Wat is een S-handtekening?

Wist u dat er vele manieren zijn om een document te ondertekenen? Natuurlijk kunt u een inktpen gebruiken om uw naam te schrijven of een stempel om uw goedkeuring op een contract te controleren. Deze ondertekeningsmethoden vallen onder de categorie "natte handtekeningen" - zo genoemd naar de natte inkt die wordt gebruikt om ze te maken.

De afgelopen decennia zijn elektronische handtekeningen op grote schaal ingevoerd. Er zijn echter tal van subsets voor e-handtekeningen. Wanneer u dat contract of document krijgt dat uw handtekening vereist, gebruikt u dan een elektronische handtekening, een digitale handtekening of een s-handtekening? Hier beschrijven we de verschillen en overeenkomsten, en hoe u het ondertekenen voor u, uw medewerkers en uw klanten naadloos kunt laten verlopen met de mogelijkheden van Nitro Sign.

Een s-handtekening is een vorm van elektronische handtekening die juridisch de handtekening op een document vervangt zonder dat er daadwerkelijk getekend hoeft te worden. Of, eenvoudiger gezegd, om een s-handtekening te maken, typt u uw naam op de regel van een document met aan weerszijden een forward slash, zonder spaties tussen de naam en de slashes. Vervolgens typt u uw naam onder de s-handtekening. In plaats van uw vinger te gebruiken om uw handtekening elektronisch te krabbelen zoals op een creditcardmachine, zet u uw getypte handtekening tussen schuine strepen die dienen als uw officiële handtekening.

• Zorg ervoor dat u de handtekening op de juiste plaats zet. 
• Controleer op de juiste interpunctie, zoals de schuine strepen, regels en eventuele punten in uw handtekening. 
• Gebruik letters, Arabische cijfers of een combinatie van beide in uw handtekening. 
• Zorg ervoor dat u uw naam rechts van uw handtekening of net eronder afdrukt of typt. 

Met s-handtekeningen kunnen overheidsinstanties en bedrijven vertragingen voorkomen door het wachten op de ontvangst van papieren documenten met een handgeschreven handtekening. Met conforme handtekeningen kan iedereen documenten elektronisch ondertekenen en tijdig aan de betrokken partijen terugsturen. Het gebruik van s-handtekeningen kan ook het afdrukken, ondertekenen en scannen van documenten overbodig maken.

Hoewel de traditionele dubbele schuine strepen aanvaardbaar zijn en de voorkeur genieten, zijn er ook andere vormen van s-handtekeningen. Een conforme handtekening valt onder de paraplu van s-handtekeningen (en dus ook e-handtekeningen). Om een conforme handtekening te maken, typt u gewoon uw naam met een /s/ ervoor. De naam s-handtekening komt van de conforme handtekeningstijl. Als u bijvoorbeeld een conforme handtekening gebruikt, ondertekent u uw naam als /s/ John B. Doe.

S-handtekeningen zijn een handige manier om een juridisch bindend document veilig te ondertekenen en te authenticeren. In plaats van te wachten op een natte handtekening, helpen s-handtekeningen het hele ondertekeningsproces te stroomlijnen, waardoor die pijnpunten in de workflowworden geëlimineerd. Situaties waarin u een s-handtekening mag gebruiken zijn:

Gerechtelijke documenten, met uitzondering van documenten zoals adopties, testamenten, trusts, inbeslagnames, uitzettingen en overdrachten van nutsvoorzieningen, kunnen s-handtekeningen aanvaarden. Sommige federale circuits en districtsrechtbanken staan advocaten toe om grote partijen documenten te ondertekenen via een s-handtekening.

Overheidsinstanties zoals de Federal Trade Commission , U.S. Patent and Trademark Office , en de Federal Communications Commission accepteren in veel gevallen s-handtekeningen, vooral als het gaat om het aanvragen van octrooien en uitvindingen.

Vergeet niet dat u, voordat u een document ondertekent of verstuurt, vertrouwd moet raken met de regels voor s-handtekeningen van de overheidsinstantie of rechtbank waarmee u werkt.

Hoewel verschillende beroepen s-handtekeningen kunnen gebruiken, biedt het United States Patent and Trademark Office de meest uitgebreide richtlijnen voor aanvaardbare formaten van s-handtekeningen. Zoals bij elke elektronische handtekening moet u bepalen hoe u een document ondertekent om het geldig te maken.

• Spaties tussen de forward slashes en de naam met de naam van de ondertekenaar getypt onder de s-handtekening: / John B. Doe / -------

John B. Doe

• Geen spaties tussen de schuine strepen, en geen streep onder de handtekening. De naam onder de s-handtekening blijft staan: 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Getypte handtekening binnen de schuine strepen met de naam ernaast: /John B. Doe/ John B. Doe
• Getypte handtekening binnen schuine strepen in een geschreven lettertype op de regel, met daaronder de naam: /John B. Doe /------------

John B. Doe

• De naam hierboven met de s-handtekening onder de lijn: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• S-handtekening in de schuine strepen zonder spaties en de naam naar rechts: 

/John B. Doe/ John B. Doe

Twee belangrijke instanties reguleren e-handtekeningen in de Verenigde Staten:

• Uniform Electronic Transaction Act: De in 1999 vastgestelde UETA geeft de staten de bevoegdheid om te beslissen of een elektronisch ondertekend document geldig is. Momenteel vallen bijna alle staten, Puerto Rico, de Amerikaanse Maagdeneilanden en Washington D.C. onder de UETA. Een document als wettig en geldig beschouwen krachtens de UETA: 

  • Alle partijen moeten van plan zijn om het document elektronisch te ondertekenen. 
  • Alle partijen moeten toestemming geven om elektronisch zaken te doen. 

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act: Deze federale wet, ook bekend als ESIGN, werd van kracht in 2000. Gezien het steeds veranderende technologielandschap heeft de Amerikaanse Senaat eind 2020 een wetsvoorstel ingediend om de wet te moderniseren, waarbij een deel van de oorspronkelijke tekst wordt ingetrokken. ESIGN neemt in wezen de belangrijkste beginselen van UETA op federaal niveau over. Naast opzet en toestemming omvatten de voorschriften onder ESIGN: 

  • Controleren of u de s-handtekening gebruikt bij een specifiek document. 
  • Bewaren en reproduceren van elk sondertekend document ingeval alle partijen om kopieën vragen.

Houd er rekening mee dat veel staten, waaronder Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, New York en Utah, s-handtekeningen en conforme handtekeningen toestaan, maar dat andere staten op bepaalde documenten nog steeds handtekeningen met natte inkt vereisen. En zelfs staten die s-handtekeningen toestaan, kunnen bepaalde beperkingen en situaties hebben waarin zij een originele handtekening verplicht stellen.

Kan ik een s-handtekeningvak gebruiken om de naam van iemand anders te typen? 

Nee. Alleen de beoogde ondertekenaar van het document mag een conforme handtekening of een andere s-handtekening gebruiken.

Wat als ik toestemming heb om een document namens iemand te ondertekenen? 

Plaats een "p.p." voor de naam van de ondertekenaar om aan te geven dat u toestemming hebt gekregen om het document elektronisch te ondertekenen.

Wat betekent de /s/ voor een digitale handtekening? 

De "s" tussen schuine strepen geeft aan dat de persoon een s-handtekening gebruikt om het document te ondertekenen.

Of het nu gaat om juridische documenten, het indienen van octrooipapieren of de verkoop van uw oude huis, u kunt uw werkstromen verbeteren door gebruik te maken van de kracht van de eSigning-functies van Nitro. Met Nitro PDF Pro kunt u bijvoorbeeld s-handtekeningen maken met krachtige wachtwoordbeveiliging. Met Nitro Sign kunt u:

• Aanmaken en uploaden van s-handtekeningen en conforme handtekeningen. 
• Documenten in bulk ondertekenen in enkele seconden. 
• Samenwerken aan documenten voor een vlottere workflow. 
• Volg een document tijdens het hele ondertekeningsproces. 
• Voeg het merk van uw entiteit toe aan elk document waarvoor een s-handtekening nodig is. 
• Stuur onbeperkte elektronische ondertekening verzoeken. 

Klaar voor een end-to-end digitale transformatie in uw bedrijf? Of u nu een particulier, een klein bedrijf, een middelgrote organisatie of een grote internationale onderneming bent, met Nitro kunt u uw digitale transformatieproces begeleiden.

Nitro's krachtige eSigning-oplossingen en productiviteitsplatforms kunnen u helpen de efficiëntie te verhogen, print- en portokosten te verlagen en uw investering terug te verdienen. Neem vandaag nog contact op met Nitro om te zien hoe wij meer dan 13,000 zakelijke klanten in verschillende sectoren hebben geholpen en hoe wij ook uw bedrijf kunnen helpen om sneller een handtekening te zetten.