Het is een van de meest elementaire zakelijke transacties ter wereld - en toch lijkt het voor velen van ons nog steeds verwarrend. We hebben het over de elektronische handtekening. Maar voordat u PDF's begint af te drukken en ze naar iemand anders stuurt - waaruit blijkt dat u niet zo technisch onderlegd bent als u zou willen zijn - dachten wij dat we een korte gids zouden samenstellen over hoe u elektronische handtekeningen kunt verwerken op een manier die uw handtekeningen gemakkelijker maakt.
Deze gids zal niet zijn zoals de andere. Het is de bedoeling dat dit een "hub" wordt voor iedereen die wil weten hoe hij een PDF moet ondertekenen, ongeacht het platform of apparaat dat hij gebruikt. En terwijl wij enkele specifieke instructies geven die u kunt gebruiken, tonen wij u ook de links naar meer specifieke instructies op andere plaatsen.
Kortom? Als u wilt weten hoe u een PDF elektronisch kunt ondertekenen en u bent helemaal verloren, dan bent u hier aan het juiste adres. Beschouw dit als uw kaart. Uw bestemming: Elektronische handtekeningen op PDF's in de toekomst een fluitje van een cent maken.
- Een PDF elektronisch ondertekenen op desktop
- Een PDF elektronisch ondertekenen op een Mac
- Een PDF elektronisch ondertekenen met een Android-apparaat
- Hoe uw eigen elektronische handtekening aanvragen
- Weet wat u ondertekent
- Mobiele elektronische handtekening-apps gebruiken (en prijzen)
Een PDF elektronisch ondertekenen op desktop
We beginnen met elektronische handtekeningen op de desktop. Als u Nitro gebruikt, kunt u een volledig webgebaseerde toepassing gebruiken om uw handtekening bij een PDF te voegen. Het is zelfs zo gemakkelijk dat u de PDF niet eens direct hoeft te bewerken; u kunt gewoon inloggen, uw handtekening toevoegen en het ter goedkeuring versturen.
Toch kan het geen kwaad om u door iemand te laten begeleiden. Ervan uitgaande dat iemand u een PDF heeft gestuurd om via Nitro te ondertekenen, ziet u hier hoe de stappen eruit zien.
- Toegang tot uw e-mail. Wanneer iemand Nitro gebruikt om u een PDF-bestand te sturen, kan hij eenvoudig uw naam en e-mailadres aan het document toevoegen. Hiermee wordt automatisch een uitnodiging verstuurd. De onderwerpregel ziet er als volgt uit: "So-and-So Has Requested Your Signature." Klik om de e-mail te openen. In die e-mail krijgt u de basisinformatie, waaronder wie om uw handtekening vraagt. U ziet ook de volgende link:
- Klik op "Onderteken het document". Dit brengt u naar de link waar u de rest kunt doen. Onthoud: u hebt geen Nitro-account nodig om dit te realiseren! Als u Nitro gebruikt en PDF's verstuurt, kunt u gerust zijn: iedereen met een e-mailadres en een desktopverbinding kan deze ondertekenen.
- Als er Two-Factor Authorization is ingeschakeld, moet u dat als volgende stap invoeren. Dit moet rechtstreeks worden verstrekt door de persoon die de PDF heeft gemaakt. Dit is echter strikt optioneel. Het is een extra beveiligingslaag voor iedereen die een PDF heeft die hij bijzonder vertrouwelijk wil houden.
- Zodra u op Ondertekenen hebt geklikt, kunt u het contract bekijken. Van hieruit zou de persoon die de PDF heeft gemaakt, velden moeten hebben gecreëerd waarin u het contract kunt ondertekenen (en eventueel dateren).
- Klik op de handtekening/datum velden om uw specifieke informatie in te voeren. Dit is volledig webgebaseerd en vereist geen extra software of hardware.
- Klik op Submit wanneer u tevreden bent met uw handtekening en datum.
- Dat is het! Nadat u het contract hebt ingediend, ontvangt u ook een bevestigingsmail met het contract en alle relevante informatie voor uw administratie.
Hoewel u geen Nitro-account nodig hebt om documenten zoals deze online te ondertekenen, kunt u zich op aanmelden voor een Nitro-account om elk contract dat u via ons ondertekent op een handige locatie te bewaren.
Een PDF elektronisch ondertekenen op een Mac
Het goede nieuws is dat omdat Nitro webgebaseerd is, er niet veel verschillen zijn als u een Mac gebruikt. Het proces is daardoor in wezen hetzelfde, hoewel er enkele Mac-specifieke eigenaardigheden kunnen zijn die de moeite waard zijn om door te nemen.
- Klik hier voor Mac-specifieke instructies voor het toevoegen van een elektronische handtekening aan een PDF.
Een PDF elektronisch ondertekenen met een Android-apparaat
Net als bij Macs kunt u een PDF ondertekenen met een Android-toestel door simpelweg de bovenstaande instructies te volgen.
- Klik hier voor Android-specifieke instructies voor het toevoegen van een elektronische handtekening aan een PDF.
Hoe uw eigen elektronische handtekening aanvragen
- Meld u aan bij een bestaand Nitro-account. U heeft hiervoor een account nodig, aangezien u nu de maker bent. U kunt echter onze optie Gratis uitproberen gebruiken als u deze instructies wilt uitproberen zonder dat u zich al aan een betaalde dienst vastlegt.
- Upload uw PDF-document. Selecteer vervolgens in het hoofddashboard. U moet weten waar de PDF staat die u ondertekend wilt hebben. Als u wilt, kunt u een scanner gebruiken om een document te uploaden dat al op papier bestaat, maar niet elektronisch is opgeslagen.
- Klik op Handtekening aanvragen. Hier vindt u het in de werkbalk:
- Vervolgens ziet u een venster waarin u twee velden kunt invoeren: naam en e-mailadres. De sleutel hier is dat de ontvangers geen Nitro nodig hebben om te tekenen, en ze kunnen tekenen, of ze nu op een Mac of een Android-apparaat zitten.
- De volgende stap is de ontvangers te laten zien waar ze moeten tekenen. Zodra u de naam en het adres van de ontvanger hebt ingevoerd, ziet u een pop-up menu, zoals u in de onderstaande afbeelding kunt zien. Sleep het veld Handtekening naar het juiste gebied, gevolgd door Datum.
- Klik op Doorgaan. Ook hier kunt u een e-mailbericht aanpassen.
- Klik op Handtekening aanvragen.
Nitro verstuurt het verzoek dan automatisch naar de e-mails die u hebt toegevoegd.
Weet wat u ondertekent
Met Nitro kunt u PDF's in een handomdraai ondertekenen op vrijwel elk apparaat met internetverbinding. Het bovenstaande zou daarvan moeten getuigen. Het betekent echter niet dat u moet negeren wat u ondertekent. In feite moet u altijd de tijd nemen om een PDF zorgvuldig te bekijken om er zeker van te zijn dat er staat wat u wilt.
U moet ook weten wat u creëert wanneer u uw handtekening onder een document zet. Dit is wat u moet weten.
- Het verschil tussen een "elektronische handtekening" en een "digitale handtekening". Beschouw uw elektronische handtekening als de "internet" vorm van uw echte papieren handtekening. U kunt een elektronische handtekening onder een contract zetten en dat contract juridisch bindend maken. Een "digitale handtekening", daarentegen, is een sleutel die is ontworpen voor het beveiligen van een document, en is mogelijk niet waarmee u contracten ondertekent. Meer informatie over de verschillen tussen elektronische en digitale handtekeningen vindt u hier.
- Welke eIDA's zijn. Het is niet voldoende om een document te ondertekenen. U hebt ook een plaats nodig om de contracten die u al hebt te sorteren en te organiseren. eIDA's, of elektronische gegevensinformatie- en analysesystemen, zijn plaatsen waar u dat kunt doen. U hebt toegang tot eIDA's nodig om alles wat met uw handtekeningen te maken heeft goed bij te houden, of u nu de opsteller van het document bent of slechts een ondertekenaar.
- De ESIGN- en UETA-wetten. De E-SIGN Act, ook bekend als de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, was de belangrijkste Amerikaanse wetgeving die in 2000 hielp de geldigheid van elektronische handtekeningen te codificeren. Meer informatie over de E-SIGN-wet vindt u hier op onze website. De UETA-wet is de Uniform Electronic Transactions Act, die werd ontworpen om uniforme normen te creëren voor elektronische handtekeningen en de opslag van deze digitale documenten.
Mobiele elektronische handtekening-apps gebruiken (en prijzen)
Als u veel documenten ondertekent, dan is het logisch dat u zoveel mogelijk gemak wilt bij het ondertekenen ervan. Daarom tekenen zoveel mensen voor mobiele apps voor elektronische handtekeningen. Zodra u een contract in uw e-mail ontvangt, kunt u naar de app gaan en beginnen met ondertekenen. Met deze apps kunt u ook documenten opslaan en later doorzoeken.
Het proces is handig omdat het uw archivering automatiseert. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over welk contract waar moet komen. Met cloud-opslag kunt u erop vertrouwen dat uw contracten beschikbaar zijn, klaar voor gebruik en nog steeds in hun oorspronkelijke kwaliteit.
Is zo'n app de prijs waard? En wat kan zo'n toepassing werkelijk doen om uw leven gemakkelijker te maken?
Om dat te beantwoorden, laten we eens kijken naar enkele functies die u kunt vinden met Nitro Sign .
Voorzieningen
- PDF-contracten maken
- Sta meerdere gebruikers toe om elk document te ondertekenen / verstuur contracten naar meerdere partijen
- Een controlespoor bijhouden om te zien wie elk document heeft ondertekend
- Maak uw eigen aangepaste tekenvolgorde om te bepalen wie wat wanneer tekent
- PDF-sneltools voor het bewerken van uw eigen PDF's en het maken van een professionele presentatie voor elk contract
Prijsstructuur
- $9.99 /maand/gebruiker (USD) voor Nitro Sign Essentials: omvat alle bovengenoemde functies.
- $19.99/maand/gebruiker (USD) voor Nitro Sign Advanced, dat de volgende functies toevoegt: analyses, teamsjablonen voor het maken van nieuwe contracten, nudge-herinneringen en meldingen voor mensen die nog niet hebben ondertekend, en aangepaste branding voor een professionele uitstraling.
- $29.99/maand/gebruiker (USD) voor Nitro Sign Enterprise, dat al het bovenstaande omvat en de volgende functies toevoegt: bulkondertekening, integraties met Microsoft Word en SharePoint, en authenticatie met twee factoren voor een betere beveiliging.
Het goede nieuws bij dit alles? Je hoeft het niet de eerste keer goed te doen. Als u zich aanmeldt voor een gratis proefperiode van Nitro, kunt u alles uitproberen voordat u ooit uw eerste contract ter ondertekening opstuurt.
