Wat is een S-handtekening?

Wist u dat er veel manieren zijn om een document te ondertekenen? Zeker, u kunt een inktpen gebruiken om uw naam te schrijven of een stempel om uw goedkeuring op een contract te verifiëren. Deze ondertekenmethoden vallen onder de categorie “natte handtekeningen” - zo genoemd wegens de natte inkt die wordt gebruikt om ze te maken.

In de afgelopen decennia zijn elektronische handtekeningen op grote schaal aangenomen. Er zijn echter veel subsets van elektronische handtekeningen. Wanneer u dat contract of document krijgt dat uw handtekening vereist, gebruikt u dan een elektronische handtekening, een digitale handtekening of een s-handtekening? Hier analyseren we de verschillen, overeenkomsten en hoe u het onderteken voor u, uw werknemers en uw klanten een soepel proces kunt maken met behulp van de mogelijkheden van Nitro Sign.

 

Een s-handtekening is een vorm van elektronische handtekening die juridisch de ondertekening op een document vervangt zonder dat u daadwerkelijk hoeft te ondertekenen. Of, eenvoudiger gezegd, om een s-handtekening te maken, typt u uw naam op de lijn van een document met een schuine streep aan beide zijden, zonder spaties tussen de naam en de schuine strepen. Dan typt u uw naam onder de s-handtekening. In plaats van uw vinger te gebruiken om uw handtekening elektronisch te krabbelen zoals u zou doen op een creditcardapparaat, plaatst u uw getypte handtekening tussen schuine strepen die als uw officiële handtekening dienen.

 

• Zorg ervoor dat u de handtekening correct spatiëert. 
• Controleer op juiste interpunctie, zoals de schuine strepen, lijnen en eventuele punten in uw handtekening. 
• Gebruik letters, Arabische cijfers, of een combinatie van beide in uw handtekening. 
• Zorg ervoor dat u uw naam ofwel aan de rechterkant van uw s-handtekening of direct eronder afdrukt of typt. 

 

Het gebruik van s-handtekeningen stelt overheidsinstanties en bedrijven in staat om vertragingen door te wachten op de ontvangst van papieren documenten met een handgeschreven handtekening te vermijden. Conforme handtekeningen stellen iedereen in staat om documenten elektronisch te ondertekenen en deze tijdiger naar de relevante partijen terug te sturen. Het gebruik van s-handtekeningen kan ook de noodzaak van het afdrukken, ondertekenen en scannen van documenten elimineren.

 

Hoewel de traditionele dubbele schuine strepen zowel acceptabel als de voorkeur hebben voor een s-handtekening, zijn er ook andere vormen van s-handtekeningen. Een conforme handtekening valt onder de paraplu van s-handtekeningen (en dus ook e-handtekeningen). Om een conforme handtekening te maken, typt u gewoon uw naam met een /s/ ervoor. De naam s-handtekening komt van de conformerende handtekeningstijl. Bijvoorbeeld, als u een conforme handtekening gebruikt, ondertekent u uw naam als /s/ John B. Doe.

 

S-handtekeningen zijn een handige manier om veilig een document te ondertekenen en te authenticeren dat juridisch bindend is. In plaats van te wachten op een natte handtekening, helpen s-handtekeningen het hele ondertekenproces te stroomlijnen, waardoor deze workflow pijnpunten worden geëlimineerd. Situaties waarin u een s-handtekening kunt gebruiken, zijn onder andere:

 

Rechtsdocumenten, met uitzondering van papieren zoals adopties, testamenten, trusten, gedwongen verkopen, ontruimingen en nutsvoorzieningsoverdrachten, kunnen s-handtekeningen accepteren. Sommige federale circuit- en districtsrechtbanken staan advocaten toe om grote batches documenten te ondertekenen via s-handtekening.

 

Overheidsinstanties zoals de Federal Trade Commission, U.S. Patent and Trademark Office, en de Federal Communications Commission accepteren s-handtekeningen in veel gevallen, vooral als het gaat om het indienen van aanvragen voor patenten en uitvindingen.

Houd er rekening mee dat u zich, voordat u een document ondertekent of verzendt, moet vertrouwd maken met de regels voor s-handtekeningen van de overheidsinstantie of de rechtbank waarmee u samenwerkt.

 

Hoewel een verscheidenheid aan beroepen s-handtekeningen kan gebruiken, biedt het U.S. Patent and Trademark Office enkele van de meest uitgebreide richtlijnen met betrekking tot de acceptabele formaten van s-handtekeningen.

Het Bureau voor Patenten en Merken, en de Federal Communications Commission accepteren s-handtekeningen in veel gevallen, vooral als het gaat om het indienen van aanvragen voor patenten en uitvindingen.

Houd er rekening mee dat u zich, voordat u een document ondertekent of verzendt, moet vertrouwd maken met de regels voor s-handtekeningen van de overheidsinstantie of de rechtbank waarmee u samenwerkt.

 

Hoewel een verscheidenheid aan beroepen s-handtekeningen kan gebruiken, biedt het U.S. Patent and Trademark Office enkele van de meest uitgebreide richtlijnen met betrekking tot de acceptabele formaten van s-handtekeningen.

Net zoals bij elke elektronische handtekening, is het belangrijk te bepalen hoe u een document moet ondertekenen om het geldig te maken.

 

• Ruimte tussen de schuine strepen en de naam, met de naam van de ondertekenaar onder de s-handtekening: / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

• Geen ruimtes tussen de schuine strepen en geen lijn onder de handtekening. De naam die onder de s-handtekening is getypt blijft: 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Getypte handtekening binnen de schuine strepen met de naam ernaast: /John B. Doe/  John B. Doe
• Getypte handtekening binnen de schuine strepen in een cursieve letter op de lijn, met de naam eronder: /John B. Doe /———---------

John B. Doe

• De naam hierboven met de s-handtekening onder de lijn: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• s-handtekening binnen de schuine strepen zonder ruimtes en de naam aan de rechterkant: 

/John B. Doe/ John B. Doe

 

Twee hoofdinstanties reguleren e-handtekeningen in de Verenigde Staten:

• Uniform Electronic Transaction Act: In 1999 aangenomen, geeft de UETA de staten de jurisdictie om te beslissen of een document dat elektronisch is ondertekend geldig is. Tegenwoordig vallen bijna alle staten, Puerto Rico, de Amerikaanse Maagd Eilanden en Washington, D.C., onder de UETA. De Maagd Eilanden en Washington, D.C., vallen onder de UETA. Om een document als legaal en geldig onder de UETA te beschouwen: 

  • Alle partijen moeten de intentie hebben om het document elektronisch te ondertekenen. 
  • Alle partijen moeten instemmen met het elektronisch zaken doen. 

• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act: Ook bekend als ESIGN, deze federale wet ging in 2000 in werking.

  De wetgeving omvat meerdere staten die elektronisch ondertekenen toestaan, maar sommige staten vereisen nog steeds handtekeningen in inkt voor bepaalde documenten. De Senaat heeft eind 2020 een wetsvoorstel geïntroduceerd om de wet te moderniseren, waarbij enkele van de oorspronkelijke bepalingen zijn afgeschaft. ESIGN adopte in wezen de belangrijkste beginselen van de UETA op federaal niveau. Naast intentie en toestemming omvatten de voorschriften onder ESIGN: 
  • Verifying dat u de s-handtekening met een specifiek document gebruikt. 
  • Het opslaan en reproduceren van elk s-ondertekend document in het geval dat alle partijen om kopieën vragen.

Houd er rekening mee dat hoewel veel staten, waaronder Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, New York en Utah, s-handtekeningen en conforme handtekeningen toestaan, andere staten nog steeds vereisen dat er natte inkt handtekeningen op bepaalde documenten zijn. En zelfs die staten die s-handtekeningen toestaan, kunnen bepaalde beperkingen hebben en situaties waarin zij een originele handtekening vereisen.

 

Kan ik een s-handtekeningvak gebruiken om de naam van iemand anders te typen? 

Nee. Alleen de bedoelde ondertekenaar van het document mag een conforme handtekening of andere s-handtekening gebruiken.

Wat als ik toestemming heb om een document namens iemand te ondertekenen? 

Plaats een “p.p.”-prefix voor de naam van de ondertekenaar om aan te geven dat u toestemming heeft gekregen om het document elektronisch te ondertekenen.

Wat betekent de /s/ die voor een digitale handtekening staat? 

De “s” die tussen schuine strepen staat, geeft aan dat de persoon een s-handtekening gebruikt om het document te ondertekenen.

 

Of u nu te maken heeft met federale en staats juridische documenten, patenteringspapieren indient of uw oude huis verkoopt, u kunt uw workflows verbeteren door gebruik te maken van de eSigning-mogelijkheden van Nitro. Nitro PDF Pro, bijvoorbeeld, biedt u s-handtekeningmogelijkheden met krachtige wachtwoordbeveiliging. Met Nitro Sign, kunt u:

• S-handtekeningen en conforme handtekeningen creëren en uploaden. 
• Documenten in bulk ondertekenen in enkele seconden. 
• Samenwerken aan documenten om een soepelere workflow te creëren. 
• Een document volgen gedurende het hele ondertekenproces. 
• De branding van uw entiteit aan elk document toevoegen dat een s-handtekening vereist. 
• Onbeperkte elektronische handtekening verzoeken verzenden. 

Klaar om een end-to-end digitale transformatie in uw bedrijf te bereiken? Of u nu een individu, een kleine onderneming, een middelgrote organisatie of een grote wereldwijde onderneming bent, u kunt uw digitale transformatereis navigeren met Nitro.

De krachtige eSigning-oplossingen en productiviteitsplatforms van Nitro kunnen helpen om de efficiëntie te verbeteren, de kosten voor printen en verzenden te verlagen en u een rendement op investering te tonen. Neem vandaag contact op met Nitro om te zien hoe wij meer dan 13.000 zakelijke klanten in diverse sectoren hebben geholpen en hoe wij ook de mogelijkheden van uw bedrijf voor e-handtekeningen kunnen versnellen.