Sinds het einde van de jaren '90 is het gebruik van elektronische handtekeningen blijven toenemen.
Hoewel officieel opgericht in de late jaren '70, werden elektronische handtekeningen pas eind jaren '90 een breed geaccepteerde manier om documenten te ondertekenen. Vandaag de dag zijn digitale handtekeningen echter niet alleen gebruikelijk, maar is hun gebruik ook explosief gestegen, vooral omdat werknemers naar thuiswerkplekken zijn overgestapt.MarketsandMarkets, een bedrijf dat B2B-inzichten en onderzoek aanbiedt, meldt dat de digitale handtekeningenindustrie in 2020 $2,8 miljard bereikte - een aantal dat naar verwachting zal groeien tot $14,1 miljard tegen 2026. De huidige wetten over de geldigheid van elektronische handtekeningen zijn echter nog steeds geworteld in een eerdere tijd. De richtlijnen voor elektronische handtekeningen komen nog steeds van twee belangrijke bronnen: de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) en de Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
Wat is de Uniform Electronic Transaction Act?
De Uniform Electronic Transactions Act, meestal UETA genoemd, biedt een uniforme set van regels die elektronische handels-transacties regelen. Of, eenvoudiger gezegd, UETA biedt een juridische basis en kader voor elektronische handtekeningen.
Geschiedenis van UETA
Opgericht in 1892, biedt de non-profit organisatie Uniform Law Commission (ULC) cohesieve juridische richtlijnen aan de Amerikaanse gebieden en staten over verschillende onderwerpen. Ook wel de National Conference of Commissioners on Uniform State Laws genoemd, heeft de ULC 350 commissarissen, van wie er elk een advocaat moet zijn. Governors benoemen vaak de commissarissen van hun staten.
Voor het grootste deel gefinancierd door staatsmiddelen, is de rol van de ULC om uniforme wetten op te stellen die de staten kunnen overwegen te aannemen. Sinds zijn oprichting heeft de ULC meer dan 300 uniforme wetten geproduceerd, waarvan de meeste zich richten op familierecht en het recht van binnenlandse relaties, nalatenschappen, testamenten en trusts, onroerend goed en handelsrecht.
Opmerkelijke uniforme wetten die de ULC heeft ontwikkeld zijn onder andere de Uniform Commercial Code, de Uniform Child Custody Jurisdiction and Enforcement Act en de Uniform Electronic Transactions Act.
Op 26 juli 1999 nam de National Conference of Commissioners on Uniform State Laws het Uniform Electronic Transactions Act aan en raadde aan dat staten het aannemen. Californië was de eerste die UETA aannam, met vele andere staten die dit voorbeeld volgden. Echter, op 30 juni 2000 ondertekende de toenmalige president Bill Clinton ook de federale ESIGN-wet, die vergelijkbare richtlijnen bood over elektronische handtekeningen op federaal niveau.
Belangrijke elementen van de UETA
Volgens de wet is “het doel van de UETA om barrières voor elektronische handel te verwijderen door elektronische registraties en handtekeningen te valideren en effect te geven.”
Voordat de UETA werd aangenomen, was het aan individuele rechtbanken om te bepalen of elektronische documenten als bewijs konden worden toegelaten. UETA stelt effectief dat documenten niet enkel omwille van hun elektronische aard mogen worden verworpen.
Hier zijn meer belangrijke punten van UETA:
- De Uniform Electronic Transactions Act bevat 21 secties die het toepassingsgebied, de definities en het juridische kader voor elektronische handtekeningen uiteenzetten.
- UETA maakt duidelijk onderscheid tussen elektronische handtekeningen en elektronische documenten, en stelt ook dat deze twee moeten combineren om hun juridische geldigheid te waarborgen.
- Aangezien UETA een wet is die per staat verschilt, kunnen staten bepaalde reguleringen van UETA aannemen of verwerpen.
- Het toepassingsgebied van UETA strekt zich uit tot de meeste documenten, maar sluit die uit die fysieke handtekeningen vereisen, zoals testamenten, trusts, ontruimingsbevelen, eigendomsoverdrachten, codicillen, voogdij- en adoptiepapieren.
- UETA biedt voornamelijk richtlijnen voor commerciële, overheids- en zakelijke documenten.
Eisen van de Uniform Electronic Transactions Act
UETA omvat ook een aantal belangrijke vereisten om de legitimiteit van elektronische handtekeningen te waarborgen.
- Intentie. Een ondertekenaar moet zijn of haar intentie uiten om een elektronische handtekening te gebruiken bij het ondertekenen van een document.
- Toestemming. Alle betrokken partijen bij een contract of document moeten instemmen met het elektronisch zakendoen. Deze toestemming kan schriftelijk als een clausule in het ondertekende document worden vastgelegd.
- Verificatie. Om een document te verifiëren, moet een audit-trail de geschiedenis van het ondertekeningsproces duidelijk weergeven.
- Documentbewaring. Elke software voor elektronische handtekeningen die u gebruikt om het document te ondertekenen, moet alle ondertekenaars kopieën en toegang tot het document of contract bieden.
Welke landen vallen onder de Uniform Electronic Transactions Act?
De Uniform Electronic Transactions Act betreft enkel de Amerikaanse staten en territoria. De meeste staten hebben UETA aangenomen, samen met het District of Columbia, de Amerikaanse Maagdeneilanden en Puerto Rico. Maagdeneilanden en Puerto Rico. Hoewel 47 staten UETA gebruiken als juridisch kader, volgen Washington, Illinois en New York andere door de staat aangenomen wetgeving die elektronische handtekeningen en documenten regelt. Documenten in Washington vallen bijvoorbeeld onder de Electronic Authentication Act.
Zowel UETA als zijn federale tegenhanger ESIGN regelen de elektronische handtekeningen van de Verenigde Staten. Momenteel hebben meer dan 60 landen enige vorm van eSigning richtlijnen opgesteld. Canada valt bijvoorbeeld onder de Wet op de bescherming van persoonsgegevens en elektronische documenten (PIPEDA), die de privacy en beveiliging van consumentgegevens reguleert. De VN UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures (MLES) biedt criteria die andere landen kunnen gebruiken om eSignature-wetten vast te stellen.
Hoe verschilt UETA van de ESIGN wet?
UETA biedt richtlijnen op staatsniveau, terwijl de ESIGN Act federale richtlijnen biedt voor elektronische en digitale handtekeningen. Kort na de UETA, zijn de belangrijkste principes van intentie, toestemming, verificatie en documentbewaring van de ESIGN-wet dezelfde als die van UETA.
Aangezien de ESIGN echter een federale wet is, heeft het tot doel conflicten van staatsgebonden eSignature-wetten op te lossen, of het nu UETA of andere staatswetgeving betreft.
Momenteel is er een wetsvoorstel in de VS. Senate heeft in december 2020 een wetsvoorstel ingediend dat gericht is op het moderniseren van de ESIGN-wet. De wetgeving stelt voor om dergelijke eHandtekening vereisten die twee decennia geleden relevant waren, te herroepen, zoals consumenten die hun vermogen aantonen om elektronisch informatie te raadplegen om hun toestemming voor elektronische registratie te geven.
Zijn er uitzonderingen op de UETA?
Aangezien de UETA alleen van toepassing is op zakelijke, commerciële en overheidstransacties in 47 staten, kunnen andere staat- en federale reguleringen criteria omvatten die buiten het bereik van de Uniform Electronic Transactions Act vallen. Bijvoorbeeld, als uw klant een contract elektronisch ondertekent dat onder de UETA valt, zijn eventuele niet-zakelijke overeenkomsten die per e-mail tussen klant en bedrijf worden afgesloten of besproken waarschijnlijk niet onderworpen aan de UETA-regels.
Voordelen van de Uniform Electronic Transaction Act
Terwijl 1999 praktisch het stenen tijdperk was vergeleken met de geavanceerde technologie van vandaag, hielp de UETA om termen zoals "elektronische handtekening,” “elektronisch document,” en “overheidsinstantie” duidelijk te definiëren, waardoor het kader van wat elektronische handtekeningen zijn, hoe ze kunnen worden gebruikt, en wanneer en hoe ze moeten worden gebruikt effectief werd uitgebreid.
Hoe Nitro u kan helpen om eenvoudig elektronische documenten te ondertekenen
Bij Nitro stelt elke oplossing u en uw klanten in staat om documenten elektronisch te ondertekenen terwijl u volledig voldoet aan de UETA. Nitro PDF Pro of Nitro Sign, bijvoorbeeld, maken het moeiteloos om documenten en contracten te verzenden en te ontvangen, grote hoeveelheden papierwerk in enkele minuten te ondertekenen, samen te werken met uw externe team of uw klanten, en op een veilige manier kopieën van elk record op te slaan om een audittrail te creëren.
Als een leider in digitale end-to-end transformatie verzekert de suite van productiviteits-tools van Nitro efficiënte eHandtekening workflows van overal en op elk apparaat, en onze aangepaste sjablonen integreren naadloos met de tools die uw team al gebruikt, zoals Microsoft Word, Google Drive en SharePoint. Elk van onze producten beschermt gevoelige informatie met geavanceerde encryptieopties en verificatiesleutels, blijft compliant met staats- en federale wetten, en biedt volledige controle over de beveiligingsfuncties.
Neem contact op met Nitro om meer te leren over hoe onze productiviteitstools met digitale en eHandtekening mogelijkheden de workflowprocessen van uw organisatie kunnen transformeren.