Je software voor e-handtekeningen is een pijler van je productiviteit, dus de gedachte om van leverancier te veranderen geeft je waarschijnlijk visioenen van chaos en downtime. Maar met de juiste eSign-leverancier kan het een soepele, naadloze migratie zijn naar software die uiteindelijk je efficiëntie transformeert, de gebruikers- en klantenervaring verbetert en de kosten verlaagt.
Deze stap-voor-stap handleiding helpt je bij het plannen van een schone overstap naar een betere eSign-provider, terwijl operationele onderbrekingen worden vermeden.
Stap 1: Evalueer waar uw huidige eSignature-oplossing tekortschiet
Het beoordelen van de tekortkomingen van uw huidige eSign-oplossing is de enige manier om de functies te identificeren die u wilt en nodig hebt in een nieuwe oplossing. Integreert uw huidige oplossing bijvoorbeeld niet met bepaalde tools, waardoor uw IT-stack complexer wordt? Voldoet de oplossing aan uw eSign-beveiligingsstandaarden of wettelijke vereisten? Of misschien willen uw gebruikers het gewoon niet gebruiken omdat het te moeilijk en omslachtig is. Deze informatie zal uw volgende stap bepalen - de vereisten voor een nieuwe eSign-oplossing en -verkoper.
Stap 2: Uw vereisten voor een nieuwe eSign-oplossing definiëren
Maak een lijst met vereisten voor je nieuwe eSign-software zodat je de functies en mogelijkheden van leveranciers en hun oplossingen gemakkelijk kunt evalueren. Het is van cruciaal belang om het volgende op je lijst te zetten om een storingsvrije migratie te garanderen:
- Toegewijde ondersteuning voor verandermanagement: Veranderingsbeheer moet een inherent onderdeel zijn van het eSign-aanbod van uw leverancier. De leverancier moet duidelijk kunnen aangeven hoe hij uw overgang zal ondersteunen, uw teams zal trainen, zal reageren op problemen en zal communiceren.
- Een gratis proefperiode of zakelijk pilotprogramma: Je moet een nieuwe eSign-oplossing uitproberen voordat je investeert. Overweeg alleen eSign-oplossingen die je laten deelnemen aan een gratis proefperiode of die pilotprogramma's aanbieden voor grotere teams en organisaties. Dit zorgt ook voor een meer naadloze overgang als je besluit om de oplossing te implementeren.
- Integratie met je bestaande systemen: Vermijd eSign-tools die uw IT-stapel alleen maar uitbreiden en niet goed samenwerken met uw bestaande software.
- Compliance en beveiliging: Sterke cyberbeveiligingsprotocollen en -beleidsregels zijn vandaag de dag niet-onderhandelbaar, en uw eSign-verkoper moet de zekerheid bieden dat uw organisatie beschermd zal zijn en aan de regels zal voldoen.
Wereldwijde organisaties kiezen om al deze redenen en nog veel meer voor Nitro als hun voorkeursleverancier van e-handtekeningen. Tijdens de proeffase ontwikkelen we een grondig begrip van de behoeften van onze klanten, zodat de overstap naar Nitro moeiteloos verloopt. Neem het aan van mozzeno, die nu 60,000 compliant eSignatures per jaar verwerkt met Nitro.
"Nitro's inzicht in de behoeften van mozzeno leidde tot een strategische inzet die was afgestemd op onze unieke uitdagingen."
Frédéric Dujeux, mede-oprichter van mozzeno
Stap 3: Neem indien mogelijk deel aan een pilotprogramma
Het testen van je nieuwe eSign-software met een pilotprogramma is een uitstekende manier om je teams de oplossing te laten uitproberen en je ROI te volgen voordat je een beslissing neemt. Het zorgt er niet alleen voor dat je de juiste keuze maakt, het geeft je ook de tijd om eventuele vragen of aanpassingen met je nieuwe leverancier door te nemen. Gebruik de pilotfase om realistische scenario's te testen waarin je de eSign-tool nodig hebt en verzamel eerlijke feedback van gebruikers.
U test niet alleen de functionaliteit en mogelijkheden van de software, u test ook hun expertise op het gebied van ondersteuning en verandermanagement. Nadat uw pilot is afgelopen, moet uw leverancier u sneller en gemakkelijker volledig kunnen migreren naar de oplossing, omdat de meeste van uw vereisten en aanpassingsbehoeften al aanwezig zijn.
Stap 4: Implementeer uw nieuwe eSign-oplossing
Hoewel het live gaan met een nieuwe oplossing voor veel organisaties de engste stap kan zijn, moet uw eSign-leverancier een gedocumenteerd proces en directe communicatie tijdens de implementatie bieden. Nitro heeft dit proces voor onze klanten geperfectioneerd met behulp van een bewezen methodologie. U kunt vertrouwen op onze zeer bekwame en snel reagerende specialisten, die ervoor zorgen dat uw dagelijkse workflows en activiteiten nauwelijks worden verstoord. De ROI van uw nieuwe eSign-oplossing zal snel zichtbaar worden.
"De integratie van Nitro's oplossing voor digitale handtekeningen verliep heel soepel. Slechts 24 uur na onze beslissing was de oplossing volledig gerebrand naar Four & Five en klaar voor gebruik."
Anneleen Vander Elstraeten, Managing Partner van Four & Five
Stap 5: Train en ondersteun uw team
Training moet eenvoudig, snel en pijnloos zijn voor gebruikers, anders zullen ze de waarde van je nieuwe oplossing niet maximaliseren. Uw teams moeten training en ondersteuning krijgen met diepgaande hulpmiddelen, zodat zowel beginners als eSign-professionals de tool effectief kunnen gebruiken en enthousiast worden over hoe het hen zal helpen bij hun dagelijkse taken.
Nitro biedt uitgebreide training en persoonlijke ondersteuning, evenals realtime analyses om het gebruik en de ROI van onze PDF- en eSign-oplossingen bij te houden. U kunt de adoptiegraad van gebruikers zien en de productiviteitsverbeteringen na de implementatie. Ons 24/7 ondersteuningsteam staat altijd klaar voor probleemoplossing of vragen.
Begin je naadloze overgang naar eSign-succes met Nitro
Als u wilt overstappen op een andere eSign-oplossing, overweeg dan Nitro. Sluit u aan bij de duizenden organisaties over de hele wereld die de voorkeur geven aan ons bewezen verandermanagement, onze toegewijde klantenservice en onze superieure training en ondersteuning. Wij zijn er om u te helpen de digitale transformatie te versnellen.
"Dankzij de expertise van Nitro konden we e-handtekeningen naadloos integreren in ons digitale platform. Het heeft ons geholpen tijd te besparen voor onze klanten en medewerkers, ons digitale aanbod te verbeteren en een superieure gebruikerservaring te bieden."
Maxim D'Hoogh, Product Manager bij Degroof Petercam
Neem vandaag nog contact op met onze experts voor meer informatie over de veilige eSignature-oplossingen en flexibele licentieopties van Nitro.