ook bekend als de E-Sign Act , had tot doel enkele belangrijke doelstellingen te verwezenlijken:

• Definieer "elektronisch" om een juridisch kader voor deze en toekomstige regelingen te helpen vaststellen, met name wat betreft elke elektronische vorm van online-gebruik.
• Vaststellen welke elektronische bestanden instellingen moeten bijhouden om elektronische handtekeningen te verifiëren
• De parameters bepalen voor wat een geldige e-handtekening van een van beide partijen is

De wet is vanaf oktober 1, 2000 in de boeken gekomen. Als dat vrij gestroomlijnd klinkt voor Washington, komt dat omdat ESIGN geen nieuwe regelgevende instantie heeft opgericht. In plaats daarvan hielp het de rechtbanken te bepalen wat een overeenkomst is volgens het bestaande recht.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste bepalingen van de ESIGN Act, volgens de FDIC :

• Voorafgaande toestemming. Eenvoudig gezegd, geeft een handtekening de instemming weer van iemand die instemt met het contract? Meer hierover hieronder.
• Hardware- en softwarevereisten. Je kunt niet heel goed een contract ondertekenen en vervolgens iemand anders die het heeft ondertekend de stuipen op het lijf jagen. De ESIGN-wet bepaalt dat de consument een redelijke toegang tot deze gegevens moet hebben en alles moet kunnen zien wat hij wil zien.
• Het bewaren van dossiers. En over documenten gesproken: ESIGN vereist dat financiële instellingen een geldige administratie bijhouden van deze elektronische handtekeningen. 
• Definities. De ESIGN Act was ook bedoeld om het wilde westen van het internet te temmen. Een deel van de manier waarop het dat kon bereiken? Het bevat definities van woorden als "consument", "elektronisch", "elektronische agent", "elektronisch dossier", "informatie" en meer. Tegenwoordig kunnen wetten inzake elektronische dossiers verwijzen naar de ESIGN Act om voort te bouwen op eerder vastgestelde definities.

Wat gebeurde er toen de ESIGN Act werd aangenomen? Het belangrijkste is dat het antwoord geeft op twee belangrijke vragen:

• Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend en afdwingbaar? Ja, zolang een bedrijf een nauwkeurige elektronische registratie van de handtekeningen bijhoudt. Als u dat doet, is het alsof u de documenten persoonlijk hebt ondertekend.
• Geldt dit voor de hele VS? Wereldwijd? De ESIGN Act is van toepassing op Amerikaanse burgers en heeft betrekking op de interstatelijke handel, maar is niet bevoegd voor andere burgers. Amerikaanse burgers kunnen nog steeds documenten ondertekenen, zelfs als ze het land uit zijn.

In de ESIGN Act is in wezen vastgelegd wat een elektronische handtekening volgens de Amerikaanse wetgeving geldig maakt. Daarmee werden juridisch bindende contracten uitgebreid van de papieren naar de digitale wereld. Dit was een essentiële manier om de zaken in beweging te houden, met name voor iedereen die op afstand werkte.

Een van de redenen waarom het Congres de elektronische handtekening in de wet heeft opgenomen? E-handtekeningen waren een opkomende trend in de hele wereld, en het Congres wilde niet dat de Amerikanen achterbleven.

Dat wil echter niet zeggen dat Amerikaanse rechtbanken elke oude e-handtekening zullen erkennen. Het vereist dat iedereen die dergelijke documenten ondertekent, toegang heeft tot dezelfde authenticatietechnologie; anders kan iedereen van over de hele wereld in de plaats van iemand anders tekenen en een niet-bindend contract opstellen. Om die reden heeft ESIGN geholpen bij het codificeren van de veiligheids- en authenticatiemaatregelen die nodig zijn voor een geldig contract.

Niet elke digitale handtekening zal geldig zijn. In feite maakt de wet vrij duidelijk welke contracten niet geldig zijn. Een deel van de redenering achter ESIGN was om te helpen codificeren aan welke voorwaarden een elektronische handtekening moet voldoen om hetzelfde juridische gewicht te hebben als een persoonlijke handtekening.

Om te voldoen aan de ESIGN-wet moet een contract het volgende bevatten:

• Voornemen tot ondertekening. Als iemand een digitale handtekening zet en iemand anders tilt die handtekening op, steelt hem en past hem toe op een contract, dan is de oorspronkelijke ondertekenaar niet aansprakelijk. Dat is de kern van wat de ESIGN Act zo belangrijk maakt. Dat uw digitale handtekening beschikbaar is op het web betekent niet dat iedereen uw naam kan ondertekenen en kan verwachten dat het een geldig contract is.
• Toestemming om elektronisch zaken te doen. Waarom ziet u vaak "Ik ga akkoord"-formulieren wanneer u online documenten ondertekent? U moet toestemming geven om deze zaken elektronisch te doen. Het lijkt een formaliteit, maar het is belangrijk om vast te stellen dat u niet alleen iets doet omdat een of ander online formulier u daarom vraagt. U moet uw toestemming geven.
• Duidelijke handtekeningassociatie. Dit is dezelfde regel die offline geldt. Komt uw handtekening overeen met u? Is de handtekening van u? 
• Bewaren van gegevens. Het is een klassiek probleem. "Als een boom valt in een bos en niemand hoort hem, maakt hij dan een geluid?" Hetzelfde geldt voor contracten. Als niemand ooit kan bewijzen dat een contract heeft plaatsgevonden omdat hij het niet heeft bijgehouden in zijn administratie, dan is het moeilijk te bewijzen dat een contract bestaat. Hetzelfde geldt voor elektronische dossiers. De ESIGN-wet bepaalt dat elke partij een dossier van het ondertekende contract moet bijhouden om te bewijzen dat de overeenkomst is gesloten.

Lange tijd waren elektronische handtekeningen veel vrijblijvender. In de jaren tussen 2000 en 2019 is de wereld vrijwillig overgegaan op onderhandelingen en werk op afstand.

Toen sloeg in 2020 een onverwachte pandemie toe. Het veranderde onze manier van werken. Binnen enkele maanden zei 71% van de Amerikaanse volwassenen thuis te werken .

Maar het leven - en de zaken - moesten doorgaan. Dat betekende dat digitale technologie, waaronder webconferenties en elektronische handtekeningen, op de voorgrond moest treden. Er zijn nu bedrijven die volledig op afstand werken en geen eigen kantoorruimte hebben.

Deze bedrijven kunnen verrassend goed met elkaar overweg. Bedrijven als Buffer, Hubstaff en Ghost zijn gerenommeerde bedrijven die volledig op afstand werken, wat betekent dat zelfs wanneer zij iemand een arbeidscontract laten ondertekenen, dat contract waarschijnlijk een elektronisch document is.

Een deel van de reden waarom de economie zich zo snel kon herstellen na de COVID-19 stilleggingen? Wij beschikken al over de infrastructuur om de handel gaande te houden. Mensen kunnen online contracten tekenen als ze twee dingen weten:

• De digitale structuur die nodig is om deze contracten op te slaan, te beschermen en te beveiligen is er niet alleen, maar bestaat al jaren. 
• Mensen ondertekenen al online documenten en contracten sinds de ESIGN-wet, en voor het grootste deel is dat goed gegaan.

COVID-19 heeft echter wel dingen veranderd. Het versnelde onze overgang naar een digitale werkplek. Zelfs de Federal Reserve Bank van New York is bijvoorbeeld begonnen met het accepteren van elektronische handtekeningen voor bepaalde documenten.

De realiteit van de sociale afstand zou een uitdaging kunnen zijn geweest voor een volledig papieren economie. Maar gezien wat we nu met de ESIGN Act kunnen bereiken, bleef de economie zelfs tijdens een pandemie waarbij mensen in hun huizen bleven, doordraaien.

De ESIGN Act is tegenwoordig iets vanzelfsprekends. We weten dat we door op toestemmingsformulieren te klikken en onze handtekening te uploaden, net zo goed iets ondertekenen als wanneer we persoonlijk zouden zijn.

En dat is een goede zaak. Tijdens COVID-19 betekende dit dat mensen hun zaken konden blijven doen en sociale afstand. Het betekende dat mensen konden vertrouwen op de veiligheid en beveiliging van hun elektronische dossiers.

Maar bent u zeker van uw elektronische dossiers?

De ESIGN Act vereist wel dat u aan bepaalde normen voldoet om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig zijn. En het helpt als u alles op een rijtje hebt - zo geautomatiseerd mogelijk - om ervoor te zorgen dat u alles hebt wat nodig is om te voldoen aan de ESIGN Act.

Gelukkig hoef je niet te betalen om erachter te komen hoe het allemaal werkt. Ga vandaag nog aan de slag met een gratis proefversie van Nitro om te zien waar het allemaal om draait.