Wat u moet weten over natte handtekeningen

Eeuwenlang was een handgeschreven handtekening de de facto standaard voor het verifiëren en authenticeren van belangrijke stukken papier. Dat is vandaag de dag grotendeels niet het geval. Terwijl digitale en elektronische handtekeningen terrein hebben gewonnen en moderne ondernemingen hebben helpen transformeren, zijn handgeschreven of natte handtekeningen lang niet meer zo gangbaar als vroeger.

De razendsnelle toepassing van technologie, in combinatie met de aanhoudende COVID-19 pandemie en de daaropvolgende opkomst van werken op afstand, versnelde de overgang van natte handtekeningen naar elektronische of digitale handtekeningen. Er zijn echter nog steeds gevallen waarin natte handtekeningen op documenten vereist zijn. Dit is alles wat u moet weten over natte handtekeningen - wat ze zijn, wanneer u een handtekening met natte inkt gebruikt, hoe u de handtekeningen in PDF's zet - en hoe productiviteitsplatforms zoals Nitro Sign uw bedrijfsprocessen efficiënter kunnen maken.

John Hancock, handtekening, tekenen op de stippellijn - telkens wanneer u pen op papier zet om een document te ondertekenen, gebruikt u een natte handtekening, of een handtekening met natte inkt. De term komt van "wachten tot de inkt" op het papier droogt. Een natte handtekening hoeft echter niet noodzakelijkerwijs een ondertekende naam te zijn. Natte handtekeningen kunnen bestaan uit initialen, een "X", een gestempeld symbool, een geïnkte duimafdruk of een andere fysieke vorm van handtekening.

De Uniform Commercial Code , of UCC, die alle commerciële transacties in de Verenigde Staten regelt, stelt in feite het volgende: "Een handtekening kan handmatig of door middel van een apparaat of machine worden gezet, en door het gebruik van elke naam, met inbegrip van een handelsnaam of een aangenomen naam, of door een woord, merk of symbool dat door een persoon wordt uitgevoerd of aangenomen met de huidige bedoeling om een geschrift authentiek te maken."

Een natte handtekening vereist een soort pen, meestal gevuld met zwarte inkt, of een stempel met uw initialen, handtekening of ander goedgekeurd zegel. Om een handtekening met natte inkt te zetten, ondertekent u een gedrukt of gefotokopieerd document in cursief, parafeert u het document of stempelt u het in de daarvoor bestemde vakken.

U kunt echter natte handtekeningen overbrengen naar een PDF als een document dat toelaat. Met Nitro Sign voegt u hier uw natte handtekening toe aan het formulier of document:

• Kies het document dat u wilt ondertekenen.
• Open uw document in Nitro. 

• Selecteer Home en klik op het pictogram Snel tekenen op de bovenste werkbalk. Van daaruit kunt u op verschillende manieren een handtekening toevoegen: 

  • Met de optie Handgeschreven kunt u uw naam typen en een handgeschreven handtekening genereren in het document. 
  • Vanaf bestand geeft u de mogelijkheid om een natte handtekening te uploaden vanaf een ingescande afbeelding of een jpeg-bestand. 
  • Als u Draw kiest, kunt u het document hoofdzakelijk e-handtekenen met behulp van de cursor. 
  • WebCam gebruikt de camera van uw computer om een foto te maken van uw handtekening met natte inkt.
• Zodra u uw handtekening hebt gemaakt, selecteert u OK.
• Plaats uw handtekening op de documentregel, wijzig de grootte indien nodig en selecteer Toepassen.
• Stuur uw document eventueel naar andere ondertekenaars.  

Deze stapsgewijze instructies zijn vergelijkbaar als u andere PDF-lezers of invulbare elektronische formulieren gebruikt.

In het algemeen bepalen het soort document en de instructies van de andere entiteit of u al dan niet een handtekening met natte inkt gebruikt. Hoewel digitale elektronische handtekeningen een gangbare manier zijn geworden om documenten te ondertekenen, met name in moderne ondernemingen, is een natte handtekening in twee belangrijke gevallen vereist:

• U gebruikt een natte handtekening als beide partijen niet instemmen met elektronische of digitale handtekeningen. 
• Gebruik een natte handtekening wanneer dit wettelijk verplicht is. Voor gerechtelijke procedures, uitzettingen, adopties, echtscheidingen en voogdijdocumenten zijn bijvoorbeeld allemaal persoonlijke handtekeningen met natte inkt nodig. Een wijziging van ziektekosten- en levensverzekeringspolissen, zoals een opzegging, vereist ook natte handtekeningen, evenals wijzigingen in testamenten en trusts. Het vervoer van gevaarlijke stoffen is ook afhankelijk van handtekeningen met natte inkt. 

Een elektronische handtekening, ook wel eSignature genoemd, wordt veel gebruikt in sectoren variërend van de medische sector en de bouw tot de detailhandel en de informatietechnologie. Digitale handtekeningen zijn een soort e-handtekeningen die in wezen een document beveiligen door gebruik te maken van encryptietechnieken en beveiligingscertificaten.

Een elektronische handtekening kan een afbeelding zijn, een symbool, vingerafdrukherkenning, een klik op een vakje, een verbaal geluid, een pincode of een getypte naam in een contract of overeenkomst. Net als hun tegenhangers met natte inkt zijn e-handtekeningen juridisch bindend. In 2000 heeft de federale United States Electronic Signature in Global and National Commerce (ESIGN) Act richtlijnen voor elektronische handtekeningen vastgesteld, die vandaag de dag nog steeds de norm zijn. Vergelijkbaar met ESIGN is een 1999 Uniform Electronic Transaction Act (UETA) waarin normen voor e-handtekeningen zijn vastgelegd die per staat worden bekeken. Zevenenveertig staten, Washington D.C. en de Amerikaanse Maagdeneilanden hebben de UETA aangenomen.

Het logistieke bedrijf Pacific National, gevestigd in Sydney, Australië, zocht een kosteneffectieve oplossing die alle meer dan 3,500 werknemers de PDF-productiviteitstools en e-handtekeningmogelijkheden bood. Voordat in 2014 de overstap naar Nitro PDF Pro werd gemaakt, printte meer dan 85% van de kenniswerkers van Pacific National papieren uit om deze fysiek te ondertekenen en te delen.

De werknemers van Pacific National werken vanuit meer dan 90 locaties in het hele land, en de uitdaging was een oplossing te vinden die beter geïntegreerd was met het Citrix desktop software platform. De monumentale taak van het implementeren van nieuwe eSign-processen vereiste veel samenwerking met het succesteam van Nitro om de overgang soepel te laten verlopen. De Nitro PDF Pro-oplossing paste in het bestaande softwareframework van het bedrijf, en tegenwoordig is elke gebruiker en elk apparaat uitgerust met het eSign- en PDF-platform van Nitro.

Lees meer over hoe Pacific National de overstap maakte om de Nitro-licenties uit te breiden naar de duizenden werknemers in heel Australië.

Eind 2020 was McConnell Dowell op zoek naar een manier om de exorbitante licentiekosten te verlagen en tegelijkertijd de print- en kopieerkosten in het hele bedrijf terug te dringen. Het in Victoria, Australië gevestigde creatieve bouwbedrijf heeft meer dan 2,500 werknemers en bouwt wereldwijd iconische monumenten, faciliteiten en infrastructuur. Om wereldwijd beter te kunnen samenwerken en ondertekende contracten gemakkelijker te kunnen uitvoeren, hadden de medewerkers van McConnell Dowell een bedrijfssoftwareoplossing nodig die kostenefficiënt en gebruiksvriendelijk was.

Bij de overstap van Adobe naar Nitro werkte de IT-afdeling van McConnell Dowell nauw samen met het team van Nitro om vast te stellen welke gevallen in het hele bouwbedrijf zouden profiteren van de onbeperkte oplossing voor eSigning, zodat er minder dure afdrukken nodig waren. In het eerste jaar bespaarde McConnell Dowell tot 50% op zijn licentie- en drukkosten.

Lees meer over hoe McConnell Dowell veel geld bespaarde door over te stappen op Nitro.

Hoewel natte handtekeningen in bepaalde gevallen nog steeds worden gebruikt, kunnen e-handtekeningen uw papierkosten aanzienlijk verlagen, de workflows van uw bedrijf soepeler laten verlopen en u en uw medewerkers de mogelijkheid bieden om vanaf elk apparaat e-handtekeningen te zetten.

Bent u klaar om de eerste stappen te zetten naar end-to-end digitale documenttransformatie in uw eigen onderneming? Of u nu een particulier, een klein bedrijf, een nationale keten of een wereldwijde entiteit bent, u kunt profiteren van de voordelen en efficiëntie van de overgang naar papierloze, digitale tools en mogelijkheden voor eSigning. Nitro Productivity Platform bundelt Nitro PDF Pro en Nitro Sign Essentials voor een krachtige combinatie van PDF-productiviteit en onbeperkt eSigning.

Zet vandaag nog de eerste stappen door contact op te nemen met Nitro voor meer informatie over het ontsluiten van het potentieel van uw documentenstapel en tegelijkertijd de ROI van uw bedrijf te verhogen en uw meest kritieke documenten te beveiligen.