Comment annoter un PDF sur Mac

Parfois, vous n'avez pas besoin d'apporter des modifications directement dans un PDF — mais vous devez laisser quelques notes. Si c'est votre cas, il existe des moyens d'utiliser la fonction « Aperçu » sur votre Mac pour annoter un PDF, fournir des commentaires, ou même simplement noter des éléments auxquels vous pourrez vous référer plus tard.

La barre d'outils « Annotation » est une belle solution pour une équipe qui doit travailler sur un PDF ensemble. Mais comment pouvez-vous annoter un PDF avec d'autres outils qui faciliteront encore plus la collaboration ? Examinons les étapes spécifiques ci-dessous.

Commençons par définir une annotation. C'est tout type de note, objet ou surlignage qui complète le PDF pour votre référence. Et le type d'annotation le plus évident consiste simplement à ajouter une note textuelle à un PDF, de la même manière que vous pourriez ajouter un commentaire dans Word ou un document Google. Voici comment procéder.

• Ouvrez Nitro PDF Pro pour Mac. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour révéler la barre d'outils pour annoter votre document.
• Sélectionnez l'outil Texte.
• Vous avez maintenant la possibilité d'insérer une zone de texte.

• Vous avez deux options ici. Cliquez n'importe où sur la page pour insérer une zone de texte. Vous remarquerez que lorsque vous commencez à taper, la boîte s'élargira automatiquement pour s'adapter au texte que vous avez. Ou vous pouvez cliquer et faire glisser pour créer une zone de texte d'une taille spécifique. Dans ce cas, le logiciel ajustera le texte à la taille de la boîte.

C'est une manière simple d'ajouter du texte directement à votre PDF. Mais gardez à l'esprit que si vous ne souhaitez pas interférer avec le texte lui-même, vous pouvez préférer insérer une note à la place.

Une note est accompagnée d'une zone de texte réductible, avec une petite indication dans le PDF qu'il y a une note à lire. C'est idéal pour quiconque souhaite partager un PDF sans interférer avec le contenu. Les lecteurs intéressés peuvent consulter vos annotations sans que celles-ci n'occupent beaucoup d'espace vide dans le PDF. Voici comment les ajouter à votre document.

• Encore une fois, ouvrez Nitro Sign. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour révéler la barre d'outils pour annoter votre document.
• Sélectionnez l'outil Notes plutôt que l'outil Texte.
• Avec l'outil Notes activé, vous pouvez maintenant cliquer sur le PDF où vous souhaitez placer votre note. (Ne vous inquiétez pas ; vous pouvez toujours changer la position de la note plus tard simplement en cliquant et en faisant glisser). La note sera insérée sous la forme d'une petite icône attachée à une fenêtre texte réductible. Quiconque souhaite lire la note peut simplement déplier la fenêtre et lire.
• C'est à vous de décider si vous souhaitez cacher la note (la laisser repliée) ou la révéler (la laisser dépliée). C'est un choix stylistique de votre part.
• Si vous devez ajuster le nom sur la note, allez dans Préférences > Édition > Nom et modifiez l'auteur de la note.

Il va de soi que l'une des meilleures raisons d'utiliser l'annotation est lorsque vous partagez le document et collaborez sur son apparence. À mesure qu'un PDF est échangé entre collègues et collaborateurs, vous devez laisser des commentaires et des retours. Ou vous devrez peut-être examiner des commentaires et des retours avant de modifier le PDF vous-même.

L'outil Commentaires est un moyen utile de réagir au développement d'un PDF sans interférer. Cela aidera également tout le monde à rester sur la même longueur d'onde, sachant qui commente quoi et ce qui doit être fait pour corriger le PDF final.

• Répétez la première étape ci-dessus : cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Annoter dans la barre d'outils pour révéler les outils appropriés.
• Cette fois, sélectionnez l'outil Commentaires.
• Avec l'outil Commentaires activé, cliquez sur l'endroit de la page où vous souhaitez que votre commentaire soit placé. Cliquez et faites glisser pour dimensionner le commentaire lorsque vous le placez ; cela peut nécessiter un peu d'ajustement pour vous habituer à son fonctionnement.
• Avec votre commentaire placé dans le PDF, vous pouvez taper sur le texte. Voilà ! Votre commentaire sera directement intégré.

Une dernière note : si vous utilisez loutil Éditer ou Sélectionner du texte, vous pouvez toujours double-cliquer sur un commentaire pour le modifier. Vous n'avez pas toujours besoin de travailler avec loutil Commentaires pour modifier des commentaires que vous avez déjà placés.

Il arrivera à un moment donné : vous devez signaler un problème (poliment, bien sûr) dans un PDF pour attirer l'attention dessus. C'est assez facile à faire dans les outils collaboratifs en ligne ; pourquoi cela ne devrait-il pas être tout aussi facile de le faire dans un PDF ? Avec Nitro Sign, cela peut se faire :

• Dans Nitro, répétez la même étape que dans les autres processus, en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour révéler les outils.
• Sélectionnez l'outil Appel.
• Comme auparavant, cliquez sur l'endroit de la page où vous souhaitez placer votre boîte de texte d'appel.
• Placez l'appel. Vous pouvez maintenant cliquer et faire glisser les poignées de dimensionnement pour redimensionner la boîte de texte selon vos spécifications.
• Cliquez et faites glisser les points d'ancrage pour diriger les spectateurs vers la « ligne de leader ». Cela créera une flèche vers l'emplacement spécifique sur la page dont vous parlez.
• Si vous devez modifier l'appel, sélectionnez loutil Éditer et cliquez sur l'appel. Vous pouvez utiliser l'outil Éditer pour repositionner ou redimensionner la boîte que vous avez créée.

Que se passe-t-il si vous avez placé un appel, mais que vous devez le déplacer ?

• Désélectionnez l'appel. Vous pouvez faire cela simplement en cliquant n'importe où sur la page.
• En maintenant la touche Commande en utilisant loutil Éditer, vous pouvez maintenant sélectionner et faire glisser l'ensemble de l'appel vers un autre emplacement. Remarque : votre appel sera préservé tel que vous l'avez écrit ; vous n'avez qu'à le déplacer.
• Relâchez la touche Commande pour le placer. Vous pouvez maintenant éditer les composants individuels de l'appel, tout comme vous le pouviez auparavant.

• Parfois, vous ne pouvez pas exprimer adéquatement vos commentaires par écrit. Note : votre appel sera préservé tel que vous l'avez écrit ; vous le déplacez simplement. Si c'est la meilleure façon de procéder, voici ce que vous devez savoir :
• Si vous souhaitez pré-enregistrer un fichier, faites-le maintenant. Cela vous donnera l'option d'utiliser un bouton d'enregistrement rouge pour vous enregistrer maintenant, ou vous pouvez utiliser un fichier sonore qui a déjà été enregistré. Choisissez votre option.

Cela créera une annotation sonore/audio à côté de la page appropriée. Souvenez-vous de l'endroit où vous avez rangé ce fichier sur votre Mac.