Wat u moet weten over natte handtekeningen

De razendsnelle adoptie van technologie, in combinatie met de aanhoudende COVID-19-pandemie en de daaropvolgende toename van thuiswerken, heeft de transformatie van natte handtekeningen naar elektronische of digitale handtekeningen versneld. Er zijn echter nog steeds gevallen waarin natte handtekeningen vereist zijn op documenten. Hier is alles wat u moet weten over natte handtekeningen — wat ze zijn, wanneer u een natte inkt handtekening moet gebruiken, hoe u de handtekeningen in PDF's kunt plaatsen — en hoe productiviteitsplatformen zoals Nitro Sign kunnen helpen uw operationele processen efficiënter te maken.

John Hancock, handtekening, ondertekenen op de stippellijn - elke keer dat u pen op papier zet om een document te ondertekenen, gebruikt u een natte handtekening, of een natte inkt handtekening. De term stamt van “wachten totdat de inkt” op het papier droog is. Een natte handtekening hoeft echter niet noodzakelijkerwijs een getekende naam te zijn. Natte handtekeningen kunnen initialen, een 'X', een gestempeld symbool, een inktduimafdruk of een andere fysieke vorm van handtekening omvatten.

In feite bepaalt de Uniform Commercial Code, of UCC, dat alle commerciële transacties in de Verenigde Staten regelt: “Een handtekening kan handmatig of met een apparaat of machine worden gemaakt, en door het gebruik van een naam, inclusief een handelsnaam of aangenomen naam, of door een woord, teken of symbool uitgevoerd of aangenomen door een persoon met de huidige bedoeling om een schrift te authenticeren.”

Een natte handtekening vereist een soort pen, meestal gevuld met zwarte inkt, of een stempel met uw initialen, handtekening of een ander goedgekeurd zegel. Om een natte inkt handtekening te maken, onderteken eenvoudig een geprint of gekopieerd document in cursief, initialiseer, of stempel het document in de aangegeven ruimtes.

U kunt echter natte handtekeningen naar een PDF overdragen als een document dit toestaat. Wanneer u Nitro Sign gebruikt, is dit hoe u uw natte handtekening aan het formulier of document toevoegt:

• Kies het document dat u wilt ondertekenen.
• Open uw document in Nitro. 

• Kies Start en klik op het pictogram Snelle Handtekening in de bovenste werkbalk. Daarna heeft u een aantal manieren om een handtekening toe te voegen: 

  • De Handgeschreven optie stelt u in staat uw naam in te voeren en een handgeschreven handtekening in het document te genereren. 
  • Van Bestand geeft u de mogelijkheid om een natte handtekening te uploads vanuit een gescand beeld of een jpeg-bestand. 
  • Als u Teken kiest, kunt u het document in wezen elektronisch ondertekenen met de cursor. 
  • WebCam gebruikt de camera van uw computer om een foto van uw natte inkt handtekening te maken.
• Zodra u uw handtekening heeft gemaakt, selecteert u OK.
• Plaats uw handtekening op de documentlijn, pas indien nodig de grootte aan en selecteer Toepassen.
• Stuur uw document naar andere ondertekenaars waar nodig.  

Deze stapsgewijze instructies zijn vergelijkbaar als u andere PDF-lezers of invulbare elektronische formulieren gebruikt.

Over het algemeen bepaalt het type document en de instructies van de andere partij of u een natte inkt handtekening gebruikt. Hoewel digitale elektronische handtekeningen een gebruikelijke manier zijn geworden om documenten te ondertekenen, met name in moderne bedrijven, is een natte handtekening vereist in twee belangrijke gevallen:

• U gebruikt een natte handtekening als beide partijen geen toestemming geven voor elektronische of digitale handtekeningen. 
• Gebruik een natte handtekening wanneer dit wettelijk vereist is. Bijvoorbeeld, rechtsprocedures, ontruimingen, adopties, scheidings- en voogdijdocumenten vereisen allemaal persoonlijke handtekeningen met natte inkt. Een wijziging in zorg- en levensverzekeringspolissen, zoals een annulering, vereist ook natte handtekeningen, evenals wijzigingen in testamenten en trusts. Het vervoer van gevaarlijke stoffen vertrouwt ook op handtekeningen met natte inkt. 

Een elektronische handtekening, ook wel eSigning genoemd, wordt breed gebruikt in diverse sectoren, variërend van de medische en bouwsector tot detailhandel en informatietechnologie. Digitale handtekeningen zijn een type eSigning dat een document in wezen beveiligt door gebruik te maken van encryptietechnieken en beveiligingscertificaten.

Een elektronische handtekening kan een afbeelding, een symbool, vingerafdrukherkenning, het aanklikken van een vakje, een verbaal geluid, een pincode of een getypt naam in een contract of overeenkomst zijn. Net als hun tegenhangers met natte inkt zijn eSignatures juridisch bindend. In 2000 heeft de federale United States Electronic Signature in Global and National Commerce (ESIGN) Wet richtlijnen voor elektronische handtekeningen vastgesteld, die vandaag de norm blijven. Vergelijkbaar in richtlijnen en regelgeving met ESIGN, heeft een Uniform Electronic Transaction Act (UETA) van 1999 eSignature-normen vastgesteld die onder een staat-voor-staat toezicht vallen. Zevenenveertig staten, Washington, D.C., en de V.S. De Maagdeneilanden hebben de UETA aangenomen.

Gevestigd in Sydney, Australië, zocht het logistieke bedrijf Pacific National naar een kosteneffectieve oplossing die alle meer dan 3.500 werknemers de PDF-productiviteitsgereedschappen en eSigning-mogelijkheden bood. Voordat ze in 2014 overstapten naar Nitro PDF Pro, drukte meer dan 85% van de kenniswerkers van Pacific National documenten af om deze fysiek te ondertekenen en te delen - een enorme verspillings van efficiëntie en een belasting voor de workflow.

De werknemers van Pacific National werken vanuit meer dan 90 locaties in het hele land, en de uitdaging was om een oplossing te vinden die beter integreerde met het Citrix-desktop-softwareplatform. De monumentale taak van het implementeren van nieuwe eSign-processen vereiste veel samenwerking met het success team van Nitro om een soepele overgang te waarborgen. De Nitro PDF Pro-oplossing paste in het bestaande softwareframework van het bedrijf, en tegenwoordig beschikt elke gebruiker en elk apparaat over Nitros eSign- en PDF-platform.

Lees meer over hoe Pacific National de overstap heeft gemaakt om Nitro-licenties uit te breiden naar zijn duizenden werknemers in Australië.

Eind 2020 zocht McConnell Dowell naar een manier om exorbitante licentiekosten te verlagen terwijl het zowel de print- als fotokopieerkosten in het hele bedrijf verminderde. Het in Victoria, Australië gevestigde creatieve bouwbedrijf heeft meer dan 2.500 werknemers en bouwt iconische landmarkactiva, faciliteiten en infrastructuur over de hele wereld. Om een grotere mondiale samenwerking te faciliteren en makkelijker ondertekende contracten uit te voeren, hadden de werknemers van McConnell Dowell een kosteneffectieve en gebruiksvriendelijke softwareoplossing nodig.

Bij de overstap van Adobe naar Nitro, werkte de IT-afdeling van McConnell Dowell nauw samen met het team van Nitro om gevallen binnen het bouwbedrijf te identificeren die zouden profiteren van de onbeperkte eSigning-oplossingen, waardoor de noodzaak voor kostbare prints werd verminderd. In het eerste jaar heeft McConnell Dowell zijn licentie- en printkosten met tot 50% verlaagd.

Lees meer over hoe McConnell Dowell veel heeft bespaard door de overstap naar Nitro te maken.

Hoewel natte handtekeningen nog steeds in bepaalde gevallen worden gebruikt, kunnen eSignatures aanzienlijk uw papierkosten verlagen, de workflows van uw bedrijf soepel laten verlopen, en u en uw werknemers de mogelijkheid bieden om eSignatures vanaf elk apparaat te creëren.

Bent u klaar om de eerste stappen te zetten naar een end-to-end digi-documenttransformatie in uw eigen onderneming? Of u nu een individu, een klein bedrijf, een nationale keten of een mondiale entiteit bent, u kunt profiteren van de voordelen en efficiënties van de overstap naar papierloze, digitale hulpmiddelen en eSigning-mogelijkheden. Nitro Productivity Platform bundelt Nitro PDF Pro en Nitro Sign Essentials om u een krachtige combinatie van PDF-productiviteit en onbeperkte eSigning te bieden.

Neem vandaag nog de eerste stappen door Nitro te contacteren om meer te leren over het ontsluiten van het potentieel van uw documentstack terwijl u de ROI van uw bedrijf verhoogt en uw meest kritische documenten beveiligt.